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SAP-Infotag „Mit SAP neue Anforderungen im Steuerrecht meistern" am 20. Oktober 2004

Großes Interesse nach wie vor unter den SAP-Anwendern am Thema GDPdU. Der SAP-Infotag „Mit SAP neue Anforderungen im Steuerrecht meistern" am 20. Oktober 2004 in Wiesloch war mit 450 Teilnehmern restlos ausgebucht. Spannend waren insbesondere die nicht auf den Folien stehenden Informationen von Stefan Müller aus der OFD München über den aktuellen Stand der Umsetzung der GDPdU in der Finanzverwaltung. Lars Gartenschläger, der SAP-Koordinator für die GDPdU zeigte die Möglichkeiten der technischen Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen auf und diskutierte Problemfälle wie die Stilllegung von Altsystemen. Damit beschäftigte sich aus Anwendersicht auch Rainer Böhle, Sprecher der DSAG Arbeitsgruppe GDPdU, der u.a. über seine Erfahrungen bei den Gesprächen mit der Finanzverwaltung berichtete.

Stefan Müller, OFD München: Anforderungen der GDPdU aus Sicht der Finanzverwaltung

„Gehen Sie offen auf Ihr Finanzamt zu! Warten Sie nicht ab, bis der Prüfer vor der Tür steht!" eröffnete Stefan Müller seinen Vortrag. Verbindliche Auskünfte an Unternehmen seitens der Finanzverwaltung sind nur im konkreten Einzelfall möglich.

Verbindliche Auskünfte allgemeiner Art, die über die bekannten gesetzlichen Vorgaben, BMF-Schreiben und die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung sind wohl von keinem Vertreter der Finanzverwaltung zur Zeit zu erwarten. Das bedeutet nicht, dass sich die Sichtweise der Finanzverwaltung im Laufe der Zeit nicht verändert hätte. Im Gegenteil, die Finanzverwaltung sieht Vieles heute viel realistischer und pragmatischer als noch vor einem Jahr. Nur auf ihren Vortragsfolien ist dies nicht erkennbar.

Bis Ende 2004 haben die meisten Bundesländer alle ihre Außenprüfer in IDEA geschult, berichtete Müller. Da die IDEA-Kenntnisse bei den Prüfern eine Halbwertszeit von 3 bis 4 Wochen haben (d.h. wenn sie IDEA während dieses Zeitraums nicht angewandt haben, haben sie die Hälfte wieder vergessen) werden mit IDEA auch die kleinen und mittleren Unternehmen geprüft, damit die Prüfer in IDEA fit bleiben.

Ganz so fit sind ihre Notebooks nicht immer. In manchen Bundesländern haben sie nur kleine Festplatten, so dass sie größere Datenmengen nicht verkraften, oder kein DVD-Laufwerk, so dass auf DVD überlassene Daten nur über das Einspielen in einem Rechenzentrum zur Prüfung genutzt werden können. Des weiteren dürfte kaum ein Prüfer in der Lage sein, eine digital signierte Rechnung wirklich zu prüfen.

SAP-Systeme sind den Prüfern oft nicht geläufig. Doch hier will die Finanzverwaltung aufholen und ihre Prüfer auf SAP schulen. Ziel ist, in der SAP-Welt vom mittelbaren Datenzugriff (Z2) hin zum unmittelbaren (Z1) zu kommen, so dass der Prüfer ohne helfende Person aus dem geprüften Unternehmen arbeiten kann. Ob die Unternehmen allerdings in der Lage sind, ihre Echtsysteme bei Z1 abzuschotten, so dass der Prüfer nur lesende Zugriff hat, hat Müller so seine Zweifel. Da empfiehlt es sich vielleicht doch, eine Person zur Kontrolle daneben zu setzen.

Auch das Thema Email wurde von Müller angesprochen. Die Finanzverwaltung fordert die elektronische Archivierung von Email-Schriftverkehr mit steuerlich relevantem Inhalt. Die Prüfung dieser Emails ist, wie Müller jedoch einräumte, zur Zeit noch ein Stiefkind bei den Außenprüfungen.

Einige praktische Tipps hatte Müller auch noch parat, etwa: „Denken Sie daran, die Kosten für den Datenzugriff auf die einzelnen Abteilungen umzulegen!"

„Pflegen Sie das Klima in der Prüfung!", schloss Müller. „Die Tasse Kaffe für den Prüfer sollte trotz der möglicherweise hohen Kosten für die elektronische Steuerprüfung immer noch drin sein."

Rainer Böhle: Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen

Rainer Böhle, Sprecher der DSAG-Arbeitsgruppe GDPdU, referierte über die Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen. Die seit September 2001 aktive Arbeitsgruppe war an drei Gesprächsrunden mit Vertretern der Finanzverwaltung beteiligt (zuletzt im Juli 2004), die allerdings teilweise schwierig waren. Bei der Abgrenzung (potenziell) steuerlich relevanter Daten, hat die Arbeitsgruppe bislang umfangreiche Arbeiten geleistet. Leiten ließ sie sich dabei von den Fragen: „Was wollte ein Prüfer bisher sehen?" und „Was mag einen Prüfer interessieren?".

Lars Gartenschläger: Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen

Lars Gartenschläger zeigte die technische Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen sowie kritische Problemfelder auf. Etwa das Problem der Abgrenzung steuerlich relevanter Daten. Bei 30.000 Tabellen mit insgesamt 300.000 Datenfeldern in einem R/3-System ist jeder Anwender mit diesem Problem überfordert. Durch Schaffung eines Industriestandards soll daher eine einheitliche Ausgangsbasis geschaffen werden.

Ein weiteres Problem ist die Beeinträchtigung des Systembetriebes beim (un)mittelbaren Datenzugriff. Die Auswertung eines ganzen Quartals auf der Ebene von Einzelbelegen kann bei großen Systemen über 20 Stunden dauern!

Damit das geprüfte Unternehmen nachvollziehen kann, welche Daten der Betriebsprüfer genau eingesehen hat, hat SAP ein „Action Log" entwickelt, das auch für Nicht-Systemfachleute verständlich sein soll.

Für die Datenvorhaltung und den Export bietet SAP das Data Retention Tool (DART), mit dem Extrakte erstellt werden können, die die Daten einer Buchungsperiode in konsistenter Form beinhalten.

Ein kritisches Thema ist die Stilllegung eines Systems, für die es eigentlich keine guten Lösungen gibt.

Bei Problemen mit der Umsetzung der GDPdU empfahl Gartenschläger abschließend: „Gehen Sie auf die Finanzverwaltung zu und zeigen mögliche Alternativen und damit zusammenhängende Kosten auf!"

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