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Die neue Prüfsoftware IDEA der Finanzverwaltung

Waffengleichheit von Anfang an oder abwarten und Tee trinken?

Von Frank M. Hartmann und Uwe Hübner

Erschienen in "steuerberater intern" in der Beilage zur Ausgabe 17/XVI 09-09-2003


Frank M. Hartmann

Dipl.-Finw. Frank M. Hartmann, Steuerberater ist Partner der Steuerberatersozietät Hartmann + Hübner in Solingen.
frank.hartmann@hartmann-huebner.de

Uwe Hübner

Dipl.-Oec. Uwe Hübner, Steuerberater ist Partner der Steuerberatersozietät Hartmann + Hübner in Solingen.
uwe.huebner@hartmann-huebner.de

Wie ist die aktuelle Situation?

Seit dem 01.01.03 finden elektronische Betriebsprüfungen auf der Grundlage der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) statt. Damit die Betriebsprüfer zukünftig 100% der betrieblichen steuerrelevanten Daten analysieren können, hat die Finanzverwaltung 14.000 (!) Lizenzen der Prüfsoftware IDEA angeschafft. Die Ausbildung der Betriebsprüfer läuft, einige von ihnen sollen schon regelrechte Freaks sein. Während das Handelsblatt am 13./14.12.02 mitteilte, dass allein in Nordrhein-Westfalen schon rund 100 Prüfer auf diesem System geschult wurden, erfahren wir von dem Schulungsunternehmen EGSZ Datenrevision GmbH, Düsseldorf, dass vereinzelt (!) bereits Betriebsprüfer mit IDEA auftauchen.

Auch die DATEV widmet sich in ihrem Dokument Nummer 103 30 93 (Betriebsprüfung-Zugriff der Finanzverwaltung auf Firmen-EDV) auf Seite 3 in einem Absatz der Prüfsoftware IDEA. Es erfolgt dort der Hinweis, dass die Installation dieser Software ausschließlich auf den Laptops der Außenprüfer und den Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung erfolgt. Auf DV-Systemen der Steuerbürger darf die Prüfsoftware auf keinen Fall installiert werden.

Die Steuerberaterkammer bietet etwas mehr: In den Kammermitteilungen Nr. 76 vom 24.07.03 gibt es eine Seite mit Hinweisen und Beispielen für Auswertungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung mit Hilfe von IDEA.

Wie leistungsfähig ist IDEA?

IDEA ist als bundeseinheitliche Software seit fast zwei Jahrzehnten auf dem Markt. Als ständig weiterentwickeltes Programm befindet es sich in über 40 Ländern im Einsatz. Nutzer sind sowohl WP-Gesellschaften und Controller als auch Revisoren. Erstmals wurde IDEA 1987 vom kanadischen Rechnungshof sowie der kanadischen Berufsorganisation der Wirtschaftsprüfer präsentiert. In Deutsch-land wird die Software von der Audicon GmbH, Düsseldorf (www.audicon.net) vertrieben. Die Excel-Liebhaber unter Ihnen wissen, daß sie mit Excel maximal 65.000 Datensätze verarbeiten können. Im hier vorliegenden Haupteinsatzbereich geht es jedoch um die Fälle, in denen Massendaten gefiltert und analysiert werden müssen. Bei IDEA gibt es keine softwareseitigen Begrenzungen hinsichtlich der Größe der zu bearbeitenden Daten. Darüber hinaus ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit im Vergleich zu gängigen Datenprogrammen sehr hoch. Selbst die Installation des Programms ist in wenigen Minuten erfolgt. Dies geschieht per Dongl geschützt. Sie können auf jedem PC damit arbeiten, aber eben immer nur an einem. Der Datentransfer erfolgt meist per CD, grafische Darstellungen sind auf Tastendruck möglich und Auswertungen erfolgen in Sekundenbruchteilen. Davon träumen wir bei KORG.

Wenn Sie Jahresabschlussprüfungen durchführen, werden Sie IDEA als umfassenden „revisions-spezifischen" Werkzeugkasten schätzen lernen. Stichwort Arbeitspapiere: Alle durchgeführten Analyseschritte inklusive deren Ergebnisse werden vom Programm lückenlos aufgezeichnet. Damit generiert sich ein nachvollziehbarer software-interner Prüfpfad. Hinzu kommt, dass die Ausdrucke jeweils mit den für Arbeitspapiere notwendigen Informationen versehen sind. Es ist selbstverständlich, dass innerhalb der Prüfsoftware Daten der Ursprungsdateien nicht verändert werden können. IDEA bietet Schnittstellen zu vielen Systemen und Dateiformaten (z.B. SAP, AS usw.) und auch in gängigen Datenbanksystemen vorkommende Auswertungsmöglichkeiten. Bemerkenswert: Microsoft benutzt Prüfsoftware und nicht die eigenen Tools.

Es gibt zahlreiche Anwendungsgebiete in der Finanzbuchführung, bei Lohn und Gehalt, Kreditoren und Debitoren, im Anlagevermögen sowie bei Lager und Materialien. Das Nachvollziehen von automatischen Zuordnungen zu Konten, Vergleichs-Analysen und die Feststellung von Ausreißern gehören dazu.

