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Newsletter Ausgabe 01-2003 vom 17.02.2003

Inhalt:

  • Editorial: Warten, was passiert - eine riskante Einstellung
  • Checkliste: Sind Sie fit für den Datenzugriff der Finanzverwaltung?
  • Leitfaden: Handlungsbedarf für betroffene Unternehmen
  • Erfahrungsbericht: Elektronische Betriebsprüfung bei Knauber
  • Thema: Der Mittelstand - ein schwieriger IT-Patient
  • Marktübersicht: Dokumenten-Management-Systeme



Editorial: Warten, was passiert - eine riskante Einstellung

„Sind Sie fit für den Datenzugriff der Finanzverwaltung?" „Nein." Zu dieser Antwort werden wohl deutlich über 90% der deutschen Unternehmen kommen, wenn sie die hier vorgestellte Checkliste durcharbeiten. Insbesondere der Mittelstand ist, wie Sie lesen können, auch ohne GDPdU schon ein schwieriger IT-Patient. Kann es diesem - beim besten Willen - überhaupt gelingen, die Anforderungen insbesondere zum (un)mittelbaren Datenzugriff zu erfüllen? Ober schließt er sich zwangsläufig der breiten Mehrheit an - zu der auch die meisten Steuerberater gehören! - die sich sagt: Warten wir erst einmal ab, was bei der elektronischen Steuerprüfung wirklich passiert. Dann können wir immer noch entsprechend reagieren. Diese Einstellung ist höchst riskant, denn dann ist es zu spät. Unternehmen, die jetzt eine GDPdU-konforme Lösung realisieren wollen, finden in dem Leitfaden einen Einstieg dazu. Dass eine solche Lösung nicht nur lästige Pflicht sein braucht, sondern auch ungeahnten Nutzen im Unternehmen entfalten kann, zeigt das Beispiel der Firma Knauber.

Ihr Gerhard Schmidt



Checkliste: Sind Sie fit für den Datenzugriff der Finanzverwaltung?

Beim Datenzugriff der Finanzverwaltung sind die GDPdU und GoBS für alle buchführungspflichtigen Unternehmer, Freiberufler und Selbständige von Bedeutung, die im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit Hard- und Software-Systeme einsetzen. In den meisten Unternehmen werden dabei digitale und nicht-digitale Dokumente erstellt und verarbeitet. Mit dieser Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie digitale Unterlagen in Ihrem Unternehmen haben, die nach GDPdU und GoBS behandelt werden müssen und ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen, die von den Finanzbehörden gefordert werden. Die Checkliste wurde von Ahrens & Behrent Agentur für Kommunikation GmbH unter fachlicher Mitwirkung von Bernhard Lindgens vom Bundesamt für Finanzen zusammengestellt.



Leitfaden: Handlungsbedarf für betroffene Unternehmen

Die GDPdU und die GoBS betreffen große wie kleine Unternehmen gleichermaßen, Selbständige und den kleineren Mittelstand. Für diese Unternehmen ist es entscheidend, einen Lösungsansatz für die digitale Archivierung zu haben, der eindeutig gesetzeskonform, einfach in der Handhabung und in Bezug auf die Preis-Leistungs-Relation optimal ist. Eine solche Lösung muss des weiteren den Steuerpflichtigen vor einem unbeabsichtigten Datenverlust bzw. einer Datenbeschädigung und Veränderung bei der Überlassung der steuerrelevanten Daten an den Steuerberater, oder den Betriebsprüfer schützen. Der Leitfaden zeigt die notwendige Schritte für den Steuerpflichtigen auf.



Erfahrungsbericht: Elektronische Betriebsprüfung bei Knauber

„Wenn an der elektronischen Betriebsprüfung schon kein Weg vorbeiführt, dann springen wir lieber schnell ins kalte Wasser." Mit dieser Einstellung, einem sehr kooperativen Ansatz sowie der Prüfsoftware IDEA machte die Firma Knauber bei der unlängst anstehende Betriebsprüfung nur gute Erfahrungen. Zwar handelte es sich noch um eine konventionelle, nicht auf der GDPdU basierende Betriebsprüfung, doch Knauber erkannte, dass sich aus der Erfüllung einer lästigen fiskalischen Pflicht ein ungeahnter Zusatznutzen für das Unternehmen entwickeln kann.



Thema: Der Mittelstand - ein schwieriger IT-Patient

Der Mittelstand (rund drei Millionen kleine und mittlere Unternehmen, die 99,3 Prozent der umsatzsteuerpflichtigen, von der GDPdUbetroffenen Unternehmen stellen) steckt in Finanznöten, wie offizielle Untersuchungen und eigene Einschätzungen der Mittelstandsbetriebe zeigen. Die Neigung, in Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) zu investieren, geht deshalb gegen Null. Doch das ist nur ein Problem, dem sich Firmen und Berater aus der IuK-Branche stellen müssen. Denn sie treffen auf ein unbekanntes Universum. Therapievorschläge und Heilmethoden beschreibt in einem jüngst erschienenen Beitrag die silicon.de GmbH, einer der größten Business-to-Business Informationsdienste für IT-Professionals und Business-Entscheider im deutschsprachigen Internet.



Marktübersicht: Dokumenten-Management-Systeme

Erstmals auf der CeBIT 2002 und in einer überarbeiteten Auflage zur DMS-Expo in Essen im September 2002 präsentiert wurde die "Marktübersicht Dokumenten Management Systeme (DMS)". Herausgeber und Initiator ist der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., der das Nachschlagewerk in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Darmstadt und der INFOSOFT herstellerneutrale Softwareberatung AG Hamburg erstellt hat. Das rund 250 Seiten umfassende Nachschlagewerk präsentiert IT-Lösungen von über 80 Anbietern. Es unterstützt Unternehmen, Organisationen und deren IT-Verantwortliche bei der Auswahl geeigneter Dokumenten Management Systeme.

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