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Newsletter Ausgabe 07-2004 vom 09.07.2004

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Die Diskussion wird tiefgründiger
  • Problemerörterung: GoBS - Renovierungsbedarf? (Siegfried Mack)
  • Problemerörterung: Digitaler Zugriff der Finanzverwaltung auf Unternehmensdaten (Roger Odenthal)
  • Kommentar: Die Grenzen der digitalen Betriebsprüfung (Peter Eller)
  • Lösungen: Beschreibungsstandard – nicht nur zur Datenträgerüberlassung
  • IT-Management: Großes Interesse an Datenschutzproblematik
  • Literaturtipp: Digitale Signaturen in der Praxis
  • Veranstaltungen: Termine im Juli und August

MESSE

  • Neuer Aussteller: Rolf Falz Unternehmensberatung
  • SER: Studie: Unternehmen tappen bezüglich GDPdU noch im Dunkeln
  • HSP: GDPdU-Informationstage 2004 in Köln, Leipzig und München



Editorial: Die Diskussion wird tiefgründiger

Die elektronische Steuerprüfung ist eine Thematik mit besonderer Komplexität. Noch haben die Betroffenen und Beteiligten - also die Unternehmen und deren steuerliche Berater, die IT-Anbieter und die Finanzverwaltung - die Komplexität längst nicht im Griff. Die reflexartig ablehnenden Reaktionen der Betroffenen zu Beginn sind inzwischen einer differenzierteren Auseinandersetzung mit der facettenreichen Problematik gewichen, wie die Beiträge dieses Newsletters zeigen. So kritisiert Siegfried Mack, dass die GoBS in der vorliegenden Form für das normale Unternehmen nicht handhabbar sind - und macht konkrete Vorschläge für eine Neufassung. Denn: „Eine gesetzliche Vorschrift macht nur dann Sinn, wenn der Betroffene sie versteht und auf seine konkrete Situation anwenden kann." Roger Odenthal identifiziert Problembereiche, die er aus Erfahrungen bei der Anwendung der neuen Prüftechnik gewonnenen hat und kommt zu dem Schluss: „Die Bereitschaft, sich mit den konkreten Problemen sowohl der Betriebsprüfung, als auch der zu prüfenden Unternehmen auseinander zu setzen, konkrete Lösungsmöglichkeiten zu suchen sowie von Maximalpositionen abzurücken, dürfte hiernach wesentlich zu einer friktionsfreien Abwicklung der digitalen Außenprüfung beitragen." Peter Eller schließlich mahnt, neben den steuerrechtlichen und technischen Aspekten den rechtspolitischen nicht zu vergessen: „Es geht nicht darum, Archivierungs-, Dokumentenmanagement- und elektronische Aufbewahrungspflichten aufzublähen, sondern den Freiraum des Bürgers gegen übermäßige Eingriffe der Finanzverwaltung zu verteidigen." Drei unterschiedliche Perspektiven auf einen Themenkomplex, die sich letztlich wechselseitig ergänzen. Drei Beiträge, die den Leitlinien des „Forum Elektronische Steuerprüfung" folgen: tiefgründig - kritisch - konstruktiv.

Ihr Gerhard Schmidt



Diskussion: GoBS - Renovierungsbedarf? (Siegfried Mack)

Die seit 1995 geltenden GoBS, die Grundsätze ordnungsmäßiger dv-gestützter Buchführungssysteme, wurden faktisch nicht beachtet, d.h. von den Buchführungspflichtigen schlicht ignoriert. Der eher akademische Text sperrte sich förmlich gegen eine Umsetzung. Die umfassende Dokumentation des DV-Systemeinsatzes bleibt auf der Strecke. Seit dem 1. Jan. 2002 sind die GDPdU in Kraft und verlangen die Aufbewahrung originär digitaler Daten in maschinell auswertbarer Form - letztlich eine Verschärfung der Aufbewahrungspflichten, um Prüfbarkeit zu gewährleisten und den Geschäftsvorfall nachvollziehbar zu machen. Auf diesem Hintergrund diskutiert Siegfried Mack Probleme mit den GoBS und zielt auf deren Renovierung, um diese für den Buchführungspflichtigen anwendbar zu machen und die Datenerhebung nach den GDPdU zu unterstützen.

