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Newsletter Ausgabe 3-2011 vom
18. März 2011

Inhalt:

MAGAZIN


MESSE

Editorial: Vermerke – Referenzen – Mausklicks

 

Immer wieder sind wir mit Fragen und Problemen konfrontiert, die der Übergang von der papierbasierten zur elektronischen Geschäftswelt aufwirft. Der Umgang mit Kontierungsvermerken beispielsweise, mit dem sich zwei der nachfolgenden Beiträge beschäftigen.

Die Papierwelt ist uns so vertraut, dass uns vielfach nicht bewusst ist, warum wir etwas tun. Weil dies so explizit gefordert ist? Oder weil es sich gegenüber alternativen Möglichkeiten als „best practice“ herausgestellt hat, eine Anforderung zu erfüllen?

Was sind die Anforderungen im Zusammenhang mit Kontierungsvermerken? Die Anforderungen sind, dass eine Buchführung progressiv und retrograd prüfbar sein muss. Die physisch anschaulichste Erfüllung der Anforderungen in der Papierwelt wäre, wenn ein Faden am einen Ende an den Beleg und am anderen Ende an das Kontenblatt mit seiner Verbuchung geknüpft wird. Dem Faden lässt sich in beide Richtungen folgen, retrograd und progressiv. Diese logisch korrekte Lösung stößt in der Handhabung allerdings schnell an ihre Grenzen. Da liegt die Idee nahe, unsichtbare Fäden zu spinnen. Hier hat sich als „best pracice“ der auf dem Beleg aufgebrachte Kontierungsvermerk etabliert. Er ist nichts anderes als eine Referenz ins Buchführungssystem, der progressiv gefolgt werden kann. Und retrograd? Da finden sich auf dem Kontenblatt Informationen, die eindeutig ins Belegablagesystem verweisen.

Abstrakter betrachtet handelt es sich bei der Kontierung eines Belegs darum, die Beleginformation um eine Referenzinformation zu ergänzen und beides zusammen aufzubewahren.

Gehen wir in die elektronische Welt, dann muss dort dasselbe geleistet werden. Die technische Umsetzung sieht da allerdings ganz anders aus. Das „best practice“ ist aber auch hier klar: mit einem Mausklick vom Beleg ins Konto und vom Konto zum Beleg.

Von dieser Ideallösung, auf die es zukünftig hinauslaufen wird, sind wir oft noch entfernt und befinden uns in einer papier-elektronischen Zwischenwelt. Viele Szenarien sind hier denkbar. Jede Lösung, die einen Beleg mit einer Referenz in die Buchführung wie auch immer verbindet, erfüllt die Anforderung nach einer progressiven Prüfbarkeit der Buchführung.

Ob die Finanzverwaltung diese einfache Logik auch immer so sieht?

Ihr Gerhard Schmidt

Lösungen: Serie "Steuersicher archivieren" - Scannen von Papierdokumenten (Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller)

Seit vor über 25 Jahren die ersten elektronischen Archivsystem in Deutschland installiert wurden, war und ist eines der Haupteinsatzgebiete derartiger Systeme die ordnungsmäßige Aufbewahrung gescannter Papierdokumente. Der Gesetzgeber macht keine Vorgaben zur Scannerauswahl. Der Anwender darf von den am Markt verfügbaren Scannern diejenigen auswählen, die seinen fachlichen, funktionalen, technischen und natürlich betriebswirtschaftlichen Anforderungen erfüllen - solange die geforderter Ordnungsmäßigkeit sichergestellt ist. Wie lässt sich die Ordnungsmäßigkeit erfüllen? Was ist bei der Vernichtung von Originalen zu beachten? Was, wenn ein Außenprüfer auf gescannte Dokumente zugreifen will?

Prüfungspraxis: Ordnungsmäßigkeit digital geführter Erlösaufzeichnungen (Willi Härtl und Susanne Schieder)

Im zweiten Teil der dreiteiligen Serie beschäftigen sich die Autoren mit digitalen Erlöserfassungssystemen und den Anforderungen der AO für die Ordnungsmäßigkeit. Im Einzelnen: mit der Bedeutung der GoBS, mit der Anwendung der GDPdU, mit der Klassifizierung von elektronischen Registrierkassen (ECRs) in ECRs ohne elektronisches Journal mit Papier-Journalrolle, in ECRs mit elektronischem Journal und in ECRs als PC-Kassensysteme und andere PC-gestützte Erlöserfassungssysteme, sowie mit betrieblichen Aspekten zum Einsatz von ECRs. Zum Schluss werden die zwei relevanten BMF-Schreiben beleuchtet,  das vom 9.1.1996 zu Erleichterungen bei Einsatz von ECRs und das vom 26.11.2010 zur digitalen Aufbewahrung von Unterlagen bei Bargeschäften.

