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Verfahrensdokumentation - Modell welcher Realität?

Editorial des Email-Newsletters 03-2006 vom 03.03.2006

Gerhard Schmidt

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist das Modell eines Ausschnitts der Unternehmensrealität und deren Veränderung. Der Ausschnitt der Unternehmensrealität wird bestimmt durch rechtliche Vorschriften wie die GoBS. In dem Modell werden die wesentlichen Eigenschaften der Unternehmensrealität beschrieben (welche dies sind, ist ebenfalls rechtlich determiniert). Von den unwesentlichen Eigenschaften wird abstrahiert.

Eine Verfahrensdokumentation kann ein in sich schlüssiges Modell sein, doch keinerlei Bezug zu einer jemals existenten Unternehmensrealität haben. Sie kann also eine fiktive Realität beschreiben. Ob eine Verfahrensdokumentation tatsächlich das Modell der Unternehmensrealität ist, kann nur zeitpunktbezogen und zeitnah überprüft werden, dann, wenn die Unternehmensrealität noch so ist, wie sie im Modell beschrieben ist. Eine Überprüfung zu einem späteren Zeitpunkt ist nicht möglich, da sich die Unternehmensrealität inzwischen geändert hat.

Außenprüfungen, insbesondere Betriebsprüfungen finden nicht zeitnah statt, sondern oft viele Jahre später. Welchen Wert hat zum Zeitpunkt der Prüfung eine Verfahrensdokumentation dann für den Prüfer? Sie kann beim Prüfer Vertrauen in das Unternehmen schaffen oder dieses erschüttern, mehr nicht.

Was bedeutet dies aus Sicht des Prüfers? Der Prüfer ist ja schließlich im Unternehmen, weil der Staat Zweifel hat am Vertrauen in die Dokumente, die er vom Unternehmen erhält (Jahresabschlüsse, Steuererklärungen etc.). Und nun muss er auf ein Dokument aus dem Unternehmen blind vertrauen, weil die Unternehmensrealität der Vergangenheit (etwa Hard- und Software) für ihn physisch nicht mehr greifbar und damit nicht mehr prüfbar ist. Bei seinen traditionellen Prüfungshandlungen ist dies ja ganz anders. Der Buchungsbeleg (beispielsweise eine Rechnung auf Papier) ist noch Jahre später physisch greif- und prüfbar. Die Konsequenz für die Finanzverwaltung kann daher nur sein: zeitnahe Verfahrensdokumentationssonderprüfungen.

Was bedeutet dies aus Sicht des Unternehmens? Das Unternehmen steckt in einem Dilemma. Es kann eine inhaltlich erstklassige Verfahrensdokumentation vorlegen, also eine Beschreibung, die für jeden Zeitpunkt der Vergangenheit exakt die Unternehmensrealität widerspiegelt. Liefert das Unternehmen dabei jedoch die selbe Textqualität wie die Finanzverwaltung in den von ihr formulierten Gesetzen und Schreiben - also für die fachlich nicht spezialisierte Zielgruppe kaum verständlich - dann kann für den Prüfer leicht der Eindruck entstehen, dass hier mehr verschleiert als erklärt wird. Das wirkt auf ihn nicht vertrauenswürdig und belastet das Prüfungsklima.

Dieses Problem hat das Unternehmen nicht, das eine Verfahrensdokumentation präsentiert mit klaren Formulierungen ohne Fachchinesisch, die auch ein technisch nicht beschlagener Prüfer sofort versteht. Wie viel die Beschreibung mit der historischen Unternehmensrealität zu tun hat, ist dabei zweitrangig, denn das kann der Prüfer ja nicht verifizieren.

Auch eine Verfahrensdokumentation mit fiktiven Realitätsbezügen muss erst einmal geschrieben werden. Sie werden als Unternehmer an diesem Thema nicht vorbei kommen. Beginnen Sie also mit Ihrer Verfahrensdokumentation spätestens heute. Denn dem Prüfer keine Verfahrensdokumentation vorlegen zu können, ist für das Unternehmen die schlechteste Alternative.

Ihr Gerhard Schmidt

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