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Durchbruch bei den Lösungen zum
(un)mittelbaren Datenzugriff

Autor: Gerhard Schmidt
4. September 2003


Technisch enorm aufwändig, wirtschaftlich die IT-Budgets sprengend. Das war bisher die Perspektive derer, die die Anforderungen der GDPdU zum unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff erfüllen wollten. Nun zeichnet sich ein praktikables Lösungsmodell ab, das die Unternehmen nicht überfordert und das offensichtlich den Segen des Bundesfinanzministeriums (BMF) genießt. Für die Auswertung archivierter Daten muss nicht mehr auf die Auswertungssoftware des Produktivsystems zurückgegriffen werden. Auch ein vom Produktivsystem unabhängiges universelles Auswertungssystem ist zulässig.



Warum ist der (un)mittelbare Datenzugriff für die Finanzverwaltung so wichtig?

Warum braucht die Finanzverwaltung überhaupt die Möglichkeit zum unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff? Sie bekommt dadurch doch nicht mehr steuerlich relevante Daten zu sehen als bei der Datenträgerüberlassung, denn der Umfang der steuerlich relevanten Daten ist doch wohl unabhängig von der Zugriffsart. Und sie besitzt mit IDEA bei der Datenträgerüberlassung eine universelle Auswertungssoftware, die alle wünschenswerten Analysen und Auswertungen erlaubt, eine Software, die in ihren Auswertungsmöglichkeiten mächtiger ist als die meiste vor Ort vorfindbare Auswertungssoftware.

Die Antwort scheint recht simpel: Die Finanzverwaltung verfügt nicht über die technische Ausstattung, um gr0ße Datenbestände durch Datenträgerüberlassung zu prüfen. Auf das Prüfer-Notebook passen nun einmal höchstens einige zig GB Daten. Um nun auch große Datenbestände prüfen zu können, ist die Finanzverwaltung darauf angewiesen, dass das zu prüfende Unternehmen die zur Prüfung nötige technische Ausstattung (leistungsfähige Hardware und Auswertungssoftware) auf eigene Kosten bereitstellt.

Wie formuliert man dies nun vernünftig in einem BMF-Schreiben, einem Fragen-und-Antworten-Katalog oder in einem Gesetzestext? „Jedes Unternehmen, dessen steuerlich relevante Daten für ein Geschäftsjahr mehr als 20 GB Speicherplatz belegen, muss dem Prüfer Hardware zur Verfügung stellen, deren Performance der des aktuellen Produktivsystems entspricht und darauf die aktuelle Version von IDEA installieren sowie die Prüfmakros, die auch auf den Prüfer-Notebooks vorhanden sind." Das wäre doch – ziemlich direkt formuliert – das, was die Finanzverwaltung braucht. Dummerweise kann sie uns das so direkt in einem offiziellen Text nicht sagen. Fehlen der Finanzverwaltung im Juristen-Deutsch schlicht die sprachlichen Mittel, uns exakt das zu sagen, was sie eigentlich will und braucht?

Drei Dinge benötigt die Finanzverwaltung vom zu prüfenden Unternehmen beim (un)mittelbaren Datenzugriff:

  • die steuerlich relevanten Daten
  • leistungsfähige Hardware
  • eine Auswertungssoftware



GDPdU: Datenzugriff auf Produktivsystem

In den GDPdU werden die Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der Hardware und an die Mächtigkeit der Auswertungssoftware indirekt unter Bezugnahme auf das Produktivsystem definiert.

Bei der Leistungsfähigkeit der Hardware stand wohl folgende Überlegung dahinter: Wenn die Leistungsfähigkeit der Hardware für das Tagesgeschäft des Unternehmens ausreicht, dann ist die Hardware auch für die Außenprüfung leistungsfähig genug.

