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Digitale Betriebsprüfung im Ausland

Ein Zwischenbericht am Beispiel von SAP

Von Bernd Nowack

21.04.2010

Bernd Nowack

Bernd Nowack 
Bernd Nowack ist selbstständiger SAP Berater (www.bn-c.de) mit dem Schwerpunkt internationaler SAP Beratung in den Themen Rechnungswesen, digitale Steuerprüfung sowie Archivierung in SAP.

Der Zwischenbericht zeigt auf, welche Problemstellungen zur Zeit in internationalen SAP Projekten zur digitalen Betriebsprüfung bekannt sind und gibt Hinweise auf Best-Practices und Trends. Unternehmensorganisatorische Hürden werden aufgezeigt, Länder mit Datenträgerüberlassung für Steuerprüfungen am Beispiel SAP Standard erörtert sowie auf das Dateiformat SAF-T eingegangen.

Einführung

Nie zuvor rückte die Welt so schnell enger zusammen als in den letzten Jahren. Globalisierung ist längst kein Trend mehr, sondern alltägliche Realität. Dies spiegelt sich insbesondere in der IT Welt global agierender Unternehmen wider. Systemlandschaften und Aufgaben werden zentralisiert oder sogar an Dienstleister ausgelagert.

Außerdem strömen permanent neue und komplexere gesetzliche Anforderungen auf die Unternehmen ein, welche, anders als früher, in größerem Maße von den IT Abteilungen mit gelöst werden müssen.

Diese nicht zu unterschätzende Komplexität besteht darin, für die entsprechenden Länder Funktionen, Prozesse und Ressourcen bereitzustellen, welche die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Dieser Zwischenbericht zeigt auf, welche Problemstellungen zur Zeit in internationalen SAP® Projekten zur digitalen Betriebsprüfung bekannt sind und gibt Hinweise auf Best-Practices und Trends.

Unternehmensorganisatorische Hürden

Egal, ob im In- oder Ausland:Kommunikation ist das A und O für eine optimale Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen!

Natürlich ist obiger Satz eine Plattitüde, die jedem klar ist. Nur, im internationalen Umfeld ergeben sich zusätzliche Probleme: Sprachbarrieren, kulturelle Eigenheiten, Zeitverschiebung und auch ein anderes Verständnis, wie man gesetzliche Bestimmungen handhabt bzw. entsprechende Lösungen implementiert. Daher ist eine gute länderübergreifende Verständigung unerlässlich.

Die Basis hierfür ist eine klare Kommunikation zwischen den Fachabteilungen: Die IT muss die jeweilige landesspezifische Anforderung verstehen und der jeweilige Länderverantwortliche die Konzern- und IT-Strukturen verinnerlicht haben. So können seine Probleme gezielt gelöst werden, ohne dass andere Themen zu kurz kommen. Ist das gegenseitige Verständnis nicht gegeben, landet man schnell in einer "Eskalationsfalle". Fachabteilungen formulieren ihre Anforderungen an die IT zu spät, so dass sich Prioritäten verändern und andere Tätigkeiten verschieben, mit der Folge des unschönen Nebeneffektes, dass hierfür oftmals das Topmanagement bemüht werden muss, um die Anforderungen der Fachabteilungen termingerecht realisiert zu bekommen.

In der Praxis passiert es bisweilen, dass im Konzern verankerte IT Supportprozesse, die bestimmte Betreuungstrukturen und -zeiten vorsehen, geändert oder sogar außer Kraft gesetzt werden müssen, um die Daten bzw. Systemzugriffe für eine Betriebsprüfung bereitzustellen. Geschieht dies nicht, kann es bei der Prüfung vor Ort ernsthafte Probleme geben, da solche Supportprozesse in Ihrer Ausführung zu lange dauern können. Folglich werden Daten bzw. Lösungen nicht rechtzeitig am Prüfungsort bereitgestellt.

