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Prüfungsmakros – Ein Erfahrungsbericht

Von Stefan Groß, Martin Lamm und Alexander Georgius

Stefan Groß

Stefan Groß, Steuerberater und Certified Informations Systems Auditor (CISA) ist Partner von Peters Schönberger & Partner GbR, einer renommierten Kanzlei von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten in München. Er beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit den steuerrechtlichen und verfahrenstechnischen Umfeld der elektronischen Steuerprüfung.

Martin Lamm

Martin Lamm, Dipl.-Oec., Dipl.-Inform.(FH) ist Steuerberater bei Peters Schönberger & Partner in München. Zu seinen Schwerpunktthemen gehören IT-Systemprüfungen nach PS 330, GDPdU-Projekte, Datenanalysen, Erstellung/Prüfung von Verfahrensdokumentationen, Migrationsprüfungen, IT Due Diligence, IT Forensics und IT Compliance.

Alexander Georgius

Alexander Georgius ist  Steuerberater bei Peters Schönberger & Partner GbR. Er beschäftigt sich insbesondere mit der Schnittstelle zwischen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und IT.

Wirtschaftsprüfung ist heute ohne den Einsatz von EDV nicht mehr vorstellbar. Dabei wird der Computer jedoch weniger als Prüfungswerkzeug als vielmehr zur Erstellung der Dokumentation oder des Prüfungsberichtes verwendet. Im Rahmen der eigentlichen Prüfungshandlungen herrscht nahezu unverändert die Situation vor, dass der Wirtschaftsprüfer Berge von Papier und Listen durchforsten muss, um Auffälligkeiten auf die Spur zu kommen oder Plausibilitäten zu belegen. Hinzu kommt, dass die Daten, die im Rahmen einer Jahresabschlussprüfung von Relevanz sind, heutzutage in diversen Vor- und Nebensystemen erzeugt werden. Der Wirtschaftsprüfer wird dann häufig mit einer Fülle von Ausdrucken konfrontiert und ist mehr oder weniger auf Stichproben angewiesen, um den Wahrheitsgehalt des Zahlenwerks zu überprüfen. Tabellenkalkulationsprogramme, wie insbesondere Excel, sind meist das einzige Mittel im Kampf gegen die Kombination aus dem hohen Datenaufkommen und der knapp bemessenen Prüfungszeit. Doch selbst wenn der Prüfer den Umgang mit einer entsprechenden Software beherrscht, führen die Komplexität der vorhandenen Datenstrukturen und die Masse an Daten häufig dazu, dass gewünschte Auswertungen nicht oder nur mit einem unverhältnismäßig hohen Prüfungsaufwand zu erzielen sind. Darüber hinaus ist eine (versehentliche) Änderung der einmal importierten Daten nicht ausgeschlossen und die einzelnen Schritte der durchgeführten Prüfungshandlungen können im Nachhinein bei vielen Softwarelösungen nicht mehr nachvollzogen werden.  

Hilfe bieten in diesen Fällen spezielle Prüfungsprogramme, die für den Umgang mit Massendaten konzipiert sind und bereits vordefinierte Auswertungsmöglichkeiten standardmäßig vorhalten. Zu dieser Gattung gehören Programme wie IDEA oder ACL, die Prüfroutinen wie Lücken-, Mehrfachbelegungs- oder Altersstrukturanalysen enthalten und damit Auffälligkeiten in Massendaten schnell ans Tageslicht bringen. Will man jedoch Prüfungshandlungen abbilden, wie sie für die Wirtschaftsprüfung typisch sind, so ist zumeist das Aneinanderreihen diverser Prüfungsschritte und Analysen erforderlich. Daher war diese Art der Prüfung bislang meist ausschließlich Spezialisten vorbehalten, die im Umgang mit der entsprechenden Software eigens geschult waren. Der zunehmende Anstieg der Masse an Unternehmensdaten verbunden mit dem Erfordernis, diese Daten auch medienbruchfrei EDV-gestützt zu prüfen, erfordert jedoch Prüfwerkzeuge, die kanzleiübergreifend eingesetzt werden können. Dabei muss zugleich der Schulungs- und Pflegeaufwand überschaubar bleiben.  

