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Home  Fragen und Probleme Steuerlich relevante Daten

Was sind steuerlich relevante Daten?

Keine eindeutige Definition

Der Gesetzgeber vermeidet bewusst eine abschließende Definition des Begriffs "steuerlich relevante Daten", wie die unten dokumentierten gesetzlichen Vorschriften und deren Interpretation durch das BMF zeigen.

Das ist für den Steuerpflichtigen unangenehm, denn er steht dadurch vor dem Problem, selbst die in seinem Unternehmen steuerlich relevanten Daten qualifizieren zu müssen. Doch das ist nicht neu, das musst er bisher auch. Neu ist jedoch, dass die unzureichende Qualifikation der steuerlich relevanten Daten von heute in vier Jahren, wenn eine Steuerprüfung ansteht, vielfach nicht mehr nachgeholt werden kann. Das war bisher mit Papierdokumenten kein nennenswertes Problem.

Daten, die als variable Parameter in die "Große Steuerformel" mit ihren verästelten Haupt- und Nebenrechnungen eingehen, sind steuerlich relevant. Da sich die Parameter der "Großen Steuerformel" durch Gesetzgebung und Rechtsprechung ständig ändern, ändern sich damit auch die Daten, die als steuerlich relevant anzusehen sind.

Ein Steuerrechtsexperte müsste die steuerlich relevanten Daten in einem Unternehmen problemlos identifizieren können. Schließlich sind ihm die Daten-Stellschrauben und Einflüsse zur Veränderung des Steuerergebnisses ja bekannt.

Daten kommen in vielen Systemen vor

Die Daten für und über diese Stellschrauben finden sich längst nicht nur in der  Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung, sondern in einer Vielzahl von weiterer im Unternehmen eingesetzter Anwendungssoftware, etwa in einem Reisekostenprogramm die Entfernungsangaben zwischen zwei Orten oder in einer EXCEL-Tabelle die Kalkulation interner Verrechnungspreise.

Das Problem mit den steuerlich relevanten Daten ist nicht so sehr, deren Vorhandensein im Unternehmen zu identifizieren, sondern erstens aufzuspüren, ob und wo diese ggf. im Unternehmen ihren digitalen Ursprung haben und zweitens diese dann von den restlichen Daten technisch zu separieren und vorschriftgemäß zu archivieren. Was macht etwa der Handwerker, der per Email mit einem Kunden Rabatte vereinbart? Wie separiert er seine steuerlich relevanten, mit Outlook Express administrierten Emails und archiviert diese GoBS-konform?

Checkliste
"Anwendungssoftware mit steuerlich relevanten Daten"

Die Checkliste hilft steuerlich relevante Daten in der im Unternehmen eingesetzten Anwendungssoftware zu qualifizieren.


Steuerlich relevante Daten nach Abgabenordnung (AO)

In § 147 Abs. 1 der AO heißt es:

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,

3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

4. Buchungsbelege,

5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.



Steuerlich relevante Daten nach GDPdU

Im BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001, steht:

"Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten). Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten. Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten. Bei unzutreffender Qualifizierung von Daten kann die Finanzbehörde im Rahmen ihres pflichtgemäßen Ermessens verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachträglich ermöglicht. Das allgemeine Auskunftsrecht des Prüfers (§§ 88, 199 Abs.1 AO) und die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen (§§ 90, 200 AO) bleiben unberührt."



Steuerlich relevante Daten nach "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" des BMF (Stand 6. März 2003)

Im Fragen- und Antwortenkatalog des BMF vom 6. März 2003 heißt es:

"Zu diesem Terminus gibt es keine allgemein gültige Definition. Je nach Einzelfall können Daten bei einem Steuerpflichtigen von steuerlicher Bedeutung sein, bei einem anderen jedoch nicht. Deshalb kann es keine abschließende Festlegung allgemeiner Art geben. Man kann den Begriff jedoch wie folgt umschreiben: „Steuerlich relevant" sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können. Nach den GDPdU ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, die steuerrelevanten Daten von den anderen abzugrenzen. Er wird sich dabei auch an datenschutzrechtlichen bzw. besonderen berufsspezifischen Gesichtspunkten orientieren müssen. Gibt es über diese Abgrenzung Meinungsverschiedenheiten zwischen Steuerpflichtigen und Steuerprüfer, ist im Einzelfall zu entscheiden, welche Folgerungen zu ziehen sind."

Autor: Gerhard Schmidt (gerhard.schmidt@compario.de)

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