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GDPdU-Jahreskonferenz 2005 Review

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer

Auszug aus dem PROJECT CONSULT Newsletter 20050531 vom 31. Mai 2005


Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, einer unabhängigen Unternehmens-, Management-, Organisations-, Technologie- und Projektberatungsgesellschaft im Spezialgebiet Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies).

Vier Jahre nach dem Erscheinen der GDPdU ist das Thema elektronische Steuerprüfung aktueller denn je. Die diesjährige GDPdU Jahreskonferenz von audicon (www.audicon.net) und Ernst&Young (www.ey.com) war vollständig ausgebucht. In Köln, München, Mannheim und Hamburg fand sich ein interessant gemischtes Publikum ein. Nicht nur Mitarbeiter von Unternehmen, die sich mit dem Thema direkt beschäftigen müssen, sondern auch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer und andere Mitarbeiter der Finanzverwaltung wollten sich über den aktuellen Stand informieren. Einige Firmen waren gleich zusammen mit ihren zuständigen Betriebsprüfern erschienen, obwohl man sich hütete, dieses offenkundig werden zu lassen. Kooperation zwischen Steuerpflichtigen und Finanzverwaltung war denn auch einer der Grundtenöre der Veranstaltung.

In ihrem einleitenden Vortrag gingen die Spezialisten von Ernst&Young, darunter York Zöllkau und Otto- Ferdinand Graf Kerssenbrock, auf den aktuellen Stand der Umsetzung ein. Sie machten deutlich, dass inzwischen vermehrt digitale Betriebsführungen stattfinden. Diese betreffen dabei auch Daten, die vor dem in Krafttreten der GDPdU liegen. Es sei daher nicht ausreichend, sich auf die aktuellen Daten zu konzentrieren, da auch noch nicht geprüfte Daten der digitalen Steuerprüfung unterliegen. Sie wiesen dabei darauf hin, dass Versäumnisse der Vergangenheit nur sehr schwer nachträglich zu beheben sind. Die Ausbildung der Betriebsprüfer schreitet voran, so dass hierdurch die elektronische Steuerprüfung in Kürze zum Regelfall wird. Auch hat sich gezeigt, dass alle drei Zugriffsarten in Kombination zum Einsatz kommen. Zwar habe sich der Prüfungsgegenstand nicht verändert, jedoch die Prüfungstiefe. Anstelle von Stichproben können nunmehr alle Daten ausgewertet und in ihrem Vorgangszusammenhang betrachtet werden. Wichtig war der Hinweis, dass auch über die 10jährige Aufbewahrungsfrist hinaus Daten benötigt werden, wenn Verfahren anhängig sind. Kritisch wurde angemerkt, dass die Aufbewahrungsfristen verkürzt und eine größere zeitliche Nähe der Prüfung zum Prüfungszeitraum erforderlich ist, um die Belastungen der Wirtschaft durch die sich schnell verändernde Softwarelandschaft zu begrenzen. Je später eine digitale Betriebsprüfung erfolgt, desto größer ist die Gefahr, dass dadurch der verbundene Aufwand unverhältnismäßig wird. Die GDPdU muss dabei als Bestandteil des Risikomanagements und im Rahmen allgemeiner Compliance- Anforderungen betrachtet werden. Im Fokus digitaler Steuerprüfungen liegen derzeit Lohnsteuer, Umsatzsteuer und Verrechnungspreise. Letztere Themen bildeten dann auch die Schwerpunkte zweier weiterer Vorträge von Ernst&Young zum Umfeld der GDPdU. Im Vortrag zur Problematik der Umsatzsteuer wurde deutlich, dass hier erhebliche Risiken auch bilanzieller Art liegen können, wenn diese fehlerhaft berechnet wird. Das Thema Verrechnungspreise und Verrechnungspreisdokumentation geht bereits durch die Menge der detaillierten Anforderungen über die GDPdU hinaus und ist zudem strafbewehrt. Beide Themen liegen deshalb im Fokus der digitalen Steuerprüfung, da durch Umsatzsteuerkarusselle ein erheblicher Steuerausfall entsteht und durch Verrechnungspreise steuermindernd Gewinne verschoben werden können.

