Rückblick: 5. Deggendorfer Forum zur digitalen Datenanalyse 2009

Elektronische Betriebsprüfung: Erwartungshaltung und Anforderung

Von Gerhard Schmidt

07.12.2009

Trügt die Ruhe oder Ruhe vor dem Sturm? Stellte das Deggendorfer Forum zur digitalen Datenanalyse e.V. (www.dfdda.de) als Frage über seine fünfte Jahreskonferenz am 24. Oktober in Berlin. Schnell zeigte sich in den Vorträgen: Von Ruhe kann keine Rede sein. Elektronische Prüfungen werden extensiver und intensiver. Etwas geruhsam ist höchstens die Beschleunigung dieses Prozesses. Spannend wird ein Diskurs über elektronische Steuerprüfungen dann, wenn unterschiedliche Perspektiven gekreuzt werden, insbesondere die Perspektiven der Betroffenen und der Finanzverwaltung. Und das war mit hochkarätigen Referenten der Fall.

Manfred Dehler, Vizepräsident der Bundessteuerberaterkammer, zeichnete in seinem Vortrag große standesrechtlichen Linien unter die er die praktischen Frage- und Problemstellungen einordnete. So warnte er vor einer zu vorzeitigen Übergabe einer Archiv-CD an den Prüfer. Wann hat in diesem Fall die Prüfung begonnen? Das hat Auswirkungen auf die Sperrwirkung bei einer Selbstanzeige.

Manfred Dehler

Wenn der Steuerberater selbst geprüft wird, muss er - rechtzeitig vorher! - dafür sorgen, dass er seine Verschwiegenheitspflichten nicht verletzt. Dazu gehört: Keine Mandantennamen bei den Debitoren, sondern Nummern. Und auch über die Rechnungsinhalte dürfen keine Rückschlüsse auf das Mandatsverhältnis möglich sein. Ob es sich bei einer Beratung um eine betriebswirtschaftliche oder eine steuerstrafrechtliche gehandelt hat, geht den Prüfer nichts an. Allerdings kann sich hier dann ein Problem ergeben, wenn der Buchungssatz direkt mit dem Beleg verknüpft ist.

Sollte ein Steuerberater im Vorfeld einer Betriebsprüfung selbst mit einer Prüfsoftware die Mandantendaten analysieren? Nein! Denn würde er dabei auf Probleme stoßen, dann müsste er seinem Mandanten ggf. zu einer Selbstanzeige raten. Befolgt dieser den Rat, der Prüfer setzt aber ganz andere Prüfungsschwerpunkte, dann wäre die Selbstanzeige gar nicht nötig gewesen. Aus diesem Dilemma sollte sich der Steuerberater heraushalten.

Das heißt nun aber nicht, dass er keine Prüfsoftware einsetzten soll. Zur Analyse von Schwachpunkten oder bei der Jahresabschlusserstellung ist eine digitale Datenanalyse sehr sinnvoll.

Ungeklärt ist u.a. noch die Kontierung von (elektronischen) Belegen. Belege müssen auf jeden Fall geordnet sein und eine retrograde sowie progressive Prüfung zulassen, auch wenn dabei nicht klassisch wie auf Papier kontiert wird.

Der Steuerberater sollte sich bewusst sein, dass die Verfahrensdokumentation immer stärker ins Blickfeld der Prüfer gerät. Allerdings kritisierte Dehler, dass sich die Finanzverwaltung bisher regelmäßig davor geweigert hat, hier checklistenartige Hinweise zu geben.

Die elektronische Steuerprüfung sollte für den Steuerberater auch Gegenstand der Auftragsgestaltung sein. Die Abgrenzung der Tätigkeiten von Mandant und Berater sollten abgeklärt und vereinbart sein.

In seinem Ausblick stellte Dehler fest, dass zukünftig zumindest teilweise die elektronische Betriebsprüfung auf das Veranlagungsverfahren vorverlagert wird. Grundlage dafür ist die Verpflichtung zur Abgabe von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen in elektronischer Form ab Veranlagungszeitraum 2011, die Möglichkeit der maschinellen Auswertung dieser Daten sowie das Risikomanagement der Finanzverwaltung.