Bei den Anforderungen an die Mächtigkeit der Auswertungssoftware galt es, alle für das steuerpflichtige Unternehmen denkbaren Schlupflöcher zu stopfen. Da der Außenprüfer keine eigene Prüfsoftware auf der Hardware des zu prüfenden Unternehmens installieren darf, fordert die GDPdU das theoretische Maximum an Auswertungsmöglichkeiten des Produktivsystems während der gesamten Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren. Entweder muss das Produktivsystem während dieser Zeit zum Datenzugriff durch den Außenprüfer samt aller verfügbarer (auch noch nicht installierter) Auswertungsmöglichkeiten vorgehalten werden (Abbildung 1 und 2) oder, falls die Daten in ein Archivsystem ausgelagert werden, muss dieses Archivsystem über die selben Auswertungsmöglichkeiten verfügen wie das Produktivsystem (Abbildung 3).

Anmerkung: Diese Forderungen kommen einer Forderung zur Quadratur des Kreise gleich. Die Quadratur des Kreises lässt sich, selbst wenn sie gesetzlich gefordert wäre, wie jeder weiß, niemals erfüllen. An den theoretischen Nachweis der Unerfüllbarkeit dieser GDPdU-Forderung hat sich bislang noch niemand gemacht, doch die Informatik verfügt über genügend theoretische Grundlagen, um den Beweis führen zu können.

Zugriff auf das Produktivsystem - Daten im Produktivsystem

Die Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten im Produktivsysteme ist nur solange möglich, wie die Datenadministrationskapazitäten des Produktivsystems nicht überschritten werden. Das ist oft jedoch schnell der Fall, denn Produktivsystem sind in der Regel nicht für die Langzeitspeicherung nicht mehr im operativen Geschäft benötigter Daten ausgelegt. Zudem müssen bei jedem Versionswechsel alle Altdaten mitgeschleppt werden. Und wenn der Prüfer über das Produktivsystem auf die steuerlich relevanten Daten zugreift, kann das unter Umständen den normalen Geschäftsbetrieb lahmlegen oder empfindlich beeinträchtigen.

Abbildung 1: Datenzugriff auf das Produktivsystem - Daten bleiben im Pruduktivsystem

Zugriff auf das Produktivsystem - Daten im Archivsystem

Werden steuerlich relevante Altdaten in ein Archivsystem ausgelagert, dann muss über Jahre hinweg die Schnittstelle zum Wiedereinspielen der Daten in das Produktivsystems gepflegt werden. Dabei unterliegen sowohl das Produktivsystem als auch das Archivsystem Versionswechsel.

Abbildung 2: Datenzugriff auf das Produktivsystem - Daten werden aus dem Archivsystem ins Produktivsystem zurückgespielt

Fragen-und-Antworten-Katalgo des BMF vom März 2003: Datenzugriff auch auf Archivsysteme möglich

In den aktualisierten Fragen-und-Antworten-Katalog zur GDPdU vom 6. März 2003 hat das BMF zwei Fragen neu aufgenommen:

  • Frage 11: Unter welchen Voraussetzungen ist ein Archivsystem "GDPdU-konform"?
  • Frage 12: Wie ist die Nutzbarkeit der Auswertungsprogramme (Auswertungstools) des betrieblichen DV-Systems sicherzustellen?



In den Antworten wird ein Datenzugriff auf ein Archivsystem als Lösung erlaubt, sofern "das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen erlaubt als wären die Daten (einschl. Auswertungstools) noch im Produktivsystem."

Zwei Erkenntnisse lassen sich aus den Antworten ableiten:

  • Neben dem Datenzugriff auf das Produktivsystem wird ein Datenzugriff auf ein Archivsystem als GDPdU-konforme Lösung grundsätzlich anerkannt.
  • Die Formulierung "in quantitativer und qualitativer Hinsicht gleiche Auswertungen" erlaubt einen sehr weiten Interpretationsspielraum.



Zugriff auf das Archivsystem - direkt

Eine mögliche technische Umsetzung ist, dass der Prüfer direkt auf das Archivsystem zugreift. Doch diese Lösung ist problematisch, denn sie überfordert das Archivsystem. Es ist nicht Aufgabe eines Archivsystems, Teile der Funktionalität eines Produktivsystems nachzubauen. Ein Archivsystem soll archivieren und sonst nichts.

