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GDPdU und Archivierung lassen sich nur unternehmensspezifisch lösen

- oder "Die Suche nach der IDEA(L)-Lösung"

Von Stefan Groß und Dr. Ulrich Kampffmeyer


Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, einer unabhängigen Unternehmens-, Management-, Organisations-, Technologie- und Projektberatungsgesellschaft im Spezialgebiet Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies).

Stefan Groß

Stefan Groß, Steuerberater und Certified Informations Systems Auditor (CISA) ist Partner von Peters Schönberger & Partner GbR, einer renommierten Kanzlei von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten in München. Er beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit dem steuerrechtlichen und verfahrenstechnischen Umfeld der elektronischen Steuerprüfung.

Während die Diskussionen rund um die GDPdU bislang in weiten Teilen theoretisch geprägt waren, haben inzwischen die ersten digitalen Betriebsprüfungen stattgefunden. Insoweit wurden viele bislang zumeist in der Theorie diskutierten Problemfelder von der Praxis unter verschiedenen denkbaren Ausgestaltungen der IT-Wirklichkeit durchlebt und somit wichtige Erkenntnisse für die Praxistauglichkeit der GDPdU gewonnen. Stets im Mittelpunkt des Interesses stand dabei die Frage, welche Anforderungen an die Auswertbarkeit von älteren Daten gestellt werden, die nicht mehr im Produktivsystem vorliegen und separat archiviert wurden: Wie wird hier im Fall einer Betriebsprüfung vorgegangen? Dabei liegt die Verantwortung für die Bereitstellung der steuerrelevanten Daten nebst Auswertungsmöglichkeiten stets beim Steuerpflichtigen. Schlüsselkomponente und Maßstab zugleich bildet dabei stets die IDEA-Software, da sie vom Betriebsprüfer für die Auswertung verwendet wird.

Wozu Archivsysteme?

Zunächst ist festzustellen, dass weder die Abgabenordnung noch die hierzu ergangene Verwaltungsanweisung - die GDPdU - eine Pflicht zur Einrichtung von Archivsystemen vorsehen. Dennoch erlangen Archivsysteme im GDPdU-Kontext eine wichtige Bedeutung, sobald in den operativen Haupt-, Neben- und vorgelagerten Systemen die steuerrelevanten Daten des Prüfungszeitraumes nicht mehr auswertbar vorliegen und insoweit auf bereits archivierte Datenbestände zurückgegriffen werden muss. Angesichts der Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren wird die Auslagerung von Datenbeständen aus den Produktivsystemen aus Kosten- bzw. Performanceüberlegungen besonders bei mittleren und größeren Anwendungen den Regelfall darstellen. Es ist hierbei auch zu unterscheiden, ob die Daten a) nur im Rahmen einer Datensicherung ausgelagert, b) von der Anwendungssoftware selbst für die externe Speicherung vorbereitet und verwaltet oder c) in ein externes, unabhängiges Archivsystem übergeben werden. Fall, a), Datensicherung, ist eine Selbstverständlichkeit. Sie hat aber nicht direkt mit der recherchierbaren Speicherung von Daten und Dokumenten in einem Archivsystem zu tun - auch wenn die Hersteller von Datensicherungssoftware hierfür ebenfalls den Begriff Archivierung benutzen. Wird das Produktivsystem, in dem die Daten entstanden sind, auch für die Aufbereitung und Speicherung älterer Datenbestände genutzt, dann sind in Fall b) diese nur mit dem die Daten erzeugenden System verarbeitungsfähig. Spätestens Updates oder Migrationen auf andere Systeme führen hier zu Problemen. Im Markt hat sich daher der Ansatz c) herausgebildet, unabhängige Archivsysteme für die Speicherung dieser Daten zu verwenden. Dabei liegt die eigentliche Motivation für den Einsatz von Archivlösungen keineswegs in den GDPdU, als vielmehr in rein betriebswirtschaftlichen Überlegungen, insbesondere in der Motivation, unternehmensinterne Prozesse zu verbessern. Das Archivsystem speichert die steuerrelevanten Informationen zusammen mit allen anderen Daten und Dokumenten. Nur so ist ein aufwändiges Archivsystem wirtschaftlich zu nutzen.

Archivierung versus Auswertbarkeit

Die durch die Abgabenordnung, §§ 146, 147 AO, geforderte Auswertbarkeit von Daten ist keine originäre Aufgabe des Archivsystems. Archivsysteme dienen der langfristigen, sicheren und unveränderbaren Speicherung von Informationen, nicht zu deren Verarbeitung. Die Daten im Archivsystem sind auch nur dann auswertbar, wenn sie bereits vollständig, richtig und mit den entsprechenden Strukturinformationen zum Aufbau der Datenbestände archiviert wurden. Die Auswertbarkeit muss daher von den Haupt- und Nebensystemen bereits bei der Übergabe der Daten an das Archivsystem sichergestellt sein. Bleibt die Frage nach den "GDPdU-konformen" Auswertungsmöglichkeiten und deren Bereitstellung im Archivsystem. Während die Abgabenordnung keine Aussage über die Ausgestaltung und den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten beinhalten, fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005) quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmöglichkeiten, die jenen des Produktivsystems entsprechen. Spätestens hier wird deutlich, dass diese Anforderungen nicht durch Archivlösungen abgedeckt werden können, deren originäre Zielsetzung nicht in der Auswertung, als vielmehr in der revisionssicheren Langzeitarchivierung besteht. Es kann nicht Aufgabe eines Archivsystems sein, die Auswertungsmöglichkeiten beliebiger ERP-Systeme in unterschiedlichsten Varianten, Versionen und Konfigurationen über jahrzehntelange Zeiträume nachzubilden. Wie kann es nun dennoch gelingen, die geforderte Auswertbarkeit herzustellen, ohne dass steuerrelevante Daten zwingend im operativen System vorgehalten werden müssen? Vielfach diskutierte Ideen wie z. B. "IT-Museen", die in Unternehmen alte Systeme zur Auswertung der Daten über Jahrzehnte lauffähig vorhalten, oder die Vorstellung, alte Datenbestände nach einem Jahrzehnt "einfach" in die laufende Anwendung zurückzuladen, sind unrealistisch. Im Sinne einer praxistauglichen und wirtschaftlich angemessenen Lösung sind solche Szenarien abzulehnen.

