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Kommentar zu den 18 Thesen zur Verfahrensdokumentation von Gerhard Schmidt

Von Siegfried Mack

Siegfried Mack

Siegfried Mack (www.aufbewahrungspflicht.de) beschäftigt sich seit 1985 mit Dokumentenmanagement, Archivierung, E-Commerce, Abbildung von Geschäftsprozessen. Konzepten für GDPdU-Archive, Design und Entwicklung von Systemen für die Verfahrensdokumentation nach GoBS

Sehr geehrter Herr Schmidt,

Ihre Thesen zur Verfahrensdokumentation haben mir sehr gut gefallen, mich aber gleichzeitig zu einem Kommentar gereizt.

Mit den besten Grüßen

Siegfried Mack

THESE 1: Verfasser und Leser einer Verfahrensdokumentation sind nicht Personen sondern Rollen

a) Sub-These: Die Erstellung der VFD ist eine interdisziplinäre Aufgabe; demzufolge sind zur Erstellung der VFD Verfasser mit unterschiedlichen betrieblichen Funktionen nötig.

b) Antithese: Verfasser (auch mehrere) und Leser (nur einer ?) sind immer Personen; Rollen können nicht lesen, begreifen und interpretieren – „Rolle“ ist ein metaphysisches Objekt.

c) Synthese: Versteht man die Rolle als ein Aufgabenprofil, das unterschiedliche betriebliche Sichten und Funktion einschließt, d.h. Verfasser und Leser werden als „abstrakte Personen“ verstanden, lässt sich die Ausgangsthese im Zusammenhang mit dieser intensionalen Definition (wie im Beispiel beschrieben) akzeptieren. Diese Definition muss Teil der Ausgangsthese sein!

THESE 2: Der „sachverständige Dritte“ als Leser einer Verfahrensdokumentation ist unbestimmt

a) Subthese: Die Verfahrensdokumentation soll nach den GoBS dem Prüfer dienen: Betriebsprüfer, Steuerprüfer, Wirtschaftprüfer, IT-Auditor u.a.m. (Seit mehr als 25 Jahren werden in der BRD Wirtschaftsinformatiker ausgebildet, die sowohl einen IT- als auch BWL-Hintergrund erwerben!).

b) Antithese: Unter Berücksichtigung der THESE 1 ist der „sachverständige Dritte“ als Rolle, die interdisziplinären Sachverstand erfordert, sehr wohl bestimmt.

c) Synthese: Mit dem „sachverständigen Dritten“ implizieren die GoBS bereits eine interdisziplinäre Rolle! (Die GoBS sind bei genauem Lesen besser als ihr Ruf!)

THESE 3: Die Detailtiefe einer Verfahrensdokumentation ist unbestimmt

a) Fakt: Der Gesetzgeber überlässt den Detaillierungsgrad der VFD dem Ermessen des Steuerpflichtigen.

b) Folgerung: In Ermangelung einer Präzisierung der Forderungen an die VFD schränkt die Finanzverwaltung die Verwertbarkeit jeder VFD a priori ein. (Die „kindlichen Checklisten“ der OFDs zum EDV-Einsatz sprechen eine deutliche Sprache.)

THESE 4: An die Lesbarkeit einer Verfahrensdokumentation werden kaum Anforderungen gestellt

a) Kommentar: Es soll Wirtschaftsprüfer gegeben haben, die wegen „grottenschlechter“ VFD Testate verweigert haben.

THESE 5: Eine Verfahrensdokumentation liefert dem Leser kein Wissen über das Unternehmen sondern Vertrauen in das Unternehmen

a) Anti-These: Die richtige Darstellung von Sachen, Sachverhalten und Ereignissen (Prozesse, Struktur der Geschäftsvorfälle und IT-aktionen) in geschriebener, Form d.h. Texte, Tabellen und Grafiken, ist ein Paradigma der Wissensvermittlung (seit Gutenberg vermitteln wir Wissen mit Büchern - und das auch über Geschehenes).

b) Effekt: Jede ordentliche und konsistente, d.h. bezüglich der Aufzeichnungen widerspruchsfreie Dokumentation wird auch Vertrauen vermitteln. (Das erfährt man schon bei einem Haushaltsgerät!)

