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E-Mail-Archivierung auf dem Vormarsch

Trends der Herbstmessen 2006

Von Magdalena Baumgärtel

Magdalena Baumgärtel

Dipl.-Betriebswirtin Magdalena Baumgärtel ist seit 1988 Inhaberin der Baumgärtel Seminare® IT& Management Training  in München. Sie führt Fortbildungen  bei Firmen, Verbänden, IHK`s und sonstige Institutionen mit Seminaren wie Revisionssichere E-Mail Archivierung, Bildungsmanagement- und Controlling im Unternehmen durch.

In vielen Unternehmen ist die Erkenntnis bei der Geschäftsführung angekommen, dass unterlassene IT-Investitionen in die Verbesserung der Geschäftsprozesse die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens aufs Spiel setzen. Ein Gebiet wurde bis jetzt allerdings stiefmütterlich behandelt: Die E-Mail-Archivierung. Nicht so auf den Herbstmessen 2006, der DMS in Köln und der Systems in München.

Die Fachexperten und DMS Hersteller, die vor zwei Jahren E-Mail-Archivierung als irrelevant bezeichneten, haben die Geschäftspotentiale und die Tatsache, dass mehr als 70 % der E-Mails geschäftsrelevant und damit archivierungswürdig sind, erkannt.

Mittlerweile wickelt fast jede Firma interne und externe Geschäftsprozesse mit E-Mails ab. So haben sich auch die Hersteller diesem Bereich angenommen und präsentieren auf den Messen nicht nur für MS- Exchange/Outlook Serverbasierte E-Mail Lösungen,  sondern auch für Lotus Domino/Notes. In Vorbereitung ist auch Novell Groupwise.

Die Herausforderung bei der E-Mail-Archivierung liegt in der Indexierung der E-Mails, in der gesetzeskonformen Sicherung, in der Einbettung der internen Geschäftsabläufe und im Wiederfinden exakt der gesuchten E-Mail.

Bei diese Anforderungen glänzen ganz wenige Hersteller mit passenden Information-Lifecycle-Management-Lösungen. Hauptsächlich das Segment Großkunden wird mit ILM-Lösungen ins Visier genommen. Nur einige Hersteller erkennen die Notwendigkeit eines Komplett-Paket-Angebotes für den Mittelstand zu akzeptablem Preis. Dies ist mit der Grund dafür, warum bis jetzt E-Mail-Projekte beim Mittelstand auf die lange Bank geschoben werden: zu teuer und zu komplex. Nicht selten wurden aus der 1-2 tägigen Installation oder Implementierung 2 Wochen und mehr.

Dem Mittelstand seinerseits obliegt es, die eigenen IT-Ressourcen intelligent für ein DMS- und E-Mail Archivierungsprojekt einzusetzen. Es ist abwegig zu glauben, dass dies selbst und in einem Schritt verwirklicht werden kann.

Für DMS- und E-Mail Archivierungsprojekte gibt es professionelle Hilfe in jeglicher Form, ob Workshops, Beratungen, Seminare bis zur kompletten Projektabwicklung. Neutrale Dienstleister  können effizient Archivierungsprojekte abwickeln.

Die Vorteile dieser Dienstleister bei der Auswahl der Lösungen liegen für den Mittelstand nicht nur bei der Integration der geschäftsrelevanten E-Mails in den internen Unternehmens­geschäfts­prozessen oder beim Schutz vor dem versehentlichen Löschen von Daten, sondern berücksichtigen und erfüllen auch die rechtlichen Anforderungen aus Gründen der Haftung und aus der Sicht der digitalen Betriebsprüfung. Das Know how ist schon vorhanden und muß nicht erst mühsam aufgebaut werden.

Die ganzheitliche Betrachtung und die Objektivität bei der Auswahl der Lösungen sind mit den Beratern gut gewährleistet und das Projekt kann sofort ohne zeitliche Verzögerung gestartet werden. Die IT-Fachabteilung  kann sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Welches Unternehmen verzichtet auf den Steuerberater, nur weil eine interne Finanz- und Buchhaltungsabteilung vorhanden ist?

Der Mittelstand sollte bereit sein, für gezielte Projekte professionelle Unterstützung anzunehmen. Die Aufgabe der Hersteller ist es , ihre Lösungen gesetzeskonform und einfach zu gestalten. Alle Parteien wird daher empfohlen, auf mehr Transparenz und gewissenhaftere Vorbereitung zu achten. Erst dann werden die Trends einer Messe zum gelebten Tagesgeschäft.

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