GoBD-Berücksichtigung bei der Jahresabschluss-Erstellung
14.11.2016
Wenn der Jahresabschluss naht, zieht fast allen Büros noch einmal hektische Geschäftigkeit ein. Woran jetzt nicht jeder denkt: Auch beim Jahresabschluss sind die GoBD-Grundsätze zu berücksichtigen. Wie man bei den dabei relevanten Themen um das Zahlenwerk in puncto Effektivität und Effizienz angemessen vorgeht – dabei kann das GISA-Competence Center ECM und IT-Compliance beratend zur Seite stehen.
Wenn der Jahresabschluss naht, zieht fast allen Büros noch einmal hektische Geschäftigkeit ein. Woran jetzt nicht jeder denkt: Auch beim Jahresabschluss sind die GoBD-Grundsätze zu berücksichtigen.
Im ersten Moment werden die Jahresabschluss-Arbeiten mit Zusammenstellung des Zahlenwerks und der Unterlagen assoziiert. Alle Tätigkeiten müssen mit einer hinreichenden Untergliederung und den entsprechenden Quelldaten unterlegt werden, damit das Unternehmen und ein Prüfer in beiden Richtungen, Top down und auch via Bottom up, die Zahlen wiederfindet.
Doch nicht nur die Plausibilisierung der Buchungen und das richtige Lenken auf Fibu-Konten sind laut GoBD wichtig, sondern auch andere, wichtige Themengebiete, gilt es zu beachten:
- Welche User haben die Buchungen getätigt? Sind sie bekannt und autorisiert für das jeweilige Konto? Was sind Dialoguser? Was sind technische User? Ist es möglich, dass dahinterliegende Schnittstellen entsprechend agiert haben?
- Wurden bestimmte, wesentliche Buchungen hinreichend genehmigt? Entspricht dies der Vertretungs-Richtlinie des Unternehmens? Wurde ggf. ein Aufsichts-Gremium informiert? Spiegelt sich das auch in dazugehörenden Workflow-Automatisierungen wieder?
- Welche wesentlichen Verträge hat das Unternehmen, und wo gab es hier Änderungen? Ist deren Ablage sowohl im originalen Format als auch elektronisch im DMS geordnet und nachprüfbar? Sind Änderungen erkennbar und ab wann die Änderung gilt? Wie werden Änderungen im Unternehmen kommuniziert und die Dokumentation dieser sichergestellt? Gibt es Dateien nur an einer Stelle, z. B. im DMS oder auch woanders (Collaboration Tools)?
Wie man bei diesen tangierenden Themen um das Zahlenwerk in puncto Effektivität und Effizienz angemessen vorgeht – dabei kann das GISA-Competence Center ECM und IT-Compliance beratend zur Seite stehen: https://www.gisa.de/services-und-produkte/enterprise-content-management/document-und-contentmanagement-3744.html
