28.03.2024
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Serie "Steuersicher archivieren" - Archivierung EDI und andere NachrichtendateienPraxistipps aus dem Buch "Steuersicher archivieren" (Gabler Verlag)Von Von Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller13.09.2011 EDI-Belege wie z.B. Rechnungen erfüllen unzweifelhaft die Definition der GDPdU als digital erstellte bzw. zugegangene aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Was gilt es bei EDI-Nachrichten für die elektronische Archivierung - im Unterschied zu gescannten Dokumenten oder intern erstellten PC-Dateien - zu beachten?
Zunehmend entstehen aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Datensätze oder Nachrichten, die zwischen zwei IT-Systemen ausgetauscht werden. Diese "Belege" sind von einem Menschen nicht mehr ohne Weiteres lesbar, weil ihre Struktur daraufhin entwickelt wurde, dass das Zielsystem eine Maschine und kein Mensch sein wird. Solche Nachrichten sind nach einer Syntax aufgebaut, die vom Quell- und Zielsystem verstanden werden muss. Ist dieses Verständnis vorhanden, kann eine vollautomatische Verarbeitung stattfinden. Solche Verfahren, die dem elektronischen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen dienen, werden allgemein als EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) bezeichnet. Zu berücksichtigende Aspekte
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