Dr. Ulrich Kampffmeyer von PROJECT CONSULT referierte zum Thema GDPdU und elektronische Archivierung. Er machte gleich zu Beginn deutlich, dass das Thema Archivierung erst dann zum Tragen kommt, wenn man die steuerrelevanten Daten nicht mehr in das System hält, in denen sie ursprünglich entstanden und verwaltet wurden. GDPdU-Konformität ist keine Produkteigenschaft, sondern muss individuell in jedem Unternehmen hergestellt werden. In Bezug auf die elektronische Archivierung steuerrelevanter Daten stellte Kampffmeyer fest, dass bereits vor der Übergabe der Daten deren Vollständigkeit, Richtigkeit und Auswertbarkeit sichergestellt sein muss. Ausführlich ging er auf den Einsatz unabhängiger Werkzeuge ein, da ein Archivsystem selbst keine Auswertbarkeit im Sinne der GDPdU besitzen muss. In Bezug auf die Sicherstellung der langfristigen Auswertbarkeit gibt es verschiedene Ansätze, vom "Technik-Museum", dem Rückspielen archivierter Daten in das Laufzeitsystem, bis zu unabhängigen Auswertungswerkzeugen und dem Produkt IDEA, das von den Betriebsprüfern selbst eingesetzt wird. In Bezug auf die Archivierung sieht er als allein zielführend den Ansatz eines unabhängigen Auswertungswerkzeuges, das die qualitativ und quantitativ gleichwertige Auswertbarkeit sicherstellt. Dazu ist es aber notwendig, dieses mittels IDEA bereits vor der Archivierung zu überprüfen. Beispielhaft für die Funktionalität von Archivsystemen griff er die Themen Berechtigungssystem und Protokollierung auf. Das Berechtigungssystem muss so ausgelegt sein, dass es langfristig stabile und von der heutigen Organisationsform unabhängige Rollen benutzt. Die Protokollierung als Nachweis der Vollständigkeit und unveränderten Speicherung wird auch unter dem Gesichtspunkt neuer EU- und OECD-Vorgaben immer wichtiger. In diesem Zusammenhang gewinnt auch die Verfahrensdokumentation nach GoBS eine immer größere Bedeutung. Überhaupt lassen sich die Vorgaben für die Archivierung nicht aus den GDPdU, sondern aus HGB, AO und GoBS ableiten. Hierauf basieren auch die Definition des Begriffes "Revisionssichere Archivierung" von Dr. Kampffmeyer und die "10 Grundsätze der elektronischen Archivierung" des Fachverbandes VOI. Die GoBS selbst wird derzeit überarbeitet und parallel ist vom Institut der Wirtschaftsprüfer die FAIT ERS 3 zum gleichen Thema in Abstimmung (http://www.project-consult.net). Als Abschluss seines Vortrags machte Kampffmeyer deutlich, dass die GDPdU nicht isoliert betrachtet werden dürfen, sondern im Rahmen allgemeiner Compliance- Anforderungen. Der Gesetzgeber passt Gesetze und Verordnungen immer mehr den Anforderungen der elektronischen Welt an. Daher ist mit weiteren Compliance- Anforderungen auf nationaler und internationaler Ebene zu rechnen. Das Thema wird aber in Deutschland offenbar immer noch unterschätzt. Während in den USA z.B. durch den Sarbanes-Oxley-Act klare Verantwortlichkeit und drakonische Strafen drohen, gilt das Thema Dokumentation der Geschäftstätigkeit in elektronischer Form in Deutschland, immer noch als nachrangig und "unnötige Kosten generierend". Kampffmeyer schloss mit dem Bonmot, dass "man eigentlich der Finanzverwaltung dankbar sein müsse, die die Unternehmen zwinge, sich endlich mal ernsthaft mit dem wichtigen Thema Archivierung und Enterprise Content Management zu beschäftigen".

