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Vermerke – Referenzen – Mausklicks

Editorial des Email-Newsletters 03-2011 vom 18.03.2011

16.03.2011

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt 
Chefredakteur des "Forum Elektronische Steuerprüfung".

 

Immer wieder sind wir mit Fragen und Problemen konfrontiert, die der Übergang von der papierbasierten zur elektronischen Geschäftswelt aufwirft. Der Umgang mit Kontierungsvermerken beispielsweise, mit dem sich zwei der nachfolgenden Beiträge beschäftigen.

Die Papierwelt ist uns so vertraut, dass uns vielfach nicht bewusst ist, warum wir etwas tun. Weil dies so explizit gefordert ist? Oder weil es sich gegenüber alternativen Möglichkeiten als „best practice“ herausgestellt hat, eine Anforderung zu erfüllen?

Was sind die Anforderungen im Zusammenhang mit Kontierungsvermerken? Die Anforderungen sind, dass eine Buchführung progressiv und retrograd prüfbar sein muss. Die physisch anschaulichste Erfüllung der Anforderungen in der Papierwelt wäre, wenn ein Faden am einen Ende an den Beleg und am anderen Ende an das Kontenblatt mit seiner Verbuchung geknüpft wird. Dem Faden lässt sich in beide Richtungen folgen, retrograd und progressiv. Diese logisch korrekte Lösung stößt in der Handhabung allerdings schnell an ihre Grenzen. Da liegt die Idee nahe, unsichtbare Fäden zu spinnen. Hier hat sich als „best pracice“ der auf dem Beleg aufgebrachte Kontierungsvermerk etabliert. Er ist nichts anderes als eine Referenz ins Buchführungssystem, der progressiv gefolgt werden kann. Und retrograd? Da finden sich auf dem Kontenblatt Informationen, die eindeutig ins Belegablagesystem verweisen.

Abstrakter betrachtet handelt es sich bei der Kontierung eines Belegs darum, die Beleginformation um eine Referenzinformation zu ergänzen und beides zusammen aufzubewahren.

Gehen wir in die elektronische Welt, dann muss dort dasselbe geleistet werden. Die technische Umsetzung sieht da allerdings ganz anders aus. Das „best practice“ ist aber auch hier klar: mit einem Mausklick vom Beleg ins Konto und vom Konto zum Beleg.

Von dieser Ideallösung, auf die es zukünftig hinauslaufen wird, sind wir oft noch entfernt und befinden uns in einer papier-elektronischen Zwischenwelt. Viele Szenarien sind hier denkbar. Jede Lösung, die einen Beleg mit einer Referenz in die Buchführung wie auch immer verbindet, erfüllt die Anforderung nach einer progressiven Prüfbarkeit der Buchführung.

Ob die Finanzverwaltung diese einfache Logik auch immer so sieht?

Ihr Gerhard Schmidt

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