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GDPdU: Was sind Daten, was sind Dokumente?

Auszug aus dem PROJECT CONSULT Newsletter 20030903 vom 3. September 2003



Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, einer unabhängigen Unternehmens-, Management-, Organisations-, Technologie- und Projektberatungsgesellschaft im Spezialgebiet Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies).

Themen:

  • IDEA setzt sich durch
  • SAP DART nicht GDPdU-konform
  • Wer pflegt den IDEA-Beschreibungsstandard?
  • Offene Flanke bei den Definitionen
  • Flut der Leitlinien




IDEA setzt sich durch

Die gute Nachricht zu den GDPdU vorweg, der IDEA-Beschreibungsstandard setzt sich offenbar durch. In einer Stellungnahme hat das Bundesministerium der Finanzen erklärt, dass die IDEA-Funktionalität ausreichend sei, um steuerrelevante Daten auszuwerten. Basis hierfür war der Artikel von Groß, Lindgens und Matheis, der in diesem Newsletter (Ausgabe 20030903) als Gastbeitrag abgedruckt ist. Hiermit wurde für die Archivierung von steuerrelevanten Daten ein Durchbruch erzielt. Im Fragen-und-Antworten-Katalog des BMF in Frage 11 hieß es bisher, dass die Archivsysteme die gleichen "qualitativen und quantitativen" Auswertungsmöglichkeiten zu bieten hätten, wie das die Daten ursprünglich erzeugende ERP- oder kaufmännische Softwaresystem. Diese Forderung war unrealistisch und überzogen.

Nunmehr gilt offenbar - wie von PROJECT CONSULT schon vor einem Jahr vorgeschlagen - dass die ERP-Systeme die Daten vollständig und für die Auswertung mit IDEA fertig aufbereitet an das Archivsystem übergeben. Das Archivsystem übernimmt dann die ihm zugedachte Aufgabe und verwahrt die Daten unveränderbar. Werden die Daten benötigt, werden sie aus dem Archiv-System recherchiert und an die auswertende Anwendung wieder übergeben. Das Archivsystem muss daher selbst keine Konvertierungs- und Auswertungsfunktionalität nachbilden.

Drei Hürden sind noch zu überwinden. Einmal benötigt man eine Art "Validator", um bei der Übergabe der Daten sicherzustellen, dass sie auswertbar, periodengerecht, vollständig und richtig strukturiert übergeben werden. Zweitens würde ein "IDEA"-Client Sinn machen, der direkt auf den Daten aus dem Archiv den "Z1"-Zugriff ermöglicht und in der Lage ist, für "Z3" die entsprechende Extraktion, Selektion und den Export auf das Übergabemedium zu realisieren. Drittens muss das Archivsystem in der Lage sein, durch Protokollierung und revisionssichere Archivierung den Nachweis zu erbringen, dass die Daten unverändert gespeichert wurden sowie zudem die Strukturinformationen zu den Daten verknüpft mitverwalten und auf Anfrage mit übergeben. Es ist davon auszugehen, dass der Anbieter von IDEA, die Fa. AUDICON, sich dieser Aufgabenstellungen bereits annimmt und entsprechen ergänzende Lösungen zu den elektronischen Archivsystemen auf den Markt bringen wird.

Auch die leidige Debatte um das "richtige" Speichermedium dürfte sich durch die neugefasste Einschätzung der Finanzbehörden erledigt haben. Der Anwender muss selbst sicherstellen, dass er GoBS-konform und revisionssicher archiviert - auf welchem Medium ist ihm überlassen.