Das große Interesse an der diesjährigen GDPdU Jahreskonferenz beruhte sicherlich auch auf den beiden Anwendervorträgen, die die Umsetzung der GDPdUAnforderungen konkret beschrieben. Horst Jacobfeuerborn berichtete über die bei der Miele & Cie. KG (http://www.miele.de) durchgeführte Betriebsprüfung. In einer komplexen Umgebung mit SAP- und anderen Systemen mussten die Daten älterer Prüfungsjahre aufbereitet und zugänglich gemacht werden. Ein vollständiger Durchgriff auf die SAP-Systeme mittels SE16 oder SA38 kam dabei keineswegs in Frage. Auch wurde DART als mögliche Option verworfen. Bei der Miele wurde in enger Abstimmung mit dem Betriebsprüfer ein eigener Arbeitsplatz installiert, auf dem nicht nur das SAP-Prüferprofil SAP_AUDITOR_TAX (445148) installiert wurde, sondern eine komplette Umgebung einschließlich des Auswertungsprogrammes IDEA eingerichtet wurde. Die angeforderten Daten wurden nicht auf einem Datenträger, sondern direkt in einem dem Prüfer zugänglichen Verzeichnis bereitgestellt. Beim Thema Altdaten wurde ein listenorientierter Ansatz gewählt. Horst Jacobfeuerborn untermauerte seine Darstellung mit zahlreichen Screenshots, die die Zusammenstellung und die Auswertung der Daten verdeutlichten. Auch wenn in diesem Projekt nicht alle Anforderungen der GDPdU für die Altdaten wortgetreu erfüllt wurden, konnte durch die Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung eine akzeptable Lösung gefunden werden.

Auch wenn bei der DZ-Bank noch keine Prüfung erfolgt ist, liegt der Schlüssel auch hier bei der engen Abstimmung mit dem Betriebsprüfer im Vorfeld. Herbert Reschke, Projektleiter für die GDPdU-Lösung der DZBank, die als zentrales Institut zur Gruppe der Volks- und Raiffeisenbanken gehört, berichtete ausführlich über das mehrjährige Projekt. Am Anfang stand eine systematische Erhebung aller Systeme, in denen steuerrelevante Daten entstehen oder vorliegen. Hierbei wurden weit über 100 relevante Systeme ermittelt und in einer Datenbank erfasst. Diese Datenbank wird nunmehr ständig weitergepflegt, da immer neue Software durch die kontinuierliche Softwareumstellung im Unternehmen zum Einsatz kommt. Nach einer Priorisierung wurden zunächst 14 zentrale Systeme, darunter mehrere SAP-Komponenten, als besonders GDPdUrelevant priorisiert. Andere Systeme sollen erst später suksessive GDPdU-tauglich gemacht werden. Im Projekt wurden mehrere Ansätze untersucht, darunter DataWarehouse, DART, Parallelsystem, Rückspielen ins Produktivsystem u.a.. Unter Berücksichtigung der besonderen Vertraulichkeit von Kundendaten wurde dann aber ein unabhängiger Ansatz gewählt. Die relevanten Daten werden extrahiert, validiert und dann in einen speziellen "Datenhaushalt" eingestellt. Dieser bewahrt die Daten auswertbar auf. Für den Import in den Datenhaushalt wurde TDS SAP-Connect eingesetzt, als Datenspeicherungskomponente AIS TAXMart. Zusammen mit IDEA bietet dieser Datenhaushalt alle geforderten Möglichkeiten der Auswertbarkeit einschließlich der Erstellung von Datenträgern. Auf Grund der großen Datenmengen war eine reine IDEANutzung nicht möglich, sondern erforderte eine Art "auswertbares Archiv", d.h. eine unabhängige Software, die die Auswertung der archivierten Daten unabhängig vom ursprünglichen System ermöglicht. Deutlich wurde aus dem Projekt, dass eine ständige Pflege und Nachhaltung erforderlich ist, um neue Software, Auswertungen, Schnittstellen und Formate auswertbar vorzuhalten. Hier spielt natürlich die Abschaltung von Altsystemen eine wichtige Rolle.