Die Perspektive der Finanzverwaltung zeichnete Willi Härtl, Leiter der Bund-Länder-Arbeitsgruppe "IDEA-Schulung" in seinem Vortrag "Herausforderung für Prüfer und Unternehmen im Spannungsfeld von Risikomanagement und Compliance". In 70% bis 90% aller Fälle wird die Finanzbuchhaltung heute elektronisch geprüft. Doch dabei wollen die Prüfer nicht stehen bleiben. Elektronische Fallauswahl im Rahmen des Risikomanagements, DavoS"(Datenzugriff auf vorgelagerte Systeme), NPT (Neue Prüfungstechnik), SRP(Summarische Risikoprüfung), NiPt"(Neue interaktive Prüfungstechnik), ECR-fraud (Manipulationen bei elektronischen Registrierkassenund anderen Erlöserfassungssystemen) sind Projekte, mit denen sich die Finanzverwaltung aktuell in einzelnen Bundesländern oder auf internationaler Ebene beschäftigt. Für die Weiterentwicklung der Prüftechnik habe die Zukunft gerade erst begonnen.

In einem weiteren Teil seines Vortrags setzte sich Härtl mit den Manipulationsmöglichkeiten in Systemen mit steuerlich relevanten Daten auseinander. Da gibt es Buchführungsprogramme, in deren Benutzerhandbuch steht: "Um bei Bearbeitungsfehlern jedoch Korrekturen vornehmen zu können, ist das Ändern von Rechnungsnummer jederzeit möglich." Und elektronische Kassensysteme scheinen heute nicht marktfähig zu sein, wenn sie keine Manipulationsmöglichkeiten zulassen.

Selbstverständlich nahm Härtl auch zum jüngsten BFH-Urteil Stellung. Seine Position dazu ist im Artikel "Die Reichweite des Datenzugriffs bei Überschussrechnern (§ 4 Abs. 3 EStG) nach dem BFH-Urteil vom 24.6.2009 (VIII R 80/06)" nachzulesen.

Mit Bernhard Kurz referierte ein weiterer Vertreter der Finanzverwaltung. Doch Kurz kommt aus Österreich, wo er Leiter des Risiko-, Informations- und Analysezentrums des Bundesministeriums für Finanzen ist. Sein Thema: "Der Standard Audit File Tax (SAF-T)" mit dem Untertitel "Die Definition von ALLES". Der Hintergrund: einerseits hat der Fiskus ein Interesse daran, alle steuerlich relevanten Daten vom Unternehmen zu bekommen, andererseits ist beim Datenaustausch für alle Beteiligten ein Standard von großem Nutzen, wobei es zur Natur eines Standards gehört, nicht alles abzudecken zu können. Hier gehen Deutschland und Österreich unterschiedliche Wege. Während die deutsche Finanzverwaltung sich auf eine Präzisierung der prüfungsrelevanten Daten nach wie vor nicht einlassen möchte, haben die Österreicher dies getan und einen Standard Audit File Tax (SAF-T) entwickelt. Dieser ist ein den österreichischen Bedürfnisse angepasster OECD Standard für die Übermittlung von Daten des Rechnungswesens.

Die freiwillige Offenlegung prüfungsrelevanter Datenbestände im SAF-T Format ermöglicht durch automatisierte Kontrollen einen rascheren Prüfungsablauf. Dadurch sinkt nicht nur die Belastung des Unternehmens selbst, auch der Aufwand für die Betreuung der Prüfung und der technische Aufwand für die Aufbereitung von Datenbeständen werden geringer oder fallen sogar weg.

Durch die zulässige Aufbewahrung relevanter Informationen nur im SAF-T Format ist die zusätzliche Archivierung der zugrunde liegenden originären Datenbestände (und der dazugehörigen Hard- und Software) nicht erforderlich, da diese im Falle einer Betriebsprüfung auch nicht angefordert werden können. Damit sinken die Aufbewahrungskosten.

SAF-T ermöglicht einen jederzeitigen Systemwechsel und Datenaustausch mit verbundenen Unternehmen, Beratern und der Finanzverwaltung.

Die Finanzverwaltung wird im Zusammenhang mit SAF-T Standardprüfroutinen entwickeln. Diese werden öffentlich zugänglich sein, womit ein Prozess gestartet wird, der zukünftig ein Self Risk Assessment für den Unternehmer möglich machen wird.

Was bleibt zukünftig dem Betriebsprüfer, wenn sich die Unternehmen schon selbst prüfen? Die Antwort von Kurz: "We check your checks".

In zwei Vorträgen wurde der Einsatz digitaler Datenanalyse durch den Steuerberater beleuchtet. Steuerberater Olaf Ludwig referiert über "Mehrwert durch Datenanalyse" und zeigte praktische Beispiele zum Einsatz im Unternehmen durch den Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater auf.

Einen eher verhaltenen Einsatz digitaler Prüfmethoden durch die Berufsstände konnte Franz Hamann (Steuerberater und Wirtschaftsprüfer) in einer empirischen Untersuchung feststellen, über die er in seinem Vortrag "Digitale Betriebsprüfung -Erfahrung und Strategie" berichtete.