Management: Die neue E-Bilanz - sind Sie wirklich vorbereitet? (Magdalena Kruczynski und Christof Kurz)

Für Unternehmen ist eine frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema E-Bilanz unerlässlich, denn die Regelung geht weit über den Ersatz papierbasierter Verfahrensabläufe hinaus. Die Auswirkungen auf das betriebliche Rechnungswesen müssen frühzeitig bedacht werden. Nach dem derzeitigen Stand müssen die bestehenden Standard-Kontenrahmen um mehr als 150 Konten erweitert werden. Die Änderungen des Kontenrahmens führen zwangsläufig zu einer Änderung des Buchungsverhaltens. Der Anpassungsbedarf betrifft jedoch nicht nur das betriebliche Finanz- und Rechnungswesen selbst, sondern auch alle mit dem Rechnungswesen kommunizierenden Systeme, die Buchungsinformationen für die Finanzbuchhaltung generieren und ggf. automatisch zur Verfügung stellen.

Praxisbeispiele: Ordnungsmäßigkeit der Buchführung trotz fehlenden Kontierungsvermerks

In Zeiten zunehmender Digitalisierung ergeben sich in der Praxis immer häufiger Fragen, wie die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sichergestellt werden kann. Beispielsweise hinsichtlich Kontierungsvermerken. Im klassischen Fall eines Papierbeleges werden sie direkt auf diesem angebracht. Was aber bei elektronischen Belegen? Hier verweist der Deutsche Steuerberaterverband auf ein Urteil des Landgerichts Münster als Argumentationshilfe.

(IT-)Management: Whitepaper "E-Mail-Management in Unternehmen" des VOI

Das VOI-Whitepaper erläutert auf 32 Seiten, wie Unternehmen E-Mail-Management in die bestehende IT-Infrastruktur eingliedern können. Eine unternehmensweite Strategie für E-Mail-Management ermöglicht die Verknüpfung der in E-Mails enthaltenen Informationen mit anderen geschäftsrelevanten Informationen, steigert somit die Qualität der Prozesse und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und hilft Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Diskussion: Aktuelles aus der XING-Gruppe "Elektronische Steuerprüfung"

Pressespiegel / Linktipps: Aktuelle Berichterstattung anderer Medien

*Grüne wittern Steuerschlamperei bei schwarz-gelben Regierungen (SPIEGEL ONLINE)
* "Bayern wird zur Steueroase" (sueddeutsche.de)
* Neue Steuerfahnder-Einheit steht (WELT ONLINE)
* Traditionelle Vorschriften und die GDPdU (CHIP Online)
* Wie IT-Abteilungen Risk Management besser vorantreiben (IT-BUSINESS)
* Compliance vom deutschen Mittelstand unterschätzt (silicon.de)
* Steuerfahnder bringen nicht, was ihre Lobby verspricht (markt intern)
* So wird der Nutzen der IT sichtbar (COMPUTERWOCHE)

Veranstaltungen: Termine der nächsten Monate

* Webinar: Verfahrensdokumentation nach GoBS & GDPdU (Management Circle): 18.03. im Internet
* Praxisfälle ACL – Teil II (DATEV): 18.03. München, 22.03. Frankfurt, 23.03. Nürnberg, 24.03. Köln, 29.03. Stuttgart, 30.03. Hamburg, 07.06. Berlin, 09.06. Hamburg, 16.06. München, 20.06. Nürnberg, 21.06. Frankfurt, 22.06. Köln, 30.06. Stuttgart
* Einstieg in die digitale Datenanalyse (DATEV): 01.04. Berlin, 04.04. München, 08.04. Frankfurt, 13.04. Nürnberg, 14.04. Stuttgart, 15.04. Köln, 19.04. Hamburg
* Grundlagen der Analysesoftware ACL Version 9 – Teil I (DATEV): 06.05. Berlin, 09.05. Stuttgart, 10.05. München, 12.05. Hamburg, 16.05. Frankfurt, 24.05. Nürnberg, 26.05. Köln
* Verfahrensdokumentation nach GoBS & GDPdU (Management Circle): 09.05. Frankfurt, 06.06. Düsseldorf, 06.07. München
* Compliance Forum (DATAKONTEXT): 18.05. Köln
* 6. PraxisForum GDPdU (GISA): 15./16.06. Berlin

GISA: Das Praxisforum GDPdU der GISA geht bereits in die 6. Runde

Bereits zum 6. Mal bietet die GISA GmbH am 15. und 16. Juni 2011 in Berlin die Plattform für das PraxisForum GDPdU - Digitale Betriebsprüfung in der Praxis. In diesem Jahr widmen wir uns speziell dem hochaktuellen Thema E-Bilanz.

Audicon: Vorhang auf für die audiconale 2011

Die Fachkonferenz rund um Datenanalyse, Audit und Reporting findet in diesem Jahr erstmalig in Düsseldorf statt. Interessierte können sich bereits jetzt für die audiconale 2011 anmelden - und sich damit nicht nur einen der begehrten Plätze  für das Abendevent sichern, sondern auch vom Frühbucherrabatt profitieren.

DATEV: Online-Seminare der DATEV eG

Fachliche Weiterbildung ist eine wichtige Voraussetzung für nachhaltigen beruflichen Erfolg. Was aber tun, wenn der Terminkalender wenige freie Zeitfenster aufweist? Hier ist die Lösung: Nutzen Sie die Möglichkeit an Dialogseminaren online und Produktpräsentationen online direkt von Ihrem Arbeitsplatz in der Kanzlei aus teilzunehmen.

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