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Zehn Jahre GDPdU

Immer mehr Daten immer intensiver durchleuchtet

Von Axel Becker und Michael Schleupen

Dr. Axel Becker

Dr. Axel Becker 
Dr. Axel Becker ist Leiter GDPdU-Consulting bei der Audicon GmbH. Seine Themenschwerpunkte sind die GDPdU-Beratung und die Umsetzung von GDPdU-Projekten insbesondere im Umfeld "auswertbares Archiv".

Michael Schleupen

Michael Schleupen 
Michael Schleupen ist in der Audicon GmbH als Geschäftsführer für die Produktentwicklung verantwortlich.

Axel Becker und Michael Schleupen zeigen auf, wie sich der Einsatz von Datenanalysesoftware bei der Außenprüfung im Laufe der Jahre entwickelt hat.

Wir bei Audicon blicken als Lieferant der Datenanalysesoftware IDEA, Hersteller des Makrocontainers AIS TaxAudit sowie der Z1/Z2/Z3-Lösung AIS TaxMart und aufgrund unseres Dienstleistungsverhältnisses zu vielen Softwareherstellern und Unternehmen mit GDPdU-Projekten aus einer ganz besonderen Perspektive auf 10 Jahre GDPdU zurück. Nach einer so langen Zeit könnte man annehmen, dass das Thema GDPdU nur noch wenig Aufmerksamkeit erfordert. Jedoch genau das Gegenteil ist der Fall. Trotz der unerwartet langen Anlaufphase berichten mittlerweile die meisten geprüften Unternehmen in Deutschland, dass bei der Prüfung maschinell verwertbare Daten angefordert werden, die über vorbereitete Schnittstellen importiert und anschließend in IDEA analysiert werden. Die elektronische Prüfung in der Breite ist bei der Finanzverwaltung inzwischen Realität. Erreicht werden konnte dies nur durch die mehr als 100 Herstellerspezifischen Schnittstellen und zahlreichen standardisierten Prüfungsschritte, die zwischenzeitlich zur Verfügung stehen.

Dies spüren wir auch im Audicon Support, bei dem auch jetzt noch geprüfte Unternehmen häufig Anfragen stellen und immer noch Einzelfälle auftreten, in denen Prüfer ihre Probleme beim Zugriff auf Datenträgerüberlassungen (Z3) melden. Die Bandbreite der Anfragen umfasst dabei sowohl mangelnde Kenntnisse vom zugrundeliegenden Datenmodell als auch Falschbedienung der Prüfsoftware oder fehlerhafte Ausführung des Datenimports. Ein Fall vom März diesen Jahres dürfte inzwischen jedoch zu einer extremen Ausnahme zählen: Ein Betriebsprüfer konnte die in dem von der Finanzverwaltung empfohlenen GDPdU-Format vom Steuerpflichtigen überlassenen Daten (Beschreibungsstandard) nicht importieren und wies diese Daten als nicht auswertbar zurück. Unsere Recherchen ergaben schließlich, dass auf dem Notebook des Prüfers lediglich das Importmodul SmartX nicht installiert war. In einem anderen Supportfall vom April diesen Jahres wies eine Betriebsprüferin einen Datenträger im zeichenseparierten ASCII-Format als nicht maschinell verwertbar zurück und bat um einen Datenträger im Beschreibungsstandard. Auch wenn hier die Anforderungen von der Betriebsprüferin vielleicht "zu scharf" ausgelegt wurden, ist es unumstritten, dass sich der Beschreibungsstandard über die letzten 10 Jahre flächendeckend etabliert hat. Dennoch besteht offensichtlich auf dem Markt noch weiteres Potential. Das belegen die auch in den letzten Jahren weiterhin kontinuierlich eingehenden Anfragen bei Audicon zur Unterstützung bei der Umsetzung von GDPdU-Schnittstellen im Beschreibungsstandard. Während zu Beginn der GDPdU-Ära die Anfragen vor allem die Bereiche Finanz-, Anlage-, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung betrafen, sind aktuelle Anfragen vor allem in den Bereichen der Warenwirtschafts- und Kassensysteme festzustellen. Zu erklären ist dies damit, dass sich die Finanzverwaltung intern für den Bereich des Hauptbuchs inzwischen länderübergreifend auf sogenannte Bundeskonventionen geeinigt hat, die die Datenstrukturen für den Prüfungseinstieg standardisieren. Das Arbeiten mit diesen Datenstrukturen ist mittlerweile auch Bestandteil der Ausbildung der Prüfer. Für Datenträgerüberlassungen im Bereich der Lohnsteueraußenprüfung ist die Finanzverwaltung noch einen Schritt weiter gegangen und hat die internen Standardisierungskonventionen in einem BMF-Schreiben als Digitale LohnSchnittstelle (DLS) zur Anwendung empfohlen.

