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Buchhaltungsservice Niemczyk digitalisiert mit FibuNet Rechnungsprozesse in den Stork-Thermen

06.12.2022

Seit Juli 2022 sind alle Gesellschaften der Stork-Gruppe vollumfassend in den Rechnungsworkflow von FibuNet webIC eingebunden. Mittels Mail-Collector wird auf sämtliche per E-Mail in die Postfächer der Stork-Betriebe eingehenden Rechnungen seitens GNB zentral zugegriffen. Diese werden mit Hilfe der Extraktionssoftware CaptureThis! automatisiert in FibuNet webIC erfasst. Vereinzelt noch per Post eingehende Rechnungen werden sofort gescannt und mit dem Scanvorgang automatisch als E-Mail in den Postfächern für den Zugriff bereitgestellt.

Die Unternehmensgruppe Stork Hotels & Thermen, zu denen bundesweit einige der bekanntesten Thermen und Hotels gehören, hat die Buchhaltungen ihrer Gesellschaften komplett ausgelagert und in die Verantwortung von GNB-Gerhard Niemczyk Buchhaltungsservice in Hemmelsdorf übergeben. Unterstützt durch die Digitalisierungsinitiative „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft wurde in diesem Jahr die Rechnungsbearbeitung für die Stork-Gruppe gruppenweit digitalisiert und erfolgreich optimiert. Zu diesem Zwecke wurde die Software FibuNet webIC eingeführt und bei der GNB zentral installiert. Berechtigte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Stork Hotels & Thermen haben nun im Rahmen der Rechnungsprüfung bzw. -freigabe auf die im System hinterlegten Rechnungsbelege über das Internet verschlüsselten direkten Zugriff.

Die Einführung der FibuNet-Software für Rechnungsbearbeitung umfasste in der Stork-Gruppe neben der Zentrale in Paderborn die Ostsee-Therme in Timmendorfer Strand, die Sachsen-Therme in Leipzig, die Rhein-Main-Therme in Hofheim, die Westfalen-Therme in Bad-Lippspringe sowie das Hotel Gran BelVeder in Scharbeutz. Die Buchhaltungen dieser Gesellschaften werden schon seit Jahren erfolgreich vom Buchhaltungsservice GNB-Gerhard Niemczyk in Hemmelsdorf bei Timmendorfer Strand durchgeführt.

Unterstützt durch die Digitalisierungsinitiative „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft wurde noch 2021 entschieden, FibuNet webIC einzuführen und die Rechnungsbearbeitung für die Stork Hotels & Thermen gruppenweit zu digitalisieren. Dies beinhaltet auf Seiten der GNB die formelle Prüfung, Erfassung und Verbuchung der Eingangsrechnungen sowie nach Freigabe seitens der Stork-Geschäftsleitung die Zahlungsanweisungen. Das Einführungskonzept sah auf der ersten Stufe ab Februar 2022 eine Pilotierung bei der Rhein-Main-Therme in Hofheim vor. Dabei wurde ein für alle Thermen anwendbarer Rechnungsworkflow konfiguriert. Mit Unterstützung von Consultants der FibuNetGmbH hat die GNB bei der Pilotierung gleichzeitig das in der Anwendung und Schulung von FibuNet webIC erforderliche Know-how aufgebaut.

Nach erfolgreichem Testbetrieb erfolgte ab Mai 2022 schrittweise die Übertragung der vorkonfigurierten Anwendung auf die drei weiteren Thermen und das Hotel Gran BelVeder. Die Anwenderschulungen wurden bereits seitens GNB durchgeführt. Der Roll-Out einschließlich Umsetzung eines ausgefeilten Berechtigungs- und Sicherheitskonzeptes konnte auf dieser Basis innerhalb weniger Wochen bewerkstelligt werden.

Seit Juli 2022 sind alle Gesellschaften der Stork-Gruppe vollumfassend in den Rechnungsworkflow von FibuNet webIC eingebunden. Mittels Mail-Collector wird auf sämtliche per E-Mail in die Postfächer der Stork-Betriebe eingehenden Rechnungen seitens GNB zentral zugegriffen. Diese werden mit Hilfe der Extraktionssoftware CaptureThis! automatisiert in FibuNet webIC erfasst. Vereinzelt noch per Post eingehende Rechnungen werden sofort gescannt und mit dem Scanvorgang automatisch als E-Mail in den Postfächern für den Zugriff bereitgestellt.

Nach formeller Prüfung der Eingangsrechnungen durch die GNB erfolgt über Webzugriff workflow-gesteuert die sachliche Prüfung bei den Stork-Betrieben auf Abteilungsleitungsebene sowie die Rechnungsfreigabe auf Betriebsleitungsebene. Die Zahlungsfreigabe für neu auftretende Rechnungsbelege ist der Stork-Geschäftsführung vorbehalten. Die Zahlungsanweisungen, abschließende Buchungen sowie die Übernahme der zugehörigen Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung können bei der GNB am Ende des Workflows weitgehend per Knopfdruck erfolgen. In die Erfassung und Bearbeitung der jährlich rund 20.000 Eingangsrechnungen sind insgesamt rund 70 Anwender und Anwenderinnen eingebunden.

Laut GNB machten sich bereits sehr schnell nach der Einführung von FibuNet webIC die Vorteile der digitalisierten Rechnungsbearbeitung bemerkbar. Während noch Anfang des Jahres Rechnungsbelege kistenweise hin- und hergeschickt werden mussten, sind nun alle Belege unmittelbar nach der Erfassung unabhängig von Ort und Zeit im Zugriff. Belegfluss und Bearbeitungszeit sind unvergleichlich schneller geworden. Über den Bearbeitungsstand und das Rechnungsvolumen besteht nun jederzeit Transparenz. Ebenso kann jetzt der Bearbeitungsprozess gezielt gesteuert werden.

„Nach anfänglicher Skepsis hinsichtlich Akzeptanz und Schulungsaufwand sind wir bereits während der Pilotierung zu Fans von FibuNet webIC geworden, so Gerhard Niemczyk, Inhaber der GNB. „Das System ist einfach zu bedienen und äußerst anwenderfreundlich. Die mit der Nutzung von FibuNet webIC verbundenen Vorteile und insbesondere der Zeitgewinn sind enorm. Unter keinen Umständen möchten wir FibuNet webIC mehr missen.“

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