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Home  Verfahrensdokumentation Kommentar von Franz Weige

Kommentar zu den 18 Thesen zur Verfahrensdokumentation von Gerhard Schmidt

Von Franz Weige

Die Diskussion um die Verfahrensdokumentation erinnert mich an den Umgang mit der elektronischen Signatur von Rechnungen und den GDPdU vor vielen Jahren.

Die ersten elektronisch signierten Rechnungen datieren aus dem Jahr 2003. Obwohl sich bis heute noch viele Unternehmen schwer damit tun, geht man davon aus, dass Papierrechnungen in absehbarer Zeit der Historie angehören werden. Niemand redet aber mehr von der damals so breit beschworenen Rechtsunsicherheit.

GDPdU – vor Jahren noch ein Unwort. Heute haben die meisten Verantwortlichen die Zugriffsmethoden Z1 – Z3 verinnerlicht. Wer nicht, dem bringen es die Prüfer bei. In der Praxis lernt es sich am schnellsten.

So mag man den 18 Thesen von Herrn Schmidt zur Verfahrensdokumentation im Einzelnen durchaus zustimmen. Sie berechtigen die Unternehmen aber nicht dazu, sich dahinter zu verstecken und einfach abzuwarten. Die ersten Steuerprüfer verlangen bereits nach einer Verfahrensdokumentation und  die WP´s können bei Nichtvorliegen das Testat verweigern.

Die Verfahrensdokumentation ist aber nicht nur ein notwendiges (steuerrechtliches) Übel, sondern ein Instrument, mit der sich das Unternehmen über seine Prozesse und deren Risiken Klarheit verschaffen kann. Nur so können Kontrollmechanismen abgeleitet und ein hohes Maß an Sicherheit zum Werterhalt des Unternehmens gewährleistet werden. 

Bezüglich Standard oder „best practice“ gibt es eine Software-Lösung, die ich im Rahmen einer Softwareauswahl für einen Kunden evaluiert habe. Sie enthält zum einen die wohl durchdachte Strukturierung einer Verfahrensdokumentation. Zum anderen erlaubt sie eine pragmatische Vorgehensweise vom ersten groben Entwurf über die nachhaltige Präzisierung bis zur dauerhaften Aktualisierung und Verfeinerung. So ist sie auch gleichermaßen für große und kleinere Unternehmen geeignet.

Franz Weige, BPM21 GmbH, www.bpm21.de

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