Das Thema "Abschaltung von Altsystemen" dementsprechend auch Gegenstand des Vortrages von Axel Zimmermann, audicon (http://www.audicon.net) Audicon stellte hierfür ihre TaxMart-Lösung vor, die die steuerlich relevanten Daten importiert und auswertbar vorhält. Wie bereits die Ansätze von Miele und der DZ-Bank gezeigt haben, ist dieses Prinzip der offenbar einzige wirtschaftlich vertretbare Weg, um Systeme abzuschalten. Besonders ältere, proprietäre Systeme liefern die Daten nicht in auswertbarer Form, so dass sie aufbereitet und vor der Speicherung zunächst getestet werden müssen. Die wichtigsten Auswertungen dieser Systeme, besonders bei größeren Datenmengen, die nicht mit IDEA direkt verarbeitet werden können (mehr als 2 GigaByte), können in der unabhängigen, datenbankgestützten Auswertungsanwendung nachgebildet werden. Auch wenn TAXMart kein Archivsystem im klassischen Sinn ist, so erfüllt es jedoch die in den GDPdU und dem Frage-und- Antworten-Katalog des BMF gestellten Anforderungen. Sinnvoll erscheint es, ein solches TAXMart mit einer traditionellen Archivierung zu kombinieren, um eine revisionssichere Speicherung der Daten zu erhalten. Dieser Ansatz, elektronische Archivierung plus Auswertungsprogramm, wird auch inzwischen in zahlreichen Fachpublikationen als adäquat betrachtet.

