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GDPdU-Lösung:
Archiv mit Auswertungssystem

Autor: Gerhard Schmidt
14. November 2003

Jetzt Daten GDPdU-konform archivieren - und entspannt auf die nächste Außenprüfung warten. Dieses Lösungskonzept für die elektronische Steuerprüfung tritt immer stärker in den Mittelpunkt. Werden einige Randbedingungen beachtet, dann erfüllt eine Systemarchitektur aus Produktivsystem, Archivsystem und Auswertungssystem alle rechtlichen Anforderungen an einen digitalen Datenzugriff der Finanzverwaltung nach GDPdU, ist langfristig planbar und wirtschaftlich tragbar.

Hintergrund

Während aus den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vom Juli 2001 nur sehr problematische Lösungsansätze für den (un)mittelbaren Datenzugriff ableitbar waren, gab die Aktualisierung der "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" des BMF vom März 2003 erste Hinweise für weitergehende Lösungen zum langfristigen Vorhalten steuerlich relevanter Daten. Dort heißt es unter anderem zur GDPdU-Konformität eines Archivsystems:

"Soll hingegen aus dem Archivsystem heraus der Datenzugriff erfolgen, gilt Folgendes: Die nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 Abgabenordnung geforderte "maschinelle Auswertbarkeit" von Daten ist durch ein Archivsystem nur sichergestellt bzw. gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht als wären die Daten (einschl. Auswertungstools) noch im Produktivsystem."

Basierend auf diesen Aussagen entwickelten Stefan Groß, Bernhard Lindgens und Philipp Matheis in einem Beitrag in DStR 23/2003, S.921ff einen Lösungsvorschlag unter der Überschrift "Auswertbares Archiv - Steuerliche Datenkonserve mit Mindestauswertungen". Dieser Vorschlag wurde vom BMF in einem Schreiben an die Firma Audicon vom Juli 2003 als "zielführende und substantiierte GDPdU-konforme Lösung für die Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit der Daten" bezeichnet. In einem Beitrag des "Forum Elektronische Steuerprüfung" vom September 2003 wurde dieser Lösungsansatz mit den zuvor diskutierten Lösungen verglichen und als entscheidender Durchbruch bei den Lösungen für den (un)mittelbaren Datenzugriff gewürdigt. Im Folgenden wird dieser Lösungsansatz nun genauer beschrieben und analysiert.

Systemarchitektur




Produktivsystem

Das entscheidende Merkmal des Produktivsystems ist, dass dort die originär digitalen steuerlich relevanten Daten anfallen, d.h. dort ihren Ursprung haben oder dort importiert werden).

Archivsystem

Das entscheidende Merkmal des Archivsystems ist, dass es elektronische Daten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen speichert. Die technische Ausgestaltung dieses Archivsystems lässt ein breites Spektrum von Möglichkeiten zu. Im einfachsten Fall kann das System aus Datenträgern (z.B. CD-ROM) bestehen, die in einem Tresor aufbewahrt werden. Es kann sich jedoch auch um ein komplexes elektronisches Archivsystem handeln.

Auswertungssystem

Die entscheidenden Merkmale des Auswertungssystems sind, dass es erstens Daten unterschiedlichster Formate importieren kann und zweitens über eine funktionale Granularität verfügt, die es erlaubt, (fast) beliebige Auswertungen der importierten Daten zu konstruieren.

Anmerkung: Auf der konzeptionellen Ebene, auf der wir uns hier bewegen, müssen weniger System-Merkmale betrachtet werden als auf der Ebene der Realisierung im Unternehmen. Deshalb sind die hier verwendeten Begriffe für die einzelnen Systemkomponenten in ihrer Bedeutung nicht unbedingt deckungsgleich mit der Bedeutung, die sie haben, wenn sie am Markt angebotene oder im Unternehmen eingesetzte Systeme bezeichnen.

Entscheidendes Merkmal des Zusammenwirkens der einzelnen Teilsysteme ist ein unidirektionaler Datenfluss vom Produktivsystem ins Archivsystem und weiter ins Auswertungssystem. Der Datenfluss in einer Einbahnstraße reduziert die Schnittstellenproblematik innerhalb des Gesamtsystems auf ein Minimum.