Abbildung 3: Direkter Datenzugriff auf das Archiv-System

Mit diesem Lösungsmodell setzt sich Ulrich Kampffmeyer im PROJECT CONSULT Newsletter 20030516 ( PDF, 602 KB) (S. 17f) kritisch auseinander. Neben der Kritik skizziert Kampffmeyer dort, sowie in seinem Vortrag ( PDF, 634 KB) (S. 29ff) auf der Roadshow von Audicon und Ernst & Young im Mai 2003 jedoch auch ein alternatives Modell für einen von der kaufmännischen Anwendung unabhängigen Zugriff auf archivierte Daten.

Stefan Groß, Steuerberater in der Münchener Sozietät Peters, Schönberger & Partner GbR geht mit seinen Vorschlägen in die selbe Richtung. In einem Beitrag in DStR 27/2002, S. 1121ff regt er ein auswertbares Archiv mit „IDEA-Funktionalität" an. Diesen Vorschlag greift er in einem weiteren Beitrag in DStR 23/2003, S.921ff zusammen mit Philipp Matheis und Bernhard Lindgens unter der Überschrift „Auswertbares Archiv – Steuerliche Datenkonserve mit Mindestauswertungen" wieder auf.

Zugriff auf das Archivsystem - über Auswertungssystem

Das neue Modell mit Datenzugriff über ein Auswertungssystem zeigt Abbildung 4.

Abbildung 4: Datenzugriff auf das Archivsystem über ein Auswertungssystem

BMF signalisiert Zustimmung zu universellem Auswertungssystem

Aufhorchen lässt bei dem jüngsten Beitrag in DStR, dass sich Bernhard Lindgens vom Bundesamt für Finanzen unter den Autoren findet. Bernhard Lindgens ist für den Fragen-und-Antwort-Katalog des BMF zur GDPdU zuständig, in dessen Aktualisierung im März 2003 die bereits erwähnten Fragen 11 und 12 neu aufgenommen wurden.

Demzufolge ist es nicht verwunderlich, wenn das BMF nach einer Presseinformation von Peters, Schönberger & Partner vom August 2003 den Beitrag von Groß, Matheis und Lindgens als zielführend und substantiiert bezeichnet. Damit hat das BMF ein Signal gegeben, dass die Anforderungen für den (un)mittelbaren Datenzugriff auch durch den Datenzugriff auf Archivdaten über ein universelles Auswertungssystem erfüllt werden.

Vorteile für die Finanzverwaltung

Verbirgt sich dahinter ein Verzicht des BMF auf bisher geforderte Auswertungsmöglichkeiten? Im Gegenteil. Die Finanzverwaltung bekommt damit insgesamt bessere und einheitlichere Auswertungen. Jede einzelne in einem Produktivsystem speziell programmierte Auswertung lässt sich mit einem universellen Auswertungstool wie IDEA oder ACL nachbauen. Die universellen Auswertungseigenschaften solcher Tools garantieren daher Auswertungen, die den Auswertungsmöglichkeiten des Produktivsystems in qualitativer und quantitativer Hinsicht wie gefordert gleichwertig sind.

Wenn ein Produktivsystem nur über bescheidene Auswertungsmöglichkeiten verfügt, dann muss der Prüfer nach dem alten Modell mit diesen bescheidene Auswertungen vorliebnehmen. Mit einem vom Produktivsystem unabhängigen universellen Auswertungssystem dagegen bestehen derartige Beschränkungen nicht.

Schließlich müssen sich die Außenprüfer bei dem neuen Modell nicht mit einer Unzahl unterschiedlichster Auswertungsfunktionen in heterogenen DV-Landschaften herumschlagen, sondern finden im zu prüfenden Unternehmen eine überschaubare Anzahl von Auswertungssystemen mit relativ ähnlicher Funktionalität vor.