THESE 6: Die Korrektheit einer Verfahrensdokumentation lässt sich im Nachhinein nicht mehr überprüfen

a) Fragestellung: Was ist mit Korrektheit gemeint? In dem angegebenen Beispiel findet sich: „Übereinstimmung zwischen Dokument und Dokumentiertem“.

b) Unter Zugrundelegung dieser Aussage als Definition kann eine VFD durchaus korrekt sein, auch wenn eine Fülle von Sachen, Sachverhalten und Ereignissen überhaupt nicht dokumentiert wurde. Denn schließlich ist nur die Korrespondenz zwischen „Dokumentiertem“ und „beschreibendem Dokument“ verlangt; zu dem „Dokumentierten“ sind auch aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen zu rechnen. Hier stellt sich vielmehr die Frage nach der Vollständigkeit, die wiederum davon abhängt, welche Forderungen die Finanzbehörde präzisiert. („vollständig“ ist ein zweistelliger Funktor: Eine Sache (Funktor 1) ist vollständig in Bezug auf vorliegende Kriterien (Funktor 2).)

c) Wird mit Korrektheit aber Konsistenz gemeint, d.h. die Widerspruchsfreiheit der dargestellten Fakten in sich und Übereinstimmung mit den Aufzeichnungen, wird Korrektheit überprüfbar.

THESE 7: Jede Verfahrensdokumentation ist unvollständig

a) Kommentar: Siehe Diskussion der Vollständigkeit unter THESE 4.

b) Zitat: „Schon das IT-System „Stand-alone-PC“ mit einigen Office- und Anwendungsprogrammen, lässt sich aufgrund seiner Komplexität nur lückenhaft dokumentieren. Wird bei der Deinstallation eines Programmes die Frage gestellt „Die Datei xyz wird offensichtlich von keinem weiteren Programm mehr benutz. Kann die Datei entfernt werden? Möglicherweise funktionieren danach andere Programme nicht mehr.“, müsste eigentlich ein kurzer Blick in die IT-Dokumentation genügen, um diese Frage zweifelsfrei beantworten zu können. Eine IT-Dokumentation zu erstellen, die diese Frage beantworten kann, ist nicht möglich.“

Kommentar: Das ist nur auf die Faulheit er SW-Lieferten zurückzuführen, die offenbar nicht wissen, welche Komponenten zur ihrer eigenen SW gehören bzw. wo (in welchen individuellen Verzeichnissen) diese abgelegt werden.

THESE 8: Jede Verfahrensdokumentation ist ungenau

a) Behauptung: Die Forderungen der GoBS an die VFD sind „morphologischer Natur“. Die innere Komplexität von Objekten der Verfahrenswelt ist davon nicht betroffen, sonder nur deren Manifestation.

b) Subthese: Für die Beurteilung der Korrektheit von Programmen (ganz gleich ob Betriebssystem oder Anwendung) operieren die GoBS offenbar mit der intuitiven und in der Informatik üblichen Definition der Korrektheit, und zwar:

Ein Programm SWX ist total korrekt bzgl. Vorbedingung P und Nachbedingung Q, { P } SWX{ Q },

  • wenn die Vorbedingung P gilt,
  • beendet SWX so,
  • dass der Endzustand die Nachbedingung Q erfüllt.


c) Antithese: Die „Ungenauigkeit“ der VFD mit einer nicht-etablierten Auslegung der Software-Semantik zu begründen, dürfte unter dem Aspekt des Pascalschen Definitionsproblems (Ersetzte jeden Begriff durch seine Definition und du kannst nichts mehr sagen!) jede Dokumentation ad absurdum führen. In der theoretischen Informatik beschränkt sich die axiomatische Semantik auf wenige Eigenschaften, um pragmatische Korrektheitsnachweise zu führen und nutzt hierbei das Black-box-Verhaltens-Prinzip.

