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Home  (IT-)Management Elektronische Personaldokumente

Rechtswirksamkeit und Beweisqualität elektronischer Personaldokumente

Eine Erwiderung auf die These der Papierdokumentation

Von Dr. Ivo Geis,

Erschienen in der Zeitschrift „LOHN + GEHALT“, Oktober 2007

In Veröffentlichungen der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände und des Arbeitgeberverbandes der Deutschen Immobilienwirtschaft wird der Rat gegeben, dass auch nach der Einführung der elektronischen Personalakte alle wichtigen Dokumente aufzubewahren sind. Hierdurch wird eine unternehmerische Chance vertan, die die elektronische Dokumentation bietet: die Vernichtung der Papiervorlagen. Doppelarchivierung kann nicht der Zweck elektronischer Archivierung und kostenbewussten unternehmerischen Handelns sein. Damit ist die Frage nach der rechtlichen Qualität der elektronischen Archivierung gestellt und der Möglichkeit auf die Papierdokumentation zu verzichten. Dies wird für die beiden Szenarien des Scannens von Papierdokumente (1) und die originären elektronischen Dokumente (2) untersucht. Das Ergebnis der Überlegung ist, dass die elektronische Archivierung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit die Vernichtung der Papiervorlagen bis auf Ausnahmefälle ermöglicht.

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