Problemerörterung: Digitaler Zugriff der Finanzverwaltung auf Unternehmensdaten (Roger Odenthal)

Roger Odenthal bewertet in seinem 12-seitigen Artikel die aus der Anwendung der neuen Prüfungstechniken resultierenden Erfahrungen und stellt hierauf gerichtete Problembereiche sowohl der Finanzverwaltung als auch der betroffenen Unternehmen dar. Im Einzelnen beschäftigt er sich mit den Problemen zurückliegende Prüfungszeiträume versus aktueller DV-Technik, Datenarchivierung, Datenmigration sowie Datenträgerüberlassung und Schnittstellen zur Prüfsoftware IDEA. Der Autor kommt zu dem Schluss, dass nach den ersten Erfahrungen mit den neuen Prüfverfahren sich zeigt, dass im Interesse aller beteiligter Stellen nun an den sich abzeichnenden Detailproblemen gearbeitet werden sollte. Dazu zählt er zeitnahe und schwerpunktorientierte Außenprüfungen, die Verbesserung derzeit eingesetzter Auslagerungs- und Archivierungssysteme, die Akzeptanz für sich ergebende Einschränkungen aus Systemmigrationen, wenn diese sachlich begründbar sind und verbindlichere Einlassungen zur Abgrenzung steuerrelevanter Daten im Einzelfall durch die Finanzverwaltung.

Kommentar: Die Grenzen der digitalen Betriebsprüfung (Peter Eller)

Peter Eller bedauert, dass in der Diskussion um die elektronische Steuerprüfung die früheren Verfechter der betrieblichen Freiheit vor übermäßigen Eingriffen der Finanzverwaltung inzwischen auf Tauchstation gegangen sind. Die Verlautbarungen der Finanzverwaltung unterstellen tendenziell jedem zu prüfenden Steuerpflichtigen Buchführungs- und Bilanzmanipulationen. Diese Vermutung ist nicht nur lebensfremd, sie ist auch durch keine gesetzliche Grundlage gestützt, konstatiert der Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht. Ziel muss es sein, die Vorschriften in der Abgabenordnung verfassungskonform einzuschränkend auszulegen und die sich aus der Prüfung ergebenden Belastungen für den Steuerbürger in einem zumutbaren Rahmen zu halten.

Lösungen: Beschreibungsstandard – nicht nur zur Datenträgerüberlassung

Durch den Einsatz des Beschreibungsstandards bei Lösungen zum (un)mittelbaren Datenzugriff erweitert sich dessen ursprünglicher Anwendungszweck. Der Beschreibungsstandard entwickelt sich damit vom Beschreibungsstandard für die spezielle Zugriffsart Datenträgerüberlassung zum generellen Beschreibungsstandard für steuerlich relevante Daten. Die erweiterte Nutzung des Beschreibungsstandards bedeutet für viele Unternehmen einen Schritt zu einer (rechts)sicheren und wirtschaftlichen GDPdU-Lösung für alle drei Zugriffsarten.

IT-Management: Großes Interesse an Datenschutzproblematik

Die Meldung „Schonfrist beim Datenschutz läuft ab" in der Mai-Ausgabe dieses Newsletters war der mit Abstand am meisten beachtete Beitrag, der bislang im „Forum Elektronische Steuerprüfung" erschienen ist. Dieses große Interesse an der Thematik veranlasst uns, auch weiterhin ausführlich darüber zu berichten. Bundesdatenschutzgesetz und Abgabenordnung stellen konträre Anforderungen an die Unternehmens-IT, die beide erfüllt sein müssen. Die AO fordert den externen Zugriff auf bestimmte Unternehmensdaten, das BDSG fordert dagegen den Schutz vor externem Zugriff auf bestimmte Unternehmensdaten. In einer GDPdU-Lösung müssen beide Anforderungen erfüllt sein. Wenn Sie sich über Datenschutz weiter informieren wollen, dann können Sie dies u.a. beim kürzlich gegründeten Verband Kanzlei-Datenschutzbeauftragter e.V. Ziel des Verbandes ist es, unter Anwendung der bestehenden Gesetze, unter Beachtung der gängigen Rechtsprechung und juristischen Kommentierungen zum Datenschutz, Kanzleien Hilfen für eine praktikable, angepasste, standardisierte, preiswerte und somit bezahlbare Datenschutzlösung anzubieten.