Existiert in Deutschland noch eine Mindestfrist für eine Prüfungsanordnung, sieht dies international ganz anders aus. So kommt es z. B. in manchen EU-Ländern vor, dass unangekündigt geprüft wird. Zum Teil geschieht dies zusätzlich mit vehementen Maßnahmen wie Verriegelung des Gebäudes und dem Einsatz bewaffneter Sonderpolizeieinheiten. Dies stellt gerade große Firmenorganisationen, bei denen die IT Abteilung zentral im Konzern verankert bzw. die IT Betreuung an einen Dienstleister ausgelagert ist, vor echte Herausforderungen.

An dieser Stelle ist es ratsam, innerhalb der Konzernmutter sowohl einen zentralen IT Manager als auch in den jeweiligen zentralen Fachabteilungen (z. B. Personal-, Steuerabteilung, Rechnungswesen) einen Manager mit Sondervollmachten zu benennen, um hier für alle Länder unmittelbare zentrale Ansprechpartner zu haben, die aufkommende Hindernisse sofort beseitigen können. Dies hilft zuvor genannten Firmen, längere Verzögerungen bei der Umsetzung der Prüfung abzuwenden und den Ländern die nötige Aufmerksamkeit entgegenzubringen, damit diese eine reibungslose Abwicklung der Betriebsprüfung sicherstellen können, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden.

Länder mit Datenträgerüberlassung für Steuerprüfungen am Beispiel SAP® Standard

Für folgende Länder gibt es konkrete Lösungen in SAP:

USA und Deutschland besitzen jeweils einen eigenen SAP Datenkatalog, der in der Datenextraktionsanwendung SAP DART ( Data Retention Tool) verankert ist.

Portugal und Polen haben zusätzliche Programme bzw. Erweiterungen zu SAP DART, die es ermöglichen, gesetzlich geforderte Felder bereitzustellen und die Daten in anderen Dateiformaten abzuspeichern. Hierbei ist es erforderlich, dass all diese länderspezifischen Lösungen aufeinander abgestimmt werden müssen, da es in jedem System bzw. Unternehmen unterschiedliche Ausprägungen geben kann.

Da der deutsche SAP DART Katalog bereits die wichtigsten steuerrelevanten Kernbereiche des SAP ERP Systems abdeckt, profitieren einige Länder von dieser Lösung, weil deren Anforderungen meist weniger komplex sind als in Deutschland sind. Darunter befinden sich Länder wie die Schweiz oder die Niederlande.

Österreich zählt zur Zeit auch noch dazu, allerdings wurden hier zum März 2009 die Anforderungen hinsichtlich der Datenträgerüberlassung geändert (siehe auch Bundesabgabenordnung §131 und §132) und es bleibt abzuwarten, wann das neue Format von einer Kann- zu einer Mussbestimmung wird und die SAP eine Lösung bereitstellen wird.

Frankreich kann zwar den deutschen SAP DART Datenkatalog größtenteils nutzen. Für eine Extraktion eines französischen Buchungskreises sollte der deutsche SAP® Datenkatalog allerdings um weitere Standardfelder ergänzt werden. Zudem darf man auch die Länder nicht außer Acht lassen, die keine explizite Datenträgerüberlassung in ihren Gesetzestexten formuliert haben, deren Prüfer aber grundsätzlich das Recht haben, sämtliche Unternehmensdaten zu erhalten und auszuwerten, um eine Betriebsprüfung nach den landesüblichen Gegebenheiten durchzuführen sowie ggfs. Steuerstraftatbestände zu ermitteln und zu verfolgen.

Gerade in diesen Ländern ist eine genaue Abstimmung mit den jeweiligen Landesgesellschaften zwingend!

Über Europa hinaus bestehen auch Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung in Kanada, Brasilien oder Australien. 

In Australien gibt es zwar ein Gesetz zur digitalen Betriebsprüfung, aber es sind noch keine Anfragen von Unternehmen nach Lösungen im SAP® aufgekommen.

Aus dem asiatischen Raum ist bislang noch gar nichts zu der Thematik bekannt.

Das Dateiformat SAF-T

2005 machte die "Organisation for Economic CO-Operation and Development", kurz OECD genannt, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung des Dateiformates zur digitalen Steuerprüfung, dem Standard Audit File-Tax Format, kurz SAF-T.

Dieses Format basiert, wie viele andere neue Formate, auf XML (Extensible Markup Language). Es hat den großen Vorteil, strukturierte Datensätze maschinenlesbar, plattform- und implementationsunabhängig weiterzureichen.

