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IDEA und seine Grenzen

Von Stefan Groß und Dr. Ulrich Kampffmeyer


Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, einer unabhängigen Unternehmens-, Management-, Organisations-, Technologie- und Projektberatungsgesellschaft im Spezialgebiet Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies).

Stefan Groß

Stefan Groß, Steuerberater und Certified Informations Systems Auditor (CISA) ist Partner von Peters Schönberger & Partner GbR, einer renommierten Kanzlei von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten in München. Er beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit dem steuerrechtlichen und verfahrenstechnischen Umfeld der elektronischen Steuerprüfung.

Während die Abgabenordnung keine Aussage über die Ausgestaltung und den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten für archivierte Datenbestände beinhalten, fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005) quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmöglichkeiten, die jenen des Produktivsystems entsprechen. Wie von den Autoren bereits festgestellt kann das zunächst unscharfe Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten nur unternehmensspezifisch mit Leben erfüllt werden. Dabei sind grundsätzlich zwei Dimensionen in die Betrachtung einzubeziehen, die steuerrechtliche, sowie die IT-technische.

Aus steuerrechtlicher Sicht muss im Hinblick auf den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit darauf abgestellt werden, was aus technischen und finanziellen Gegebenheiten den Unternehmen abverlangt werden kann. Insoweit bietet sich als Mindest-Maßstab die Auswertbarkeit mit IDEA selbst an, vorausgesetzt, technische und finanzielle Restriktionen rechtfertigen diese Einschränkung. Auf der anderen Seite muss jedoch auch aus IT-technischer und datenbezogener Sichtweise ermittelt werden, inwieweit dieser Lösungsvorschlag überhaupt in Betracht zu ziehen ist. Auch wenn die Kombination von IDEA mit einem beliebigen Archiv eine denkbare Möglichkeit darstellt, so lehrt die GDPdU-Praxis auch, dass dieser Lösungsvorschlag mit zunehmender Komplexität der EDV-Strukturen sowie wachsender Datenmengen regelmäßig an seine Grenzen stößt. Wenn das Datenvolumen 2 GigaByte überschreitet, ist IDEA nur eingeschränkt einsetzbar. Daneben lassen sich gerade datenschutzrechtlich sensible Tabelleninformationen, welche vom Zugriff des Betriebsprüfers ausgenommen werden müssen, über eine reine IDEA-Lösung wenn überhaupt nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand ausgrenzen. Insoweit muss in solchen Fällen, in denen auch IT-technische Gründe den IDEA-Einsatz ausschließen, über Alternativen nachgedacht werden.

Die Auswertung über einen sogenannten "IDEA-Client", welcher letztlich über eine IDEA-Auswertungsfunktionalität verfügt, scheint sowohl vom Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, als auch im Hinblick auf IT-technische Restriktionen für all jene Unternehmen geeignet, welche eine übersichtliche EDV-Struktur mit einer begrenzten Anzahl an Daten und Verknüpfungen aufweisen. Um dem Kriterium der "quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten" jenseits der Mindestanforderung IDEA unternehmensspezifisch beizukommen, bietet sich der in der Fachliteratur bereits anerkannte Lösungsweg eines universellen, vom Produktiv- und Archivsystem unabhängigen, übergeordneten Auswertungsprogramms an. Dieser Lösungsansatz sieht eine Skalierbarkeit der geforderten Auswertungsmöglichkeiten vor und ist immer dann in Betracht zu ziehen, sobald die Komplexität der Datenstrukturen bzw. das zu prüfende Datenaufkommen IDEA an seine Grenzen stoßen lässt.

Bei beiden Ansätzen, Aufbereitung der Daten zur Auswertung mit IDEA sowie Nutzung eines unabhängigen, datenbankgestützten Auswertungsprogrammes wie z.B. audicon TAXMart ist die Frage der revisionssicheren Archivierung unabhängig zu klären. Hierfür können Standardarchivsysteme zum Einsatz kommen, die IDEA oder dem Auswertungsprogramm die entsprechenden Daten zur Verfügung stellen. Beide Ansätze sind nur praktikabel, wenn bereits im Vorwege die Vollständigkeit, Richtigkeit und Auswertbarkeit bei der Bereitstellung aus den Ursprungsanwendungen sichergestellt wurde.

Das Thema Auswertung steuerrelevanter Daten gewinnt inzwischen eine neue Dimension, die bei der Planung der Speicherung und späteren Auswertung berücksichtigt werden muss. Die Aufbewahrung von Daten ist kein deutsches sondern ein internationales Thema. Bedingt durch internationale Unternehmen und den elektronischen Handel, der über Internetportale an keinen Staat mehr gebunden agiert, sind internationale Regelungen erforderlich. Auf länderübergreifender Ebene sind Arbeitskreise tätig, die europaweite Richtlinien zur Aufbewahrung und Auswertung steuerrelevanter Daten vorbereiten. Die OECD hat inzwischen einen ersten Entwurf für eine Spezifikation zur Strukturierung und Übergabe steuerrelevanter Daten erarbeitet. Die SAF-T (Standard Audit File - Tax) Spezifikation ist im Ansatz mit dem deutschen Beschreibunsgstandard vergleichbar, beschränkt sich aber auf die Buchhaltungssysteme. Als internationale Vorgabe wird dieses Format Eingang in nationale Gesetzgebungen und kaufmännische Software finden. Die GDPdU bedeuten damit keinen Endpunkt der Entwicklung sondern zeigen auf, in welchem Maße zukünftig Dokumentationspflichten eine Rolle spielen werden.

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