Anforderungen an Auswertungssystem müssen noch präzisiert werden

Was noch aussteht, ist eine klare Definition der Mindestauswertungsstandards eines Auswertungssystems. Noch gibt es hier zu großen Interpretationsspielraum. Bei Groß, Matheis und Lindgens heißt es: „Dabei könnten sich die Archivhersteller an der offiziellen Prüfsoftware der Steuerbehörden (IDEA) oder einer gleichgelagerten Lösung orientieren." Solche Formulierungen sind für Softwarehäuser, die Auswertungssysteme anbieten wollen, viel zu unpräzise. Dabei kann es sich die Finanzverwaltung eigentlich ganz einfach machen. Sie greift auf ihre gut zwei Jahre alte Ausschreibung für die Prüfsoftware zur Datenträgerüberlassung zurück. Die Anforderungen an eine Prüfsoftware für die Datenträgerüberlassung müssten doch ziemlich die selben sein, wie die Anforderungen an ein Auswertungssystem für den (un)mittelbaren Datenzugriff.

Vorteile für die Unternehmen

Einheitlicher Datenbestand für alle drei Zugriffsarten

Das Schöne an dem neuen Modell ist, dass für alle drei Zugriffsarten nur ein einheitlicher Datenbestand zu pflegen ist. Groß, Matheis und Lindgens bezeichnen diesen als „Steuerliche Datenkonserve". Auf Wunsch des Außenprüfers werden diese Daten nun entweder auf einen Datenträger überspielt, oder es wird ein Prüferarbeitsplatz eingerichtet, von dem aus über das Auswertungssystem auf die Daten zugegriffen werden kann.

Einheitliche Archivierung trotz heterogener Produktivsysteme

Vorteile bietet das neue Modell auch, wenn im Unternehmen in unterschiedlichen Systemen steuerlich relevante Danten anfallen, möglicherweise sogar an verschiedenen Standorten. Dann können alle Daten in einem einzigen Archivsystem gespeichert werden und nur dieses muss dem Außenprüfer während der Aufbewahrungsfristen zur Verfügung gestellt werden.

Weniger Probleme bei Software-Leasing und ASP

Software-Nutzungs-Modelle, bei denen der Nutzer nicht selbst über die Software-Lizenz verfügt, wie bei Software-Leasing oder ASP waren bislang kaum GDPdU-konform. Wie soll ein Unternehmen die Verfügbarkeit eines Produktivsystems über zehn Jahre sicherstellen, das ihm gar nicht gehört? Was, wenn der ASP-Anbieter in Konkurs geht? Datenauslagerung in ein Archivsystem, das ohne Produktivsystem ausgewertet werden kann, bringt hier deutlich weniger Risiken für den Nutzer.

Fazit

Das Modell eines auf ein Archivsystem aufgesetzten universellen Auswertungssystems, das vom Produktivsystem unabhängig ist, bringt sowohl für die steuerpflichtigen Unternehmen als auch die Finanzverwaltung erhebliche Vorteile. Gravierende Hindernisse, die bislang einer konsequenten Umsetzung der GDPdU in den Unternehmen entgegenstanden, sind damit beseitigt. Die Finanzverwaltung muss allerdings noch verbindliche Anforderungen an ein Auswertungssystem definieren. Dann wissen auch die Softwarehersteller, welche Auswertungssysteme am Markt benötigt werden.

Und wenn die Finanzverwaltung keine allgemeinen Kriterien für die Leistungsfähigkeit eines Auswertungssystems veröffentlicht? Dann fragen Sie doch einfach gezielt für Ihre spezielle Situation (als Unternehmer, als Softwarehersteller, als Steuerberater etc.) nach, mit einer Anfrage oder Eingabe an Ihre OFD oder das BMF. Die Finanzverwaltung wird auf konstruktive Fragen sicherlich konstruktiv antworten, schließlich hat sie ein Interesse daran, dass die Anforderungen der GDPdU möglichst schnell und konsequent in den Unternehmen umgesetzt werden.

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