Das Archivsystem ist mit keinerlei Schnittstellenproblemen belastete, denn es fungiert ausschließlich als Langzeitdatenspeicher in der Schnittstelle zwischen Produktivsystem und Auswertungssystem. Ein GDPdU-Archivsystem leistet das, was jedes Archivsystem im Kern leisten muss: beliebige Daten ohne Kenntnis von deren Inhalt und Struktur über lange Zeit verfügbar zu halten. Die Daten müssen lediglich einen Namen haben, unter dem sie wiedergefunden werden können.

Die Verantwortung für die Funktionsfähigkeit der Lösung liegt im Wesentlichen auf Seiten des Produktivsystems. Das Produktivsystem muss in der Lage sein, alle steuerlich relevanten Daten zu exportieren. Dieser Verpflichtung muss das Produktivsystem in jedem Fall nachkommen, denn im Falle der Datenträgerüberlassung ist dies unausweichlich. Mehr als den Datenexport für die Datenträgerüberlassung muss das Produktivsystem aber nicht leisten, denn die Menge der steuerlich relevanten Daten ist unabhängig von der Zugriffsart durch den Prüfer. Wenn also die für die Datenträgerüberlassung benötigten Daten archiviert werden, kann auf diese Arten später über das Auswertungssystem dann (un)mittelbar zugegriffen werden.

Vorteile der Lösungsarchitektur

Das beschriebene Konzept einer Lösungsarchitektur hat eine Vielzahl von Vorteilen.

Es ist eine Lösung für alle 3 Zugriffsarten, den (un)mittelbaren Datenzugriff ebenso wie die Datenträgerüberlassung. Alle steuerlich relevanten Daten des Unternehmens sind archiviert. Fordert der Prüfer einen Datenträger an, so wird dieser aus den archivierten Daten erstellt. Möchte der Prüfer (un)mittelbar auf die Daten zugreifen, so wird ihm ein Auswertungssystem zur Verfügung gestellt.

Jedes der Teilsystem Produktivsystem, Archivsystem und Auswertungssystem braucht nur genau das zu leisten, wofür es konzipiert wurde. Bei allen anderen möglichen Lösungsarchitekturen für den (un)mittelbaren Datenzugriff ist dies nicht der Fall.

Die Systemarchitektur ist weitgehend unabhängig von Versionsproblemen, denn ein Versionswechsel bei einem der Teilsysteme hat keine Auswirkungen auf die anderen Teilsysteme. Insbesondere das Produktivsystem ist bei einem Versions- oder Systemwechsel von einer Migration steuerlich relevanter Altdaten befreit.

Heterogene Produktivsysteme sind unproblematisch. Jedes Teilsystem des Produktivsystems (ERP, Warenwirtschaft, Leistungserfassung, Faktura, Reiskostenabrechnung etc.) exportiert seine steuerlich relevanten Daten unabhängig von den anderen Teilsystemen.

Die Unternehmen können heute konsequent handeln und dennoch Zeit gewinnen. Was dem Prüfer im Falle einer Außenprüfung als Auswertungssystem zur Verfügung gestellt wird, braucht erst dann im Detail entschieden zu werden, wenn eine Prüfung ansteht. Viele Fragen, die heute noch nicht verlässlich beantwortete werden können, werden in den nächsten Jahren geklärt werden. Auf der Grundlage der dann vorhandenen Erkenntnisse kann vor einer Prüfung etwa die Menge der für den Prüfer zugänglichen Daten nochmals eingeschränkt werden.

Erst vor einer Prüfung muss auch entschieden werden, ob und welches Auswertungssystem dem Prüfer - sollte er sich für den (un)mittelbaren Datenzugriff entscheiden - zur Verfügung gestellt wird. Heute genügt es zu wissen, dass Auswertungssysteme bereits am Markt verfügbar sind, die auch kurzfristig erworben werden können. Der Markt für Auswertungssysteme wird sich jedoch entwickeln und wohl in den nächsten Jahren zu weiteren in Preis und Qualität attraktiven Angeboten führen.

Sollte sich der Prüfer für den mittelbaren Datenzugriff entscheiden, bei dem vom Unternehmen zu stellende Personen nach seinen Vorgaben Auswertungen durchführen, dann kann diesen Personalanforderungen problemlos entsprochen werden. Sofern das Unternehmen über kein eigenes Personal mit ausreichender Kenntnis des Auswertungssystems verfügt, kann externes Personal herangezogen werden. Denn das Personal muss ja nicht wie bei einem mittelbaren Datenzugriff auf das Produktivsystem mit dessen möglicherweise sehr spezifischen Eigenschaften (z.B. im Falle von Individualsoftware) vertraut sein, sondern nur mit der aktuellen Version des Auswertungssystems.

