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Home  Lösungen Aufbewahrung von Instant Messages

Für Instant Messages gelten dieselben Aufbewahrungsanforderungen wie für Emails

Die Email ist im Geschäftsalltag der am weitaus häufigsten genutzte Dienst für den elektronischen Austausch von Nachrichten. Doch daneben gibt es weitere Dienste zum Nachrichtenaustausch, Instant Messaging zum Beispiel. Entscheidend bei geschäftlicher elektronischer Kommunikation ist nicht der Kommunikationskanal, sondern der Inhalt einer Nachricht. So gelten die steuer-, handels- und zivilrechtlich Anforderungen an elektronisch ausgetauschte Nachrichten nicht nur für Emails, sondern auch für über andere Kanäle ausgetauschte Nachrichten, etwa beim Instant Messaging.

Geschäftliche Instant Messages lagen bislang nicht im Blickfeld der Unternehmen. Damit dies keine unerwünschten Konsequenzen hat, sollten wie beim Email-Verkehr im Unternehmen klare Regelungen und Verfahren zum Einsatz von Instant Messaging festlegen: Wie wird mit steuer-, handels- und zivilrechtlich relevanten Instant Messages verfahren? Wie werden diese revisionssicher aufbewahrt? Sind private Instant Messages im Unternehmen erlaubt? Wird auf Instant Messaging vielleicht ganz verzichtet?

Doch es gibt – Stichwort Unified Communication –  neben Email und Instant Messaging noch weitere geschäftlich nutzbare Nachrichtenübermittlungskanäle wie Voice-Mail, SMS oder MMS. Auch diese können steuer-, handels- und zivilrechtlich relevant sein und bedürfen entsprechender Regelungen.

Leitfaden

Unter welchen Voraussetzungen Instant Messages archivierungspflichtig sind, was es zu beachten gilt und mit welchen Maßnahmen und Richtlinien Unternehmen rechtlichen Konsequenzen vorbeugen können, hat die Kommunikationsagentur Dr. Haffa & Partner zusammen mit Rechtsanwalt Stefan Schicker in einem Leitfaden für die Archivierungspflicht von Instant Messages zusammengefasst. Interessenten können das Dossier anfordern unter dossier@haffapartner.de. Bitte Stichwort „Instant Messages" angeben.

(Gerhard Schmidt)

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