THESE 9: Selbstdokumentierende Systeme sind Voraussetzung für eine Verfahrensdokumentation

a) Die GoBS verwenden den Begriff Dokumentation für zwei unterschiedliche Sachverhalte: 1) Die beschreibende Darstellung von Sachen, Sachverhalten und Ereignissen des Verfahrens und 2) das programmintegrierte Aufzeichnen digitaler Daten maschineller und interaktiver Ereignisse in Form von Protokollen. Es empfiehlt sich, aus Gründen der sprachlichen Klarheit, die Dokumentation unter 2) mit dem Begriff der Aufzeichnung zu belegen. Damit wird auch klar, dass mit der Aufbewahrungspflicht der VFD selbst, die aufbewahrungspflichtigen Objekte in drei Schichten anzusiedeln sind: a) der VFD selbst, b) den (automatischen/integrierten) Aufzeichnungen von Ereignissen und über Eriegnisse und c) dem operativen Datenmaterial.

b) Folgerung: Rund um die GoBS fehlt es an Begriffsbestimmungen bzw. einem Glossar, um klarer über die Dinge sprechen zu können. Da wirkt das BSI mit seinem Glossar ganz beispielhaft.

THESE 10: Es gibt keinen Standard für die Verfahrensdokumentation

a) Das bleibt ohne Gegenrede. Aber: Seitens der OFDs einiger Länder scheint die Notwendigkeit eines Standards erkannt worden zu sein.

b) Kommentar: Der VOI/TüvIT Leitfaden leidet vor allem an der Abgeschlossenheit, der Umkehrung des Objekt-Attribut-Denkens: „Zählen sie alle Dokumente auf, die folgende Eigenschaften haben:…“ und zu guter letzt der sklavische Anlehnung an die GoBS-Gliederung; von einem mangelnden Glossar ganz zu schweigen. Beachtlich ist dennoch die hier geleistete Denkarbeit, die sich in den Aspekten der Checklisten wieder findet.

THESE 11: Es gibt keine Pragmatik der Verfahrensdokumentation

a) Best Practice ist wohl im Augenblick, keine VFD anzufertigen.

THESE 12: Es gibt keine Kultur der IT-Dokumentation

a) Dokumentation ist eine vernachlässigte Disziplin, die gemeinhin als mühsame Trivialaufgabe angesehen wird. Auch in der Theorie der Wirtschaftsprüfung wird das Thema faktisch völlig vernachlässigt. Von Kultur kann hier wirklich nicht die Rede sein.

THESE 13: Es gibt kein Sanktionensystem bei einer mangelhaften Verfahrensdokumentation

a) So ist es.

THESE 14: Die Gerichtsverwertbarkeit einer Verfahrensdokumentation ist problematisch

a) Im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung wird wohl ein externer Sachverständiger beauftragt. Dann gelten die Thesen 1/2 und deren Problemstellung.

THESE 15: Verfahrensdokumentation muss im umfassenden Compliance-Kontext gesehen werden

a) Ganz sicher.

THESE 16: Die Verfahrensdokumentation ist Nebenprodukt des Risiko- und Qualitätsmanagements im Unternehmen

a) Sanfter Widerspruch! Das IKS dominiert per Definition das Risiko- und Qualitätsmanagement. Doch de facto ist das IKS als betriebliche Institution noch nicht durchgängig verbreitet.

THESE 17: Eine Verfahrensdokumentation rechnet sich

a) Da beim Anfertigen der Verfahrensdokumentation zahllose Lücken und Schwachstellen deutlich werden, rechnet sich die VFD. Das hängt allerdings vom Konzept bzw. Modell der VFD ab, womit man die VFD in Angriff nimmt.

THESE 18: Es gibt kaum Interessenten dafür, einen Standard oder „best practice“ für eine Verfahrensdokumentation zu entwickeln

a) Solange der Nutzen nicht propagiert und belegt wird und der Fiskus seine Forderungen nicht präzisiert, wird das so bleiben. Auf EU-Ebene scheint die XBRL Financial Reporting Gruppe auf der Suche nach einem solchen Standard zu sein.      

Abschließender Kommentar: Der Fiskus sollte seine Hausaufgaben machen!      

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