Das beschriebene Systemkonzept ist alles in allem gesehen also eine praktikable und wirtschaftliche Lösung für Unternehmen jeder Größenordnung. Die beträchtliche Bandbreite an Realisierungsmöglichkeiten für das Archivsystem lässt Lösungen zu, die von der ausschließlichen Erfüllung der Anforderungen der GDPdU bis hin zu elektronischen Archiven reichen, die - weit über die Anforderungen der GDPdU hinausgehend - in die gesamte IT-Landschaft des Unternehmens integriert sind.

Bedingungen

Damit dieses Lösungskonzept auch praktisch funktioniert, müssen einige Bedingungen eingehalten werden.

Zunächst muss das gesamte System aus Produktiv-, Archiv- und Auswertungssystem GoBS-konform sein. Was dies bedeutet, darüber informiert dieses Forum an anderer Stelle>

Dann sollten die Daten großzügig qualifiziert werden. Einschränkungen der Daten, auf die der Prüfer Zugriff erhält, lassen sich später immer noch vornehmen, Erweiterungen meist nicht.

Schließlich sollte durch eine Validierung sichergestellt sein, dass die Daten so archiviert werden, dass auf sie später auch tatsächlich zugegriffen werden kann und sie maschinell ausgewertet werden können. Das Produktivsystem muss die Daten also so exportieren, dass das Auswertungssystem auf sie zugreifen kann. Ist das Auswertungssystem mit seinen Importmöglichkeiten bei der Archivierung schon bekannt, hat man beim Export aus dem Produktivsystem freie Auswahl unter den Importformaten des Auswertungssystems. Steht das Auswertungssystem beim Export noch nicht fest, empfiehlt es sich, beim Export auf Standardformate zurückgreifen wie etwa den Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung.

Präzisierungsbedarf

Die hier beschriebene GDPdU-konforme Systemarchitektur wird sich in den Unternehmen weit verbreiten. Allerdings steht eine verbindliche Definition der Anforderungen an ein Auswertungssystem seitens der Finanzverwaltung noch aus.

Ein Auswertungssystem mit derselben Mächtigkeit wie die Prüfsoftware der Finanzverwaltung, dürfte die Anforderungen eigentlich erfüllen. Wer dem Prüfer also IDEA, ACL oder eine vergleichbare Auswertungssoftware für den (un)mittelbaren Datenzugriff zur Verfügung stellt, dürfte die Anforderungen der Finanzverwaltung grob erfüllen.

Im Detail ist allerdings ist noch zu klären, was die Anforderung an das Auswertungssystem nach „qualitativ und quantitativ gleichen Auswertungen" wie das Produktivsystem bedeutet.

Ein universelles Auswertungssystem ist in quantitativer Hinsicht sicherlich den speziellen Auswertungsmöglichkeiten eines ERP- oder sonstigen Systems gleichwertig. Gleiches gilt auch für die Qualität der Auswertungsergebnisse. Diskrepanzen können sich jedoch beim Aufwand ergeben, der für eine bestimmte Auswertung nötig ist. Steht eine Auswertung im Produktivsystem per Mausklick zur Verfügung, ist dies im Komfort unzweifelhaft besser, als wenn diese Auswertung in einem Auswertungssystem mit hoher funktionaler Granularität erst in Einzelschritten formuliert werden muss.

Die hohe funktionale Granularität einer Analysesoftware wie IDEA erlaubt dem mit der Software gut vertrauten Anwender einerseits sehr spezielle, tiefgründige Auswertungen. Für den mit der Software nicht so vertrauten Anwender dagegen ist die Komplexität der Funktionalität eher abschreckend und hinderlich. Eine Lösung für diese Anwender ist, ihnen für häufig vorkommende Auswertungen vordefinierte Auswertungsbausteine (z.B. Makros) zur Verfügung zu stellen. Diesen Weg beschreitet z.B. Audicon mit AIS TaxAudit, einer auf IDEA aufsetzenden Software, die dem Benutzer vordefinierte Prüfungsmuster zur Verfügung stellt, die ohne größeren Schulungsaufwand angewandt werden können.

