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Was folgt aus der Einschränkung des Datenzugriffs bei Einnahmenüberschussrechnern?

Von Peter tom Suden

08.10.2009

Peter tom Suden

Peter tom Suden 
Peter tom Suden ist Steuerberater. Er praktiziert in Göttingen und arbeitet daneben an Lösungen zur Organisation des Rechnungswesens in Klein- und Mittelunternehmen sowie an Modellen zur Kanzleiorganisation in kleinen und mittelgroßen Steuerberaterkanzleien Von 1993 bis 2004 war er Mitglied des Vorstands der DATEV eG.

Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 24.06.2009, wonach nur solche Unterlagen gemäß § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich geforderter Aufzeichnungen erforderlich sind, wird der Streit um die Daten jetzt wohl erst richtig losgehen. Interessant werden sicher auch die Auseinandersetzungen mit "Klein-Prüfern" im Bereich Lohnsteuer, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Zoll, ... . Habe ich noch eine oder mehrere Spezies vergessen? Die wollten nach meiner Ansicht immer schon viel zu viel. Hier würde ich dem Mandanten empfehlen, einen vollumfänglichen Datenzugriff NICHT mehr zu erlauben. Aus eigener Kompetenz würde ich diese Entscheidung nun auf keinen Fall mehr treffen.

Nun ist es in einer IT nicht gerade einfach, diese vorlagepflichtigen Daten von nicht-vorlagepflichtigen Daten zu trennen. Es gibt hier auch in der Fachwelt keine einheitliche Meinung, was das sein könnte und wie man die Trennung und Archivierung organisiert. GoBS und deren Nachfolgerin GoBIT haben hierzu keine Lösung. Sicher ist aber, dass jeder Mandant sich besser steht, wenn er mit einer Verfahrensdokumentation nachweisen kann, dass er nach qualifizierter Entscheidung Datentrennung betreibt. Wer eine Verfahrensdokumentation hat, die das ausweist, bringt den Prüfer in Not. Der muss nämlich dann qualifiziert gegen die Verfahrensdokumentation argumentieren. Wie soll das gehen?

Sicher werden die Spannungen zunehmen. Das ist aber vom Gesetzgeber so gewollt, denn der stellt die Betriebsprüfungen um. Künftig mehr noch als heute kommen die Prüfer sehr gut vorbereitet in die Unternehmen und Kanzleien. Ich darf dazu, um die Sache nicht zu lang werden zu lassen, auf meinen Beitrag "Blick in den elektronischen "Folterkasten" des Fiskus" verweisen. Und ganz aktuell auf einen Erfahrungsbericht eines Leiters Rechnungswesen.

Hinzu kommt, dass die Betriebsprüfung neu ausgerichtet wird. Man betrachtet in der Finanzverwaltung die überlassenen Datenträger als Datenmaterial, das in eine Master-DB eingespeist wird (werden darf?). Nach einigen (wenigen) Jahren - eigentlich reicht schon der heutige Bestand - ist es möglich, aus dem daraus zu ziehenden Kontrollmaterial Umsätze und Kosten von KMU zu verifizieren oder zu falsifizieren. Die Erstellung von Kontrollmaterial geht jetzt schon automatisch und läuft unbemerkt von Unternehmen und Steuerberatern im Hintergrund ab. Ich durfte dieses Werkzeug kürzlich am Rande einer Veranstaltung bewundern.

Des Weiteren bildet man Risiko-Cluster, ein Verfahren, das in der Wirtschaftsprüfung schon lange geübte Praxis ist. Aber gegenüber den Wirtschaftsprüfern sind die Unternehmen ja auch auskunftsfreundlicher als gegenüber den Betriebsprüfern. Es werden also aus unterschiedlichen Quellen Risikofaktoren gebildet und daraus Prüfungsanlässe erzeugt. Sehr schön nachzulesen in dem Buch "Digitale Datenanalyse, interne Revision und Wirtschaftsprüfung" aus dem Erich Schmidt Verlag, herausgegeben vom Deggendorfer Forum zur digitalen Datenanalyse. Die Finanzminister erhoffen sich hieraus eine deutliche Effizienzsteigerung der steuerlichen Betriebsprüfung. Da die Risiko-Analyse ausschließlich datengestützt abläuft und so Zustände wie "unpünktliche Erklärungsabgabe", "innerer Betriebsvergleich - Zeitreihenvergleich", "äußerer Betriebsvergleich - Branchenvergleich", "Branchenüblichkeit des Geschäftsmodells" etc. abgefragt werden, kommt die Betriebsprüfung sicher ins Stocken, wenn sie jetzt nach diesem BFH-Urteil verfahren muss. Da wird vermutlich ein Nichtanwendungs-Erlass kommen.

Wir werden ja sehen, wie die Sache weitergeht. Fürs erste sollte der Mandant entscheiden, wie er will, dass verfahren wird. Und verfahren werden sollte unbedingt so, dass Datensparsamkeit eingehalten wird.

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