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Checkliste / Leitfaden

GoBS- und GDPdU-konforme Verfahrensdokumentation 

Die Checkliste wurde entwickelt von der Zöller & Partner GmbH.


Bernhard Zöller

Bernhard Zöller ist Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH in Sulzbach/Ts., einer unabhängigen Management- und Technologieberatung, fokussiert auf die Themen Enterprise Content Management, ERP- und SAP-Content Management, Archivierung, Elektronisches Dokumenten-Management/DMS, Collaboration und Process Management.

Nachfolgende geben wir die Einleitung zu der Checkliste wieder. Den Link zum Herunterladen der Checkliste finden Sie unten.


Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.

Warum eine Verfahrensdokumentation?

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS, 7.11.95).

Im Rahmen der Änderung der Abgabenordnung (AO) wurden am 16. Juli 2001 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" verabschiedet. Sie regeln die Archivierung selbsterstellter originär digitaler Dokumente und erweitern die Zugriffsregelungen auf Dokumente im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Die Verfahrensdokumentation dient im wesentlichen dazu, den Nachweis der Erfüllung dieser allgemein definierten Anforderungen zu erbringen.

Darüber hinaus dient die Verfahrensdokumentation aber auch dazu, sowohl dem Betreiber wie auch dem Hersteller die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems zu gewährleisten. Der Hersteller hat die Sicherheit, dass keinerlei Eingriffe in das System erfolgen, die nicht vom Betreiber dokumentiert werden. Der Betreiber hat die Sicherheit, dass alle Veränderungen durch den Hersteller dokumentiert werden müssen und diese gemeinsam durch Betreiber und Hersteller abgenommen werden.

Was ist der Inhalt einer Verfahrensdokumentation?

Die obige Zielsetzung bestimmt die Tiefe der Dokumentation. Es sind nur solche Punkte zu dokumentieren, die für die Nachvollziehbarkeit von organisatorischen oder technischen Prozessen erforderlich sind.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind in der GoBS nicht vorgeschrieben. Die bisher in der Fachliteratur vorhandenen unterschiedlichen Gliederungsstrukturen wurden vom Arbeitskreis „Regelwerk Verfahrensdokumentation" des TÜViT, Essen und des VOI e.V., Darmstadt standardisiert (Zöller und Partner ist in diesem Arbeitskreis vertreten).

Dieses definierte Regelwerk wurde als Gliederungsgrundlage und inhaltliche Basis für diese GoBS-Checkliste verwendet. Somit ist sichergestellt, dass sowohl den Anforderungen der GoBS als auch den Anforderungen des VOI e.V. und den Kriterien der Prüfliste des TÜViT entsprochen wird.

Gliederungsstruktur einer Verfahrensdokumentation

Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes

In diesem Abschnitt wird das allgemeine Verfahren aus fachlicher und technischer Sicht beschrieben. Es dient als allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes und des Zwecks, für den das DMS eingesetzt wird.

Beschreibung der sachlogischen Systemlösung

Beschreibung der Lösung enthält die fachliche Aufgabe aus dem Blickwinkel des Betreibers. Inhalt und Nutzung des DMS sind vor dem Hintergrund der rechtlichen Anforderungen dargestellt. Die Umsetzung der Prüfungsanforderungen der GDPdU wird beschrieben.

Technische Systemlösung und Migration

Dieses Kapitel beschreibt die Anforderungen an die Darstellung der technischen Systemlösung sowie an das Konzept zur Langzeitverfügbarkeit der Dokumente.

IT-Sicherheit

Beschreibung der Sicherstellung von einer vorliegenden Gesamtkonzeption, Datensicherheit und - integrität und Datenschutz.

Technischer Betrieb

Beschreibung aller notwendigen Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebes, Betriebsbedingungen /-voraussetzungen und Betriebsprozesse

Prozesse

In der Beschreibung jedes einzelnen Prozesses ist auf die Behandlung und Bearbeitung von Dokumenten innerhalb des DMS detailliert einzugehen.

Mitarbeiterqualifikation

Die Qualifikation der Mitarbeiter für einen ordnungsgemäßen Betrieb wird in diesem Abschnitt nachgewiesen.

Test

Alle Systemabnahmen sind durch Tests und Freigabeprozesse nachgewiesen.

Wartung

Beschreibungen der durchzuführenden Prüfungs- und präventiver Wartungsmaßnahmen.

Diese Grundgliederungsstruktur sollte bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation in jedem Fall eingehalten werden, damit Dritte den Aufbau und die Inhalte schnell nachvollziehen können.

Vorgehensweise bei der Erstellung

Die hier vorliegende standardisierte Gliederung hat sich in mehreren Projekten bereits bewährt und beinhaltet alle zu dokumentierenden Punkte. Aufbauend auf dieser Gliederung werden die erforderlichen Informationen schnell und vollständig abgefragt. Die Dokumentation kann durch Ersetzung der entsprechenden Abschnitte erfolgen.

Zöller & Partner ist ständiges Mitglied im Arbeitskreis zur Zertifizierung von Archivsystemen des TÜViT und des VOI e.V. Somit ist sichergestellt, dass diese Checkliste immer dem aktuellen Stand der Anforderungen entspricht.

Herunterladen der Checkliste

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