Was macht die Finanzverwaltung?

Jedenfalls nur einen Bruchteil dessen, was IDEA zu leisten vermag. Die Finanzverwaltung hat vor, bundeseinheitliche Prüfroutinen zu entwickeln. Diese sollen der Analyse der vom Steuerbürger zu übergebenden Daten dienen. Mit IDEA sollen sowohl einzelne Prüfungsschwerpunkte abgedeckt als auch komplette Prüfungsabläufe unterstützt werden. Der Hinweis der Finanzverwaltung, es sei nicht beabsichtigt, diese Prüfroutinen Dritten außerhalb der Finanzverwaltung zugänglich zu machen, wird Sie nicht schrecken. Wir sind sicher, dass "steuerberater intern" zeitnah darüber berichten wird.

Die in den Medien bereits genannten Beispiele für Auswertungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung mit Hilfe von IDEA hat die Bundessteuerberaterkammer zusammengestellt. Sie finden Sie in den bereits genannten Kammermitteilungen Nr. 76 vom 24.07.03.

Hier ein paar Beispiele, um Sie anzuregen, alle bereits bekannten Möglichkeiten nachzulesen: Schnellere und leichtere Nachverfolgung von Warenwegen im Unternehmen, dadurch lückenlose Nachverfolgung von Altersstruktur, Reichweite des Vorratsvermögens sowie einzelner Gruppen des Vorratsvermögens (Ist z.B. eine Teilwertabschreibung berechtigt?); Überprüfung der Inventurbestände auf Vollständigkeit und richtige Bewertung; schnelle Durchführung einer Kassenprüfung; Lückenanalyse bei Ausgangsrechnungen; Überprüfung der Bankkonten der Mitarbeiter, auf die Löhne und Gehälter überwiesen werden; Abgleich der Gehaltsabrechnungen mit dem Zeiterfassungssystem (Sind z.B. Überstundenzuschläge unnötig gezahlt worden, und stimmen steuerfreie Reisekostenerstattungen mit den Abwesenheitszeiten überein?); Plausibilitätsprüfungen (Kunden ohne Umsatz oder Konten ohne Kunden); ... ahnen Sie, was da auf uns zukommt?

Doch damit nicht genug: IDEA lässt weitere, auf mathematisch-statistischen Verfahren basierende Auswertungs- und Prüfmöglichkeiten zu. Dazu gehört sowohl die Analysemöglichkeit nach Benford als auch das Chi-Quadrat genannte Prüfverfahren. Mit Urteil vom 14.12.89 (Az. 419/89) hat der Bundesgerichtshof (BGH) die Anwendung mathematisch-statistischer Verfahren ausdrücklich zugelassen. Das Finanzgericht Münster hat in einer Aussetzungssache (Beschluss vom 11.02.2000, DStRE 10/2000, S. 549) eine Schätzung im Rahmen einer Betriebsprüfung unter Einsatz eines Zeitreihenvergleichs zugelassen. Zeitreihenvergleiche, mit IDEA ein Kinderspiel. Nicht nur diese Beispiele, sondern auch der gesunde Menschenverstand signalisiert: Über die Grenzen des Einsatzes von IDEA in der Finanzverwaltung kann heute nur spekuliert werden.

Was tun wir Steuerberater?

Um es vorwegzunehmen: IDEA ist eine geniale Prüfsoftware für Steuerberater. Die Tatsache, dass das Programm sowohl der Finanzverwaltung als auch Unternehmen und ihren Beratern zur Verfügung steht, ist geeignet, auch insoweit zu mehr Waffengleichheit zu führen. Der Anschaffungspreis der Software IDEA mit 2.000 ? ist sicherlich der kleinste Teil. Was - individuell unterschiedlich - ins Geld geht, sind die notwendigen bzw. sinnvollen zwei Tage Schulung sowie das Verinnerlichen der notwendigen Bausteine der Software (Stichwort: Umsatzausfall).

Voraussichtlich im November dieses Jahres wird der Steuerberaterverband Düsseldorf ein Seminar mit dem Titel „ Neue Prüfungsmethoden und -techniken der Finanzverwaltung in der Betriebsprüfung - Vorgehensweise und Reaktionsmöglichkeiten" veranstalten. Sicherlich gibt es bis dahin schon neue Erkenntnisse über die Vorgehensweise der Finanzverwaltung.

Unser Fazit:

Da wir zur Zeit keine Jahresabschlussprüfungen durchführen, ist für unsere Kanzlei die Prüfsoftware IDEA interessant für die Betreuung von steuerlichen Betriebsprüfungen. Wir werden daher das erwähnte Seminar des Steuerberaterverbandes besuchen. Parallel werden wir davon ausgehen, dass die ersten Hinweise der von der Finanzverwaltung vorgesehenen Prüffelder zu uns durchsickern. Anschließend werden wir die zweitägige Schulung bei der EGSZ Datenrevision GmbH, Düsseldorf, buchen und uns von einem DATEV-Spezialisten entsprechend fit machen lassen. Schließlich sind wir Fans der Waffengleichheit.

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