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VOI aktualisiert Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung

08.05.2009

Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme hat die zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung aktualisiert. Sie definieren die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektronischen Archivlösung und stehen in engem Zusammenhang mit anderen Grundsätzen – wie den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB), den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Eine erste Version der zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung veröffentlichte der VOI bereits in den 90er Jahren. Sie bilden den allgemeinen Rahmen der Anforderungen, der für den Betrieb einer konkreten technische Archivierungs-Lösung zu interpretieren und zu detaillieren ist.

Die ebenfalls vom VOI herausgegebenen Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen (PK-DML) stellen dazu ergänzend einen übergreifenden Vorschlag für eine entsprechende Konkretisierung dar.

In der nun vorliegenden aktualisierten Fassung wurden die Merksätze präzisiert, thematisch ergänzt und kommentiert, so dass Anwender diese als Grundlage für die interne Umsetzung verwenden können. Hierbei ist dann noch – neben einer Detaillierung – die Ergänzung um weitere länder- bzw. branchenspezifische Regelungen erforderlich.

„Die zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung soll Unternehmen darin unterstützen, eine Archivumgebung zu implementieren, die den rechtlichen Regularien entsprechen“, fasst Thorsten Brand, Leiter des Competence Center Standards & Normen ECM des VOI zusammen. Dieses Competence Center des Verbandes war maßgeblich an der Aktualisierung der Merksätze beteiligt.

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