Der Nachteil dieses Formates im Verhältnis zu flachen, einfachen, ASCII basierenden Dateiformaten (ASCII = American Standard Code for Information Interchange) besteht darin, dass der Speicherbedarf auch bei einfachen Daten um ein vielfaches erhöht wird. So kann es bei großen Datenvolumen zu Problemen kommen, die Daten aus dem System zu generieren und auf einem Datenträger bereitzustellen. Außerdem können dem Prüfer dadurch nur noch immer kleiner werdende Datenausschnitte zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich hat gerade auch der Prüfer ein Problem mit den Datenvolumen, da dieser in der Regel nur begrenzte Hardware zur Prüfung der Dateien einsetzen kann.

Auch wenn das Format aufgrund des Speicherverbrauchs große Schwächen aufweist, hat es andererseits für die Unternehmen den erheblichen Vorteil, dass alle Felder eindeutig definiert sind und so die Interpretation über die bereitzustellenden steuerrelevanten Daten, wie in Deutschland, wegfällt. Somit haben Unternehmen in der Umsetzung und Ausführung  eine vom Gesetzgeber klar beschriebene kostengünstige Datenträgerüberlassung.

Bei der Einführung des SAF-T Formates war Portugal Vorreiter und hat den Vorschlag der OECD mit ein paar Ergänzungen lokalisiert. Österreich hat das Format sogar um einige eigene Sachverhalte, z. B. Felder der Anlagenbuchhaltung, erweitert. Andere Länder, wie Spanien, denken ebenfalls über ein abgewandeltes lokales SAF-T Format nach.

Dennoch gibt es weiterhin den gegenläufigen Trend zu flachen einfachen Dateiformaten in Ländern wie USA, Schweiz, Niederlanden, Frankreich, Polen und ein paar anderen EU-Ländern.

Fazit

Man darf gespannt sein, wie es mit der digitalen Betriebsprüfung im internationalen Umfeld weitergeht. Sicherlich ist man hier noch am Anfang. Dies gilt nicht nur für die Unternehmen, die den gesetzlichen Anforderungen nachkommen müssen, sondern auch für die Gesetzgeber, welche die Komplexität und die damit verbundenen Kosten ihrer Anforderungen unterschätzen. Hinzu kommt, dass jedes Land sein "eigenes" Süppchen kocht und in absehbarer Zeit keine wirklichen Standardisierungen zu erwarten sind, auch wenn es den OECD Vorschlag gibt. Selbst innerhalb der EU bleibt dies, aus meiner Einschätzung, ein Wunschtraum, weil das Wort "Steuern" nicht nur rational besetzt ist, sondern hierbei oftmals auch kulturelle Eigenheiten des jeweiligen Landes zum Vorschein kommen, die schwerlich zu vereinheitlichen sind. Dies gilt sowohl für die jeweilige Steuer als auch für die Steuerprüfung. Deutschland stellt hier keine Ausnahme dar.

Für die Unternehmen gilt als beste Vorbereitung auf die globalen Anforderungen, bei sich selber anzufangen: 

  • Klare Verantwortlichkeiten und Prozesse festlegen, z. B. Manager mit Sondervollmachten.
  • Mitarbeiter in der IT und den Fachabteilungen ausreichend schulen.
  • Gute Kommunikationsprozesse zwischen den Abteilungen und Konzern/Landesgesellschaften aufbauen, z. B. interdisziplinäre Workshops, um die gegenseitigen Probleme besser zu verstehen.
  • Bereits bekannte Lösungen in den Systemen implementieren und mit den Fachabteilungen zentral/lokal auf Basis der gesetzlichen Anforderungen abgleichen.

Hinzu kommt, dass man als Unternehmen seinen Mitarbeitern sowohl in der Konzernzentrale als auch in der Landesgesellschaft die Möglichkeit geben sollte, in verschiedenen Organisationen bzw. Verbänden Netzwerke aufzubauen. Letztlich ist dieser Erfahrungsaustausch untereinander am fruchtbarsten, um den zukünftigen Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung souverän zu begegnen.

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