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Home  Lösungen Magdalena Baumgärtel: Email Archivierung

Email Archivierung - die "Achilles-Ferse" im Unternehmen

Von Magdalena Baumgärtel

Magdalena Baumgärtel

Frau Dipl. Betriebswirtin Magdalena Baumgärtel ist seit 1988 Inhaberin der Baumgärtel Seminare® IT& Management Training  in München. Sie führt Fortbildungen  bei Firmen, Verbänden, IHK`s und sonstige Institutionen mit Seminaren wie Revisionssichere E-Mail Archivierung, Bildungsmanagement- und Controlling im Unternehmen, EDV für den Chef, Fit für Osteuropa, Fit for Germany? etc. durch.

Seit 2003 beobachte ich in der Diskussion "digitale Betriebsprüfung" dass unter anderen die Prüfsoftware IDEA als die Lösung für die Prüfung der richtigen Umsetzung der GDPdU in Unternehmen vorgeschlagen wird. Mit IDEA können Sie den Datenzugriff GDPdU-konform sicherstellen und sinnvolle Auswertungen durchführen. Wo bleiben aber die Belege? Dokumente und E-Mails bieten unter anderen den Nachweis über den Geschäftsvorgang. Ob wegen der AO, der GoBS oder BASEL II diese Unterlagen sind unentbehrlich. Alle schriftlichen Nachweise müssen dokumentenecht abgelegt werden. Und das ist für Sie auch zum Selbstschutz bei Streitfällen sehr wichtig.

Es ist jedoch ein weiter Weg um alle Anforderungen sicher zu genügen. Von der Datenaufbereitung alter Systeme, über die lückenlose Ablage der Dokumente oder die Anschaffung neuer Archivsysteme ist oft die Rede. Dabei haben Sie sich gerade mit der Migration der Strukturinformationen, der Bereitstellung der Verfahrensdokumentation, bis zur Auswertung und einer Test-Betriebsprüfung schon genug geärgert.

Branchenübergreifend haben viele Führungskräfte in meinen Seminaren "Revisionssichere E-Mail-Archivierung" sehr große Unsicherheit in Umgang mit den rechtlichen und technischen Anforderungen gezeigt. Die ganzheitliche Projektierung war mancherorts gar unmöglich. Dazu kommt, dass die Teilnehmer der Ansicht sind, dass die Steuerberater und die Wirtschaftsprüfer sowie die Hersteller der Buchhaltungssoftware die richtigen Informationen und Werkzeuge weitergeben. Solange der Steuerberater seine Unkenntnis kaschiert und seine Meinung, dass der Finanzbeamte eine Prüfung nach GDPdU nicht durchziehen kann, weiter gibt, wird jeder Verantwortliche verunsichert.

Einige Führungskräfte meinen sogar, dass die IT- Abteilung schon "das Richtige tun" wird. Dabei handelt sich um die technisch ausführende Kraft. Wie kann aber ein IT-Fachmann die Steuerrelevanz der E-Mails definieren, woher soll er die gesetzliche Bestimmungen kennen und welchen Entscheidungsbefugnis hat er über die Finanz- und Rechnungswesen des Unternehmens. Es sind rechtliche und steuerliche Anforderungen, die er für die durchgehende Organisation benötigt.

Es ist also wichtig, alle Entscheidungsträger der verschiedensten Abteilungen an einen Tisch zu bekommen. Die bekannten und die "angenommenen" gesetzlichen Anforderungen sollten unternehmensspezifisch definiert werden. Alle Unsicherheiten sollten vorneweg geklärt werden, um dann die individuelle Vorgehensweise auszuarbeiten.

Die Sensibilisierung aller Entscheidungsträger ist die Hauptvoraussetzung für den Einsatz eines sicheren und adäquaten unternehmensweiten Systems zur digitalen Archivierung aller relevanten E-Mails und Dokumente.

Die Tatsache, dass die Archivierung digitaler Dokumente nicht nur mit den Vorschriften der GDPdU zu tun hat wurde in der Öffentlichkeit nicht explizit kommuniziert.

Tatsache ist, dass die Finanzverwaltung in ihrem Fragen- und Antworten-Katalog (interner Link auf /faqs/faqsbmf.htm) klar stellt, dass E-Mails die für die Besteuerung von Bedeutung sind, nach § 147 AO aufzubewahren sind. Weiterhin sagt die Finanzverwaltung, dass eine E-Mail ein originär digitales Dokument ist, das maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Tatsache ist, dass bereits heute viele Geschäftsprozesse die steuerrelevant sind, auch elektronisch per E-Mail abgewickelt werden. Die E-Mail ist auch in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Ein vorausgesagtes jährliches Wachstum von über 40% in der E-Mail-Kommunikation wird auch in diesem Bereich sein Beitrag leisten.

Um die Praxisnähe zu bewahren, haben wir uns in unserem Seminar zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung zu einer Gratwanderung zwischen Objektivität und Werbung entschieden. Am Beispiel von iMARC werden die Teilnehmer mit einer ganzheitlichen Lösung praxisorientiert konfrontiert. Für die technischen und betriebwirtschaftlichen Führungskräfte in Unternehmen ist es wichtig zu sehen und zu "fühlen", wie Paragrafen in der Praxis umgesetzt werden.

Die Teilnehmer für die gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen zu sensibilisieren, ist das wichtigste Ziel dieser Seminarreihe. Denn erst bei der ersten Betriebsprüfung festzustellen, dass die eingesetzte Technologie die gesetzlichen Anforderungen ungenügend abdeckt, ist meistens für die bereits getätigten Investitionen zu spät.

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