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AIIM Europe: In zwölf Schritten ECM-Projekte erfolgreich realisieren

Der internationale Anwender-Fachverband AIIM Europe - the ECM Association - hat jetzt eine Aufstellung mit zwölf Schritten zur erfolgreichen Realisierung von ECM-Projekten herausgegeben. Sie fasst die gesamte Projekterfahrung der Spezialisten zusammen zu einer handlichen Anleitung für Unternehmen, die eine ECM-Strategie einführen wollen. Unter den großen Eckpunkten Compliance, Informationsverfügbarkeit, Collaboration und Kostenreduktion finden Interessenten nützliche Erläuterungen und Hinweise, wie sie ihr Unternehmen zielsicher von den Vorteilen eines umfassenden Informationsmanagements profitieren lassen können. Das englischsprachige Dokument steht ab sofort unter aiim.org.uk kostenfrei zum Download bereit.

Ob Unternehmen eine Lösung dafür suchen, die zunehmend komplexen regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, oder einfach nur ihre Informationen effektiver verwalten und im Zugriff haben wollen: Richtige Planung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECM). Der internationale Anwender-Fachverband AIIM Europe - the ECM Association - hat jetzt einen exemplarischen Projektverlauf in zwölf Schritte unterteilt, die Unternehmen als Anleitung und Hilfe bei der Implementierung eines ECM dienen sollen.

"Wer sich an diese zwölf Schritte hält, hat nach unserer Auffassung gute Chancen für ein erfolgreiches ECM-Projekt. Auch wenn die Aufstellung zunächst wie eine einfache Schritt-für-Schritt Anleitung erscheint, so laufen doch einige der Punkte gleichzeitig ab: Schließlich vereint ein ECM-System eine komplexe Ansammlung von zusammenarbeitenden Technologien unter seinem Dach", erläutert Drs. Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe.

Als die vier "Nutzen-Eckpfeiler" von ECM hat die AIIM Europe die Themen Compliance, Verfügbarkeit, Collaboration und Kostenreduktion herausgearbeitet. In dem Maß, in dem Unternehmen mit ihrem ECM-Projekt voran kommen, sollte sich die Investition vorteilhaft bemerkbar machen - durch Reduzierung der täglichen Kosten, Verbesserung des Kundenservices und die Risikominimierung für Verstöße gegen Compliance-Richtlinien.

Neben der Bearbeitung rein technischer Aspekte wie Systemanforderungen und IT-Infrastrukturen geht es vor allem auch darum, das Projekt selbst richtig zu managen und zu kommunizieren. Dann lassen sich Risiken minimieren und maximale Wertschöpfung erzielen. Hierfür gibt der Zwölf Schritte-Katalog der AIIM Europe differenzierte Anleitungen.

Des weiteren liefert er Hinweise für die korrekte Bestandsaufnahme von Unternehmensinformationen, die Aufstellung von Klassifizierungsschemata und die Durchführung von Projekt-Piloten. Im letzten Schritt geht es zum Abschluss um Dinge, die nach einer erfolgten Einführung zu beachten sind, wie die Messung von Nutzenerfolgen oder die Aufstellung kontinuierlicher Schulungspläne.


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