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Spannungsfeld E-Mail

Privatsphäre kontra Dokumentationspflichten

Von Roger Odenthal

Roger Odenthal

Unternehmensberater Roger Odenthal (www.roger-odenthal.de) beschäftigt sich mit EDV-Revision, SAP-Prüfung, Deliktrevision sowie dem DV-Einsatz im Revisionsbereich.

Die Zugriffswünsche der Betriebsprüfung auf Mitteilungen mit steuerlichen Inhalten sowie die hiermit verbundenen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten konkurrieren in der Praxis regelmäßig mit einschlägigen Anforderungen des Datenschutzes zu sparsamer Aufzeichnung, Vertraulichkeit, zweckgebundener Verwendung und frühzeitigem Löschen personenbezogener Daten. Daher stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob und in welcher Form E-Mails für den Zugriff der Finanzverwaltung vorgehalten werden müssen. Roger Odenthal kommt in seinem 5-seitigen Artikel zu dem Schluss: Werden primär Papierakten zur Dokumentation der einzelnen Geschäftsvorfälle geführt, so können E-Mails in ausgedruckter Form diesen Akten beigegeben werden, um die erforderlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.



Aus dem Inhalt:

  • Problemstellung

  • Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen

  • Formen der Aufbewahrung steuerlich relevanter E-Mails

  • Sonderfälle und weitere Dokumentationsvorschriften

  • Zusammenfassung
     

  • Vollständiger Artikel (5 Seiten) ( PDF, 47 KB)


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