Kontakte zu geprüften Unternehmen und Diskussionen mit Vertretern der Finanzverwaltung zeigen, dass im nächsten Schritt bereits die Analyse der benötigten Daten der Nebenbücher in den Fokus rückt. Während man bei den Kassensystemen auch bedingt durch das BMF-Schreiben vom November 2010 von einer raschen Durchdringung ausgehen kann, wird dies bei den Warenwirtschaftssystemen aufgrund der höheren Komplexität und Heterogenität voraussichtlich schwieriger werden. Die Diskussionen auf der Seite der zu prüfenden Unternehmen und deren Ringen mit der Finanzverwaltung im Hinblick auf die Identifikation der steuerrelevanten und schützenswerten Daten in Warenwirtschafts- und Kassensystemen erinnern an die ersten GDPdU-Jahre. Am Anfang ging es um dieselbe Identifikation im Bereich der Finanz-, Anlage- und Lohnbuchhaltungen. Wenn auch nicht offiziell inhaltlich festgeschrieben, so existiert hier inzwischen ein Konsens.

Die Prüfer verlassen inzwischen verstärkt das ihnen vertraute Terrain der Hauptbuchhaltungssysteme und erweitern zunehmend mit dem Wissen um das Potential digitaler Datenanalyse und den gewonnenen Fertigkeiten im Einsatz der Datenanalysesoftware IDEA die Bereiche, die noch zu Zeiten der klassischen Betriebsprüfung wegen des immensen Prüfaufwandes, wenn überhaupt, so höchstens nur stichprobenartig nachgefragt wurden. Zeitgleich mit dem Bestreben der Prüfer, in neuen Bereichen mit der Prüfsoftware IDEA kreativ zu werden, besteht der Trend, für die per se im Fokus stehende Finanz-, Anlage- und Lohnbuchhaltung standardisiert über den Makrocontainer zu prüfen. Die von der Finanzverwaltung und Audicon mit Vehemenz forcierte Entwicklung von Herstellerspezifischen Schnittstellen für AIS TaxAudit ist dafür ein eindrucksvoller Beleg. In den letzten zwei Jahren wurde die Anzahl an verfügbaren Schnittstellen mehr als verdoppelt! Der stetig wachsende Wunsch, im Unternehmen standardisiert - d. h. unterstützt durch Makros - zu prüfen, wird zudem durch die vermehrt bei Audicon zu verzeichnenden Nachfragen von ERP-Systemherstellern nach einer Partnerschaft zur Entwicklung Herstellerspezifischer Schnittstellen für den Einsatz von AIS TaxAudit Professional belegt.

Die Frage, was GDPdU in den 10 Jahren seit Bestehen gebracht hat, wird sicher je nach Perspektive des Befragten, Finanzverwaltung bzw. Unternehmen, sehr unterschiedlich beantwortet. Eines ist jedoch sicher und als absolut positiv zu bewerten: Mit der Einführung der GDPdU vor 10 Jahren stieg sukzessive die Bereitschaft von Softwareherstellern und die Fähigkeit von Unternehmen, Daten aus den Systemen über Standardschnittstellen maschinell verwertbar zur Verfügung zu stellen. Dies hat auch über den Bereich der Steuerprüfung hinaus große Bedeutung. Erst die GDPdU haben in der Breite die Voraussetzungen geschaffen, dass vor allem in der Wirtschaftsprüfung Datenanalyse zu vertretbaren Kosten durchführbar ist. Postuliert wurde der Einsatz von Datenanalyse zwar schon lange, aber in der jüngsten Vergangenheit wurden die nationalen und internationalen Anforderungen immer dringender und konkreter (siehe ISA 240 und z. B. IDW PH 9.330.3 - Einsatz von Datenanalyse im Rahmen der Abschlussprüfung). Die Bedeutung der GDPdU lässt sich an einem Beispiel aus dem Praxiseinsatz einer großen deutschen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verdeutlichen. Dort wird ein Mandant intern mit dem Kennzeichen "Bereit für Einsatz Datenanalyse" versehen, wenn der Betriebsprüfer erstmals maschinell auswertbare Daten angefordert und mit IDEA verarbeitet hat. Genutzt werden in diesem konkreten Beispiel von den Wirtschaftsprüfern die (steuerrelevanten) Daten, die über die Herstellerspezifischen Schnittstellen der Finanzverwaltung und anderen Prüfern zur Verfügung stehen. Diese Schnittstellen sind für nahezu alle bedeutenden ERP-Systeme vorhanden und werden laufend erweitert.

Wie geht es weiter? Wir sind sicher, dass das Thema Datenanalyse für alle prüfenden Berufe in der Praxis weiter an Bedeutung gewinnen wird. Ein wirtschaftlicher und effektiver Einsatz wird durch die Ausdehnung der Datenstandards von Haupt- auf Nebensysteme erreicht werden. Innerhalb der Finanzverwaltung ist davon auszugehen, dass die erhöhte Verfügbarkeit auswertbarer Daten aus verschiedenen Bereichen (GDPdU, E-Bilanz, …) zur gezielteren Auswahl und besseren Durchdringung der Prüfobjekte führen wird.

Wir als Audicon freuen uns, auch für die nächsten Jahre nicht nur im GDPdU-Umfeld ganz vorne beim Thema Datenanalyse mitwirken zu können.

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