Die Lösung: Spezielle, an Massendaten ausgerichtete Prüfungsmakros. Prüfungsmakros sind vereinfacht dargestellt kleine Computerprogramme, die große Datenbestände, die aus dem ERP-System des Unternehmens stammen, auf vielfältige Art und Weise analysieren können. In einem Makro lassen sich Analyseschritte festlegen, die anschließend immer wieder aufs Neue auf unterschiedliche Datenbestände angewendet werden können. Dabei muss das Makro an sich nur einmal erstellt werden. Als Ergebnis liefern makrounterstützte Prüfungshandlungen entweder bereits ein abgeschlossenes Prüfungsergebnis oder sie schaffen über entsprechende Fehler- bzw. Hinweislisten die Grundlage für konkrete, manuelle Prüfungshandlungen. Will man diese elektronischen Ablaufpläne schließlich kanzleiübergreifend einsetzen, so bedarf es hierzu einer intuitiv zu handhabenden technischen Plattform, welche die Prüfungsmakros aufnimmt und für die Durchführung bereitstellt.  

Die PSP Peters Schönberger GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat als Entwicklungsplattform für Prüfungsmakros eine spezifische Entwicklungsumgebung eingesetzt und eine Vielzahl entsprechender Prüfungsmakros entwickelt. Eine makrounterstützte Prüfung bei PSP läuft vereinfacht  wie folgt ab:

Das zu prüfende Unternehmen liefert die angeforderten Daten, beispielsweise das Buchungsjournal des Prüfungszeitraumes und des darauf folgenden Zeitraumes bis zum aktuellen Prüfungstag. Für die Bereitstellung nutzt das Unternehmen die Exportschnittstelle seines ERP-Systems und schreibt die Daten auf eine CD. In vielen Systemen bietet sich hierfür auch der Export über die sog. „GDPdU-Schnittstelle“ an, welche dem im Rahmen des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung empfohlenen Beschreibungsstandard folgt. Nach dem Einlesen der Daten in den Prüfer-PC und einer eventuellen Datenaufbereitung lassen sich verschiedene Makros auf diese Daten anwenden: Den Prüfern bei PSP steht z. B. das Makro „Gegenkontoanalyse“ zur Verfügung. Hierbei werden alle bebuchten Gegenkonten eines zuvor eingegebenen Kontenbereichs analysiert und die Anzahl der Buchungen auf diesen Konten ausgegeben. Falsch bebuchte Konten können damit leicht identifiziert und hinterfragt werden. Ein weiteres Makro listet automatisiert alle Buchungen auf, die kurz vor dem Bilanzstichtag getätigt und kurz nach dem Bilanzstichtag wieder rückgängig gemacht wurden. Entsprechende Auffälligkeiten werden damit transparent und wecken unmittelbar das Interesse des Prüfers. Wählt der Prüfer das Makro „Cut-Off-Prüfung“, so wird er in die Lage versetzt, eine große Anzahl von Daten durch vielfältige Einschränkungsmöglichkeiten zu verdichten und erhält in diesem Fall eine Zusammenstellung der Buchungen, die wenige Tage vor und nach dem Bilanzstichtag erfolgt sind. Dabei lassen sich die Suchkriterien über diverse Filterfunktionen in Abhängigkeit vom Einzelfall feinjustieren.

Zwar liegt die Prüfung auf Knopfdruck noch in weiter Ferne, aber Prüfungsmakros werden zweifelsohne dazu beitragen, die Wirtschaftsprüfung effizienter zu gestalten. Das langwierige Suchen wird so zu einem schnellen Finden. Richtig programmiert verstehen die Makros jede Art von maschinenlesbaren strukturierten Daten, können beliebig erweitert werden und passen sich den individuellen Datenstrukturen eines Unternehmens an. Dabei ist neben der technischen Entwicklung und Bereitstellung stets ein besonderes Augenmerk auf die inhaltliche Ausgestaltung zu legen. Hier ist der Sachverstand des Wirtschaftsprüfers gefragt, entsprechend sinnvolle Prüfungsschritte aus seinem Erfahrungsschatz abzuleiten.

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