Trotz dieser noch offenen Fragen bezüglich des Auswertungssystems stellt die Umsetzung der beschriebenen Systemarchitektur im Unternehmen eine sichere und planbare Investition dar. Was ist schlimmstenfalls zu tun, wenn der Prüfer ein Auswertungssystem benötigt? Das Unternehmen erwirbt eine Lizenz der Prüfsoftware, die der Prüfer schon kennt (IDEA), sowie am Markt erhältlichen funktionalen und Bedienungskomfort für diese Prüfsoftware (Prüfmakros, eine auf IDEA aufsetzende Software wie AIS TaxAudit etc.). Sollte das die qualitativen Ansprüche des Prüfers immer noch nicht zufrieden stellen, dann lässt man ihm noch einige Prüfmakros programmieren, durch einen Unternehmensmitarbeiter oder externen externen Experten. Mehr als zwei Tage Programmierarbeit dürften dabei schwerlich zusammenkommen. Dieser Aufwand ist von der Größenordnung her leicht kalkulierbar und stellt das geprüfte Unternehmen nicht vor unliebsame Überraschungen.

Markt für Lösungen

Die beschriebene Systemarchitektur bietet Softwareherstellern und Serviceanbietern viele Möglichkeiten, marktgerechte Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.

Die Hersteller von Produktivsoftware müssen in jedem Fall ihre Hausaufgaben machen und eine Exportschnittstelle zur Verfügung stellen. Ob es für diese Hersteller darüber hinaus sinnvoll ist, ein Archivsystem und ein Auswertungssystem zukünftig mit anzubieten, dürfte von Fall zu Fall unterschiedlich sein.

Archivsysteme und Auswertungssysteme, die als unabhängige Teilsysteme in der Systemarchitektur eingesetzt werden können, werden sich sicherlich in unterschiedlicher Ausprägung am Markt etablieren.

Interessant wird der Markt für Dienstleistungen, denn das Archivsystem und das Auswertungssystem bieten sich für Outsourcing geradezu an.

Daten in einem Rechenzentrum zu archivieren, ist oft einfacher als die Daten in Eigenregie sicher für lange Zeit zu speichern. Ein eigenes Auswertungssystem für nur in größeren Abständen stattfindende Außenprüfungen ist für eine Unternehmen keine sinnvolle Investition. Nicht so für den Steuerberater, der die Nutzung seines Auswertungssystems allen seinen Mandanten als Dienstleistung zur Verfügung stellen kann. System- oder Softwarehäuser können sich ebenso auf diese Dienstleistung spezialisieren. Dabei spielt es überhaupt keine Rolle, ob sich die Dienstleistungsanbieter am Ort oder in der Nähe des geprüften Unternehmens befinden, denn der Prüfer kann ja auch online auf die zu prüfenden Daten zugreifen. Auch Archivsystem und Auswertungssystem aus einer Hand als ASP-Angebot sind bestimmt für viele Unternehmen - insbesondere kleinere und mittlere - attraktiv.

Ausblick

Die beschriebene Systemarchitektur wurde bisher strikt unter dem Aspekt der Erfüllung der Anforderungen der Abgabenordnung und der GDPdU betrachtet. Für Unternehmen, die in diesen Anforderungen nicht die Ursache zum Handeln sehen, sondern die elektronische Steuerprüfung zum Anlass nehmen, mehr aus den im Unternehmen existierenden Daten zu machen, bieten sich eine ganze Reihe interessanter Perspektiven.

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems oder elektronischen Archivsystems wird erst dann wirtschaftlich, wenn damit auch Daten und Dokumente administriert werden, die über die steuerlich relevanten hinausgehen.

Die notwendige Qualifikation der steuerlich relevanten Daten erfordert eine Analyse und Betrachtung weiter Teile der Unternehmensdaten. Wird die Analyse um zusätzliche Kriterien erweitert, ergeben sich viele Ansatzpunkte für eine weitergehende strategische Nutzung der Unternehmensdaten.

Ein universelles Auswertungssystem lässt sich, wenn man seine Möglichkeiten einmal kennen gelernt hat, im Unternehmen in vielen Bereichen mit hohem Nutzen einsetzten.

Fazit: Die beschriebene Systemarchitektur ist eine Kernarchitektur, die nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Steuerprüfung erfüllt, sondern auch eine Vielzahl von Ansatzpunkten für IT-Projekte im ureigensten Unternehmensinteresse bietet. Im Vergleich zu allen alternativen Lösungskonzepten lässt sich diese Systemarchitektur am wirtschaftlichsten realisieren.


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