Ein Referent durfte auf der Jahreskonferenz nicht fehlen: Bernhard Lindgens vom BfF, Bundesamt für Finanzen, ist einer der "Väter" der GDPdU. Sein Vortrag beleuchtete unterschiedliche Aspekte der GDPdU und des Umfeldes dieser Verordnung. Zunächst ging Lindgens auf die aktuellen Gerichtsurteile ein. Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat im Januar 2005 die Klage einer Bank abgewiesen, Daten zur Auswertung, elektronisch bereitzustellen. Die Klage war damit begründet, dass man die vertraulichen Kundendaten nicht dem Betriebsprüfer offen legen darf und dass die Papierform ausgewählter Daten ausreichend sei. Das Gericht stellte fest, dass die Bank mehrere Jahre Zeit hatte, die Daten so zu selektieren, dass die Vertraulichkeit nicht beeinträchtigt wird. Dieses Urteil stärkt die Position des BMF in Bezug auf die Zulässigkeit und den Umfang der digitalen Steuerprüfung. Bereits im November 2003 hatte das Finanzgericht Münster die Nutzung statistischer Verfahren wie den Chi-Quadrat-Test für rechtens erklärt. In Bezug auf die Bildung von Rückstellungen für die digitale Steuerprüfung (BfH August 2002) wurde durch die OFD Münster im Januar 2005 klargestellt, dass die Rückstellung nicht abgezinst werden muss. Ebenfalls in das Umfeld der GDPdU fällt die Diskussion um den direkten Zugriff der Finanzbehörden auf Stammdaten bei Kreditinstituten. Hier gibt es eine heiße Diskussion darüber, ob die elektronische Form oder die Papierform eines Kontoauszuges das Original darstellt. Gibt nur die elektronische Form ist diese nach natürlich entsprechend GoBS auch elektronisch aufzubewahren. Lindgens machte hier noch einmal deutlich, das die auswertbaren steuerrelevanten Daten nur eine Untermenge der originär elektronisch vorhandenen Daten sind, die ihrerseits nur eine Untermenge der steuerlich relevanten Unterlagen und der Gesamtheit der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind. Er wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass viele Steuerpflichtige offenbar nicht die GoBS erfüllen und damit auch automatisch ein Problem der Erfüllung der GDPdU haben. Dies zeigte sich auch in der Diskussion eines Prüfungsberichtes, in dem dies vom Prüfer berechtigt angemahnt wurde und für den Wiederholungsfall Zwangsmaßnahmen angedroht worden waren. Im März 2005 war der Fragen-und-Antworten-Katalog des BMF geringfügig angepasst worden. Eine Änderung betrifft die Verankerung die Möglichkeiten des Datenimports, die zweite die weiter bestehende 10jährige Aufbewahrungsfrist. Inzwischen werden von den Finanzbehörden im Zusammenhang mit anstehenden Betriebsprüfungen aber auch zur Ermittlung, mit welchen Softwareumgebungen sich die Prüfer zukünftig beschäftigen müssen, Fragebögen versendet. Diese beziehen sich auf GoBS- und GDPdU-Anforderungen. Wird eine solche Information nicht gegeben, muss sich der Steuerpflichtige darauf einrichten, dass das erste Dokument, was der Betriebsprüfer sehen will, die Verfahrensdokumentation nach GoBS ist. Letztere werden in Bezug auf die Auswertbarkeit von Daten und die Anforderungen der elektronischen Rechnung mit elektronischer Signatur gerade von der AWV überarbeitet. In Bezug auf die Auswertbarkeit von archivierten Daten erscheint den Finanzbehörden der derzeit diskutierte Ansatz mit einem unabhängigen Auswertungsprogramm akzeptabel, setzt jedoch voraus, dass nicht lediglich Datenextrakte gespeichert werden. Bei der Abschaltung von Altsystemen kommt zudem die Möglichkeit der Beantragung von Buchführungserleichterungen nach §148 in Betracht. Der Steuerpflichtige muss aber im Vorfeld nachweisen, dass er alles getan hat, um einen Zugriff im wirtschaftlich vertretbaren Maße (Grundsatz der Verhältnismäßigkeit) zu ermöglichen, bevor er einen detailliert begründeten Antrag stellt. In Bezug auf die Speicherung von steuerrelevanten Daten auf Servern im Ausland stellte Lindgens klar, dass dies nach der geltenden Gesetzeslage nicht zulässig ist, jedoch ein Beschwerdeverfahren bei der EU anhängig ist, die Speicherung andern Ortes zu erlauben. Auch wird auf EU-Ebene derzeit eine Regelung zur Verkürzung der Aufbewahrungsfristen diskutiert. Im internationalen Vergleich steht Deutschland mit den GDPdU nicht allein. Lindgens machte deutlich, dass in den USA z.B. wesentlich schärfere steuerrechtliche Regularien greifen - Prüfungen ohne Ankündigung, kompletter Zugriff auf Daten, persönliche Haftbarmachung der Verantwortlichen für Datenverluste, Gefängnisstrafen für die verantwortlichen Unternehmensführer. In diesem Zusammenhang wies er auch auf die OECD-Initative hin, ein einheitliches Prüfungsverfahren zu etablieren, das zukünftig in nationales Recht umgewandelt werden soll. Dabei wird mit SAF-T eine dem GDPdU-Beschreibungsstandard ähnliche Schnittstellenspezifikation auf Basis von XML gearbeitet. SAF-T wird sich jedoch zunächst auf die Buchhaltungssysteme beschränken.

Mit diesem Blumenstrauß von Informationen zeigte Lindgens, dass es immer wieder Neues zu berichten gibt und die GDPdU auch in den nächsten Jahren noch ein wichtiges Thema bleiben werden. Erstaunlich war diesmal nur eines - im Vergleich mit den Vorjahren, gab es wenig Fragen. Die GDPdU werden nicht mehr grundsätzlich in Frage gestellt und das Interesse zielt mehr auf die praktischen Lösungen, wie sie von audicon, Miele und DZ-Bank vorgestellt wurden. Eines ist sicher - auch nächstes Jahr wird es wieder eine GDPdU-Jahreskonferenz mit aktuellen Themen geben!

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