Der Blick in das Unternehmen entscheidet!

Die Frage nach den geforderten Auswertungsmöglichkeiten lässt sich weder über eine Generalklausel, noch über die Androhung von "Sippenhaft" im Falle fehlender Auswertungsmöglichkeiten lösen. Das übergeordnete Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten muss vielmehr unternehmensspezifisch mit Leben erfüllt werden. Dies entspricht auch den Erfahrungswerten aus den ersten digitalen Betriebsprüfungen und ist letztlich Ausfluss aus der Heterogenität der in den Unternehmen herrschenden IT-Strukturen. Überzeugend erscheint in diesem Zusammenhang insbesondere die Argumentation von Intemann und Cöster (Intemann/Cöster, DStR 47/2004, S. 1981 (1983)), welche sich bei der Beurteilung der Anforderung nach qualitativ und quantitativ vergleichbaren Auswertungsmöglichkeiten für archivierte Daten sowohl an den technischen Gegebenheiten als auch an dem hierfür notwendigen Investitionsbedarf für das betroffene Unternehmen orientieren. Die Forderung des Fragen- und Antwortenkatalogs stößt demnach immer dann an ihre Grenzen, sobald die technische Machbarkeit überschritten ist bzw. die Realisierung einer entsprechenden Lösung erhebliche (unangemessene) Mehraufwendungen für die betroffenen Unternehmen bedingt.

IDEA als geeigneter Maßstab

Bei der Beurteilung der geforderten Auswertungsintensität stellt sich die Frage, welche Mindestanforderungen an archivierte Datenbestände mit steuerlicher Relevanz zu stellen sind. Bereits bei den im Unternehmen im Einsatz befindlichen operativen Systemen (ERP, kaufmännische Software, Materialwirtschaft, etc.), können in Abhängigkeit von Produkten, Herstellern, Versionen und Konfigurationen unterschiedlichste Auswertungsmöglichkeiten während des Entstehens und des Aufbewahrungszeitraums der Daten vorliegen. Will man auf eine grundsätzliche gesicherte Auswertbarkeit abstellen, bietet die "IDEA-Auswertbarkeit" nach Ansicht der Autoren die Mindestanforderung und damit den Maßstab - immer vorausgesetzt - datenbezogene, technische und finanzielle Gegebenheiten rechtfertigen diese Einschränkung. Wenn man insoweit als Unternehmen sicherstellen kann, dass diese beiden Vorgehensweisen, Überlassung auf einem Datenträger in einem mit IDEA auswertbaren Format und die Auswertung mit IDEA bzw. einer gleichgelagerten Lösung selbst, verfügbar sind, ist eine Mindestsicherheit gegeben, die richtigen Maßnahmen für eine Betriebsprüfung ergriffen zu haben. Eine letztendliche Sicherheit gibt es jedoch nicht. Jedes Unternehmen arbeitet anders, benutzt andere kaufmännische Software, hat andere steuerrelevante Informationen. Daher muss eine Lösung immer auf die Unternehmenssituation abgestellt sein. Auch wenn die Kombination von IDEA mit einem beliebigen Archiv eine denkbare Möglichkeit darstellt, um das Problem der langzeitigen Sicherstellung der Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten zu lösen, ist in jedem Fall eine individuelle Prüfung und Betrachtung erforderlich. So muss insbesondere bei Migrationen die Frage der geforderten Auswertungsfunktionalität stets unternehmensspezifisch erfolgen und sich letztlich an Machbarkeit und Finanzierbarkeit messen lassen.

Universelles Auswertungsprogramm als "Königsweg"

Um dem Kriterium der "quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten" jenseits der Mindestanforderung IDEA unternehmensspezifisch beizukommen, bietet sich der in der Fachliteratur bereits anerkannte Lösungsweg auf Basis eines universellen, vom Produktiv- und Archivsystem unabhängigen, übergeordneten Auswertungsprogramms an. Dieser auf Kampffmeyer/Groß zurückgehende Ansatz sieht vor, dass die Daten nebst Strukturinformationen an ein externes Speichersystem, ein Archivsystem oder ein Datensicherungssystem abgeben werden und die bei Bedarf dem Steuerprüfer zur Auswertung unabhängig bereitgestellt werden können. Ein der Archivierung vorgeschalteter Validierungslauf ermöglich zudem die Daten auf ihre Verarbeitungsfähigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Dabei wird dem Kriterium der quantitativen und qualitativen Auswertungsmöglichkeiten über einen so genannten "IDEA-Client" Rechnung getragen, welcher zunächst auf die Minimalanforderung abstellt. In Abhängigkeit von technischen und finanziellen Gegebenheiten der Unternehmen sieht dieser Lösungsansatz eine Skalierbarkeit der geforderten Auswertungsmöglichkeiten vor und unterstützt damit die unternehmensspezifische Suche nach einer sinnvollen, sicheren und wirtschaftlichen Lösung der GDPdU-Problematik. Die IDEA(L)-Lösung scheint damit gefunden, auch wenn sie sich unternehmensspezifisch ganz unterschiedlich darstellen kann.

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