Unveränderlichkeitsanforderungen an zu archivierende Daten
12.07.2017
Bei Projekten zur elektronischen Archivierung von Systemdaten wird häufig festgestellt: viele Anwendungssysteme können die zahlreichen Anforderungen (z.B. durch die GoBD) an vorzuhaltende, kaufmännischen Daten nicht leisten. Wichtige rechtliche Prinzipien für Archivierungsbestände haben viele ERP-Vor- und Umsysteme standardmäßig nicht „on Board“. Darum gilt es, ihre Vorhaltung über die gesetzliche Frist hinweg fokussiert, verlässlich und kostenbewusst auszugestalten. Die GISA GmbH unterstützt Sie hierbei gern.
Bei Projekten zur elektronischen Archivierung von Systemdaten wird häufig festgestellt: viele Anwendungssysteme können die zahlreichen Anforderungen (z.B. durch die GoBD) an vorzuhaltende, kaufmännischen Daten nicht leisten. Die Systeme (z. B. ein Warenwirtschaftssystem) dahingehend anzupassen ist aufwendig. Die Software-Hersteller konzentrieren sich deshalb mehr auf die Verbesserung der täglichen unternehmerischen Prozesse, als auf diese Anpassungen.
Darum ist es besonders wichtig, bei einem Projekt zum Thema elektronisches Archivieren in puncto Unveränderlichkeit sowie Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit fachlich sauber und effizient vorzugehen:
- Nicht nur die eigentlichen Transaktions- und Stammdaten als Endzustand
- Sondern auch wesentliche Teile des vorherigen elektronischen Prozesses
gilt es zu verdeutlichen, ohne dabei die gesamte einstige Datenbanklogik des produktiven Systems nachzubauen und zu erklären.
Den Kern bei den Archiv-Inhalten bilden folglich die Blickwinkel:
- Nachvollziehbarkeit an erster Stelle (via Top-Down mit der Datengesamtheit zwecks Verständnisgewinnung) und
- Nachprüfbarkeit an zweiter Stelle (via Bottom-Up mit Beispielen zwecks Verinnerlichung der Effekte).
Dabei sollten folgende grundlegende Fragen beantwortet werden:
- Was wurde (grob) mit einem Datenbestand gemacht?
- Wann, wo und von wem (User, System)? Dies wird meist durch zusätzliche Logdateien beantwortet.
- Wie wurde es genau gemacht?
- Welche Optionen, Abgrenzungen, Ausführungsweisen eines Programmes gibt es? (enthält idealerweise ein Programm-Protokoll mit den verwendeten Parametern)
Die hier angerissenen, rechtlichen Prinzipien für Archivierungsbestände haben viele ERP-Vor- und Umsysteme standardmäßig nicht „on Board“. Darum gilt es, ihre Vorhaltung über die gesetzliche Frist hinweg fokussiert, verlässlich und kostenbewusst auszugestalten. Die GISA GmbH unterstützt Sie hierbei gern.
