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Home  Fragen und Probleme Überprüfung der Aufbewahrungsfristen

Diskussion der Zwischenergebnisse eines Forschungsprojekts im Auftrage des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit mit Fachleuten aus Wirtschaft, Wissenschaft  und Verwaltung


Aufbewahrungspflichten für Unternehmen werden überprüft


"Überprüfung der Anforderungen an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für digitale Unterlagen nach Handels- und Steuerrecht" heißt ein aktuelles Forschungsprojekt, das Anhaltspunkte für die Vereinfachung der Verpflichtungen für kleine und mittelständische Unternehmen bei der Aufbewahrung digitaler Unterlagen  herausarbeiten soll. In einem Workshop am 24. November 2004 in Frankfurt wurden erste Lösungsansätze vorgestellt und diskutiert, die zwar die Kostenbelastung für die Unternehmen senken, aber gleichzeitig auch dem nach Handels- und Steuerrecht bestehendem Informationsbedürfnis Rechnung tragen.

Die AWV-Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. führt dieses Projekt in Zusammenarbeit mit ausgewiesenen Fachleuten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit durch. Im Mittelpunkt des Konzepts steht die Aufgabe, Anforderungen an die Unternehmen so zu definieren, dass alle Funktionen erfüllt werden, aber kein über das Notwendige hinausgehender administrativer Aufwand für die Unternehmen entsteht. Ziel ist es, Unsicherheiten in der Praxis aufzudecken und konkrete Handlungsempfehlungen zu unterbreiten.

Mit dem Projekt sollen die Bemühungen der Bundesregierung zum Abbau von bürokratischen Hemmnissen unterstützt und zugleich Maßnahmen vorbereitet werden, die eine Senkung der Erhebungskosten von Steuern sowie der hiermit verbundenen weiteren Belastungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen ermöglichen. Diese erweisen sich im Bereich der digitalen Unterlagen als besonders gravierend, weil infolge des schnellen technischen Fortschritts und den hierdurch bedingten häufigen Anpassungen die Zugriffsmöglichkeiten auf die Daten mit noch lauffähigen EDV-Systemen i. d. R. begrenzt sind. Infolge der vergleichsweise langen Zeiträume für die ein Zugriff auf diese Daten für steuerliche Zwecke noch erfolgen können muss, ist die Belastung in diesem Bereich für die Unternehmen besonders hoch. Folglich bedarf es Lösungsansätzen, die zwar die Kostenbelastung für die Unternehmen senken, aber gleichzeitig auch dem nach Handels- und Steuerrecht bestehendem Informationsbedürfnis Rechnung tragen.

Das Projekt gliedert sich in vier Phasen. Projektphase eins, die mit dem 30.06.2004 abgeschlossen wurde, diente der Problemermittlung und Analyse bestehender Aufbewahrungspflichten. Das Ergebnis ist eine aktuelle Übersicht über die rechtlichen Grundlagen, die zentralen Anwendungsprobleme und die Belastungen für kleine und mittlere Unternehmen mit ersten Lösungsvorschlägen. Die zweite Projektphase stand unter Leitung von Prof. Dr. Bert Kaminski, Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald, und Prof. Dr. Günther Strunk, TU Ilmenau, im Zeichen der Vorbereitung und Durchführung eines Workshops zum Zweck der Diskussion der Zwischenergebnisse mit Fachleuten. Mit Unterstützung des DIHK wurde vorbereitend eine Befragung von kleinen und mittelständischen Unternehmen zu den tatsächlichen und empfundenen Belastungen und möglichen Lösungsansätzen durchgeführt, deren Ergebnisse im Rahmen des Workshops am 24.11.2004 mit Vertretern kleiner und mittelständischer Unternehmen, der Finanzverwaltung und ausgewählten Fachleuten lebhaft diskutiert wurden.

Im Mittelpunkt der aktuellen Phase drei steht die Konsolidierung der Ergebnisse des Workshops und die Zusammenstellung und Abstimmung der Ergebnisse der ersten beiden Projektphasen. In Phase vier wird eine Dokumentation erarbeitet, die konkrete Handlungsempfehlungen geben wird.

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