SAP DART nicht GDPdU-konform

Durch die Akzeptierung von IDEA als ausreichender Auswertungsfunktionalität erübrigt sich auch die Diskussion um proprietäre Datenformate. Diese müssen auf IDEA und den IDEA-Beschreibungsstandard umgestellt werden. So ist SAP ist durch die Nicht-Anerkennung der GDPdU-Konformität der jetzigen DART-Implementierung unter Druck geraten und hat sich massiv an das Bundesministerium für Finanzen gewendet. Seitens der Finanzbehörden wird an DART kritisiert: Verdichtung der Daten, kein Zugriff auf Originaldaten, keine maschinelle Übergabe der Strukturinformationen, fehlendes Gegenkonto und andere Unzulässigkeiten. Besonders das Fehlen des Zugriffs auf Originaldaten dürfte in Hinblick auf eine spätere Änderung der GoBS und der GDPdU problematisch sein, da hierdurch keine Möglichkeit besteht, die Speicherung von inhaltlich redundanten Zwischendatenbeständen wegfallen zu lassen.

Andere Anbieter kaufmännischer Software setzen längst auf den IDEA-Beschreibungsstandard und haben begonnen, diese Funktionalität in ihre Produkte zu integrieren.

Wer pflegt den IDEA-Beschreibungsstandard?

Allerdings wirft auch diese Lösung weiterhin offene Fragen auf: Wer pflegt den IDEA-Beschreibungsstandard? Dabei ist zu unterscheiden zwischen der Rechtsverbindlichkeit und der technischen Umsetzung. Wer sorgt für Abwärtskompatibilität, wenn IDEA funktional weiterentwickelt wird? Hier laufen Abstimmungen zwischen AUDICON und den Bundesfinanzbehörden, um die Kompatibilitätsfrage zu lösen. Wie wird mit Daten umgegangen, die durch spätere rechtliche Festlegungen nach der Archivierung steuerrelevant werden und nicht in den gespeicherten Daten enthalten sind? Dies wird bei der geplanten Neufassung der GDPdU eindeutiger geregelt werden.

Am Sinnvollsten wäre es, die Fragen zu Zuständigkeit, Pflege und Verantwortung durch eine Normung zu lösen. Der Beschreibungsstandard wäre dann eindeutig gefasst und stände allen Anbietern zur Verfügung. Bis dahin muss es ausreichen, dass AUDICON den Beschreibungsstandard veröffentlicht hat, so dass er bereits heute den Charakter einer OpenSource besitzt.

Offene Flanke bei den Definitionen

Trotz dieses Durchbruches im Bereich der Archivierung sind noch eine Reihe andere Fragestellungen offen, die sich auf die unklare Begrifflichkeit zurückführen lassen. Der Begriff der Archivierung dürfte sich nunmehr geklärt haben, aber der Begriff der Daten bietet immer noch zu viel Spielraum. Wir schlagen daher folgende Unterscheidung vor:

(A) Maschinell auswertbare Daten

Steuerrelevante Daten sind maschinell auswertbare Daten aus kaufmännischen Softwaresystemen, die als Datensatz vorliegen. Jeder Datensatz repräsentiert eine steuerrelevante Transaktion und beinhaltet alle notwendigen Informationen, die für eine steuerliche Veranlagung im Sinne von Entstehen, Entfallen oder Minderung einer Steuerlast relevant sind. Er setzt sich hierfür aus identifizierenden Attributen und Stammdaten wie Konto, Adressat, Steuersatz etc., Zweck oder Objekt und den Werten wie Betrag, Währung und Datum zusammen. Die Vollständigkeit und der Zusammenhang dieser Attribute sichert die Auswertbarkeit des Datensatzes im Kontext. Diese Daten müssen strukturiert, geordnet, periodengerecht und vollständig durch die Software IDEA in der jeweils gültigen Version auswertbar bereitgestellt werden.