Literaturtipp: Digitale Signaturen in der Praxis

Elektronische Rechnungen berechtigen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie digital signiert sind. Zudem stellen die GDPdU hohe Anforderungen an ihre Aufbewahrung. Wer sich davon nicht abschrecken lässt und sich den Nutzen digital signierter Dokumente im Geschäftsleben erschließen will, der findet in dem 400-seitigen Buch „Digitale Signaturen in der Praxis" aus dem AWV-Verlag vielfältige Informationen. Herausgegeben wurde dieser Leitfaden zur Prozessoptimierung und Kostenreduktion in Unternehmen und Behörden von Judith Balfanz und Jan C.E. Wendenburg. Er enthält Fachbeiträge und Praxisbeispielen von: Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA), Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), Siemens, Océ, GFT Solutions, Saperion, Deloitte & Touche, T-Systems und vielen anderen.

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Veranstaltungen: Termine im Juli und August

Im Juli und August finden Veranstaltungen zu Themen der elektronischen Steuerprüfung statt in Köln und Leipzig. Veranstalter ist HSP.

Neuer Aussteller: Rolf Falz Unternehmensberatung

Die systemunabhängige Unternehmensberatung Rolf Falz aus Velbert unterstützt Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, interne Revisionen und operative Unternehmenseinheiten. Zu den Schwerpunkttätigkeiten gehören die EDV-Revision und Beratung, die EDV-Sicherheit, der Bereich Prüfsoftware mit den Produkten ACL und IDEA, der Datenschutz sowie das Seminarwesen. Mit im Angebot: Projektunterstützung bei der Umsetzung der Anforderungen der GDPdU in einer systemunabhängigen EDV- und Anwendungsumgebung z.B. durch einen GDPdU-Kurzcheck.

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SER: Studie: Unternehmen tappen bezüglich GDPdU noch im Dunkeln

Erst jeder dritte Finanzverantwortliche verfügt über ausreichende Kenntnisse zu den GDPdU-Anforderungen. Entsprechend selten bestehen bereits die erforderlichen technischen Voraussetzungen für digitale Steuerprüfungen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung der SER Solutions Deutschland GmbH unter 688 Firmen. Nach der Erhebung durch den größten unabhängigen deutschen Hersteller und Anbieter von Enterprise Content Management-Lösungen hat erst jedes achte Mittelstands- und Großunternehmen die Anforderungen für einen gesetzeskonformen Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung erfüllt. Noch seltener (9 Prozent) können die steuerrelevanten Daten nach dem vom Bundesfinanzministerium empfohlenen GDPdU-Beschreibungsstandard bereitgestellt werden. Tatsächlich besteht bei den Unternehmen eine weit verbreitete Unsicherheit, ob sie den GDPdU-Anforderungen Rechnung tragen können. So sind sich lediglich 39 Prozent der befragten Finanzverantwortlichen sicher, dass sie über den gesamten möglichen Prüfungszeitraum Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem zum Zeitpunkt der Erstellung gewährleisten können.

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HSP: GDPdU-Informationstage 2004 in Köln, Leipzig und München

Die HSP Handels-Software-Partner GmbH informiert mit dieser Veranstaltungsreihe über das Thema "Digitale Betriebsprüfung" und stellt dabei Opti.List vor, die universelle GDPdU-Lösung mit staatlichem Datenschutzsiegel. Referenten: Dipl.-Informatiker Erich Rohland, Geschäftsführer der HSP GmbH und Andreas Hagenkötter, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht. Termine: Köln, Donnerstag 15. Juli 2004, Leipzig, Donnerstag 12. August 2004, München, Donnerstag 16.September 2004. Jeweils von 10.00 Uhr bis 16.00 Uhr.

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