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Beschreibungsstandard - nicht nur zur Datenträgerüberlassung

Autor: Gerhard Schmidt
9. Juli 2004

Ursprünglich für die komfortable Datenübernahme von steuerlich relevanten Daten auf das Notebook des Außenprüfers entwickelt spielt der Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung nun auch bei Lösungen zum (un)mittelbaren Datenzugriff eine wichtige Rolle und wandelt sich zum generellen Beschreibungsstandard für steuerlich relevante Daten.

Entwicklung des Beschreibungsstandards

Bereits im Sommer 2002 hat die Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen sowie Audicon, dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware „IDEA", eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten entwickelt, den „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung."

Ziel der Entwicklung des Beschreibungsstandards war die automatisierte Weitergabe aller zur Auswertung vom Prüfer benötigten Informationen über den Datenbestand im Rahmen der Datenträgerüberlassung, ohne die geprüften Unternehmen personell und finanziell - beispielsweise durch Beauftragung externer Softwarespezialisten - über das unbedingt erforderliche Maß hinaus in Anspruch nehmen zu müssen.

Das BMF empfiehlt mit Schreiben vom 15.08.2002 Softwareherstellern und buchführungspflichtigen Unternehmen sich des Beschreibungsstandards auf freiwilliger Basis zu bedienen, da diese Schnittstelle eine problemlose Datenübergabe bei angeforderter Datenträgerüberlassung gewährleistet.

Inzwischen sind eine ganze Reihe von Softwareherstellern dieser Empfehlung gefolgt und bieten die Möglichkeit eines Exports steuerlich relevanter Daten im Beschreibungsstandard.

Vorteile für die Finanzverwaltung

Zunächst einmal hat von der Nutzung des Beschreibungsstandards nur die Finanzverwaltung Vorteile. Der Prüfer kann mit wenigen Mausklicks unkompliziert die Unternehmensdaten vom Datenträger auf sein Notebook übernehmen. Was aber hat das Unternehmen von einem Beschreibungsstandard, der dem Prüfer die Arbeit so leicht wie möglich macht? Schließlich gibt es keine verbindlichen Vorschriften, in welchem Format die Daten dem Prüfer zu übergeben sind. Gefordert ist lediglich, dass die überlassenen Daten maschinell auswertbar sein müssen.

Beschreibungsstandard bei Lösungen zum (un)mittelbaren Datenzugriff

Seit einiger Zeit taucht der Begriff Beschreibungsstandard immer öfter im Zusammenhang mit Lösungen für den (un)mittelbaren Datenzugriff auf. Diese Lösungen basieren alle auf einer Systemarchitektur aus Produktivsystem, Archivsystem und Auswertungssystem (siehe Forumsbeiträge „GDPdU-Lösung: Archiv mit Auswertungssystem" und „Erste vom Produktivsystem unabhängige GDPdU-Lösungen am Markt"). Im Rahmen dieser Lösungen kann der Beschreibungsstandard für ein Unternehmen große Vorteile bringen.

Das Produktivsysteme ist in praktisch jedem Unternehmen kein einzelnes System eines bestimmten Softwareherstellers, sondern besteht aus einer Vielzahl von Haupt-, Neben- und Vorsystemen meist unterschiedlicher Hersteller. Alle diese Systeme können irgendwie Daten exportieren, in der Regel mit unterschiedlichen Formaten. Daten in unterschiedlichen Formaten aufzubewahren und den gesamten Prozess der Aufbewahrung sauber über lange Zeiträume zu dokumentieren ist aufwändig und fehleranfällig. Vorteilhaft wäre da ein Unternehmensstandard für die Datenaufbewahrung, in den alle Daten beim Export aus den diversen Systemen überführt werden, so dass für die Aufbewahrung nur noch ein Format administriert werden muss.

Vorteile für das Unternehmen

Den Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung zum Unternehmensstandard zu küren, ist mehr als nahe liegend. Denn immer mehr der im Unternehmen eingesetzten Subsysteme des Produktivsystems unterstützen den Beschreibungsstandard. So entfaltet der Beschreibungsstandard im Kontext der Lösungen zum (un)mittelbaren Datenzugriff für das Unternehmen seinen Nutzen, ein Aspekt der bei der Entwicklung des Beschreibungsstandards überhaupt keine Rolle gespielt hatte.

Validation der aufbewahrten Daten schützt vor unliebsamen Überraschungen

Bevor die steuerlich relevanten Daten – im Beschreibungsstandard oder in anderen Formaten – lange Zeit sicher für die Außenprüfung gelagert werden, empfiehlt sich eine Validation der Daten. Denn nicht jeder Softwareanbieter, der verspricht, Daten nach Beschreibungsstandard zu exportieren, kann sein Versprechen auch halten, wie erste Erfahrungen in der Praxis zeigen. Oder es schleichen sich im Unternehmen in den Prozess des Datenexports Fehler ein - trotz sauber funktionierenden Beschreibungsstandards. Um sicher zu gehen, sollte daher unter anderem überprüft werden, ob die Daten tatsächlich im Beschreibungsstandard vorliegen und ob sie vollständig sind. Durch eine Qualitätssicherung zum Zeitpunkt des Datenexports lassen sich Probleme mit den Daten zu dem Zeitpunkt, zu dem der Prüfer auf die Daten zugreifen will, weitgehend vermeiden.

Auf dem Weg zum generellen Beschreibungsstandard für steuerlich relevante Daten

Durch den Einsatz des Beschreibungsstandards bei Lösungen zum (un)mittelbaren Datenzugriff erweitert sich dessen ursprünglicher Anwendungszweck. Der Beschreibungsstandard entwickelt sich damit vom Beschreibungsstandard für die spezielle Zugriffsart Datenträgerüberlassung zum generellen Beschreibungsstandard für steuerlich relevante Daten.

Die erweiterte Nutzung des Beschreibungsstandards bedeutet für viele Unternehmen einen Schritt zu einer (rechts)sicheren und wirtschaftlichen GDPdU-Lösung für alle drei Zugriffsarten.

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