(B) Nicht maschinell auswertbare Belege

Belege sind der Nachweis zum Datensatz mit den steuerrelevanten Daten. Belege sind in der Regel nicht maschinell automatisch auswertbare, schwachstrukturierte oder unstrukturierte Dokumente. Entsprechend ihrer Entstehung können sie beim Steuerpflichtigen in Papier, elektronischer Form oder anderer Form vorliegen. Sind die Dokumente originär elektronisch entstanden oder beim Steuerpflichtigen originär elektronisch eingegangen, so sind sie im Originalformat mit den dazugehörigen Entstehungs- oder Eingangsdaten zu speichern. Elektronische Dokumente können auch als strukturierte Datensätze vorliegen und müssen dann auch für maschinelle Auswertung bereitgestellt werden. Elektronische Dokumente müssen über einen eindeutigen Index wiederfindbar sein und über die Attribute des Index eindeutig mit dem dazugehörigen steuerrelevanten Datensatz verknüpft sein. Diese Dokumente sind so zu speichern, dass keine Veränderung der Dokumente selbst möglich ist, die Beziehung zwischen Dokument und zugehörigem Datensatz nicht aufgelöst oder verändert werden kann, und der Bestand der Dokumente gegen Verlust und Veränderung geschützt ist. Das System hat sicherzustellen, dass die gespeicherten Dokumente über den vorgegebenen Aufbewahrungszeitraum recherchiert und verlustfrei zur Anzeige gebracht werden können. Liegt ein originär elektronisches Dokument in einem nicht standardisierten Format vor, ist die Erzeugung einer Rendition (elektronische Kopie in einem anderen Format) zulässig, wenn der Prozess der Erzeugung der Rendition nachweislich verlustfrei und ohne Veränderung des Inhalts erfolgte. Die Rendition muss unter dem gleichen Index und zusammen mit dem ursprünglichen Original gefunden und zur Anzeige gebracht werden können. In der Verfahrensdokumentation nach GoBS ist dieses Verfahren nachprüfbar zu beschreiben und die Prozesse müssen durch eine revisionssichere Protokollierung nachvollziehbar sein.

Beim Datenzugriff nach den GDPdU ergeben sich für (A) und (B) zwei unterschiedliche Zugriffsarten.

Für (A) ist die direkte Auswertbarkeit der Daten mittels IDEA als Z1 oder Z3 sicherzustellen. Liegen die Daten noch im operativen System in der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung vollständig vor, kann Z1 und Z2 direkt auf diesen Datenbestand erfolgen. Die Anwendung muss jedoch in der Lage sein, auch Datenträger nach Z3 für die Auswertung mit IDEA zu erzeugen.

Für (B) gilt, dass die Dokumente über die Attribute des Index im ersten Schritt recherchiert werden, und dann im zweiten Schritt angezeigt zu werden.

Durch die vorgeschlagene Unterscheidung zwischen maschinell auswertbarem Datensatz und zugehörigem, nicht maschinell auswertbarem Belegdokument lässt sich das Problem der steuerrelevanten Daten lösen, auch wenn die inhaltliche Frage der steuerrelevanten Daten hierdurch nicht beantwortet ist. Hier muss der Anwender auch weiterhin selbst definieren, welche Daten inhaltlich denn steuerrelevant sind.

Flut der Leitlinien

Nach über 1 ½ Jahren Rechtswirksamkeit der AO-Änderung und der GDPdU kommt jetzt erst Bewegung in das Thema hinein. Als die GDPdU erschien, hat kaum jemand ihre Bedeutung erkannt. Nunmehr liegt ein Leit-faden des BITKOM vor, die Agentur Ahrens und Behrent hat die umstrittenen Argumentarien und Leitfäden herausgegeben, das IDW Institut der Wirtschaftsprüfer arbeitet an einer Stellungnahme, der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme hat ebenfalls eine Leitlinie angekündigt - aber viel Neues findet sich nicht. Viele dieser Dokumente leiden darunter, dass sie bereits überholt sind, wenn sie aus dem Druck kommen, dass sie teilweise ohne die nötigen fachlichen Kenntnisse zusammengestellt wurden oder nur Einzelmeinungen mit Werbecharakter vertreten.

Fazit

Die Problematik des Themas Archivierung von steuerrelevanten Daten ist offenbar gelöst. Um die Bereitstellung der Daten kommt kein Steuerpflichtiger mehr herum. Laufende Verfassungsbeschwerden gegen die GDPdU haben keine Chance auf Erfolg. Und die Sanktionen für die Nichteinhaltung der GDPdU werden auch derzeit gerade verschärft. Man kann sich jetzt nicht mehr vor dem Thema GDPdU drücken!

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