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Home  Einführung GDPdU und elektronische Archivierung

Die GDPdU und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer und Bernhard Zöller

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, einer unabhängigen Unternehmens-, Management-, Organisations-, Technologie- und Projektberatungsgesellschaft im Spezialgebiet Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies).

Bernhard Zöller

Bernhard Zöller ist Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH in Sulzbach/Ts., einer unabhängigen Management- und Technologieberatung, fokussiert auf die Themen Enterprise Content Management, ERP- und SAP-Content Management, Archivierung, Elektronisches Dokumenten-Management/DMS, Collaboration und Process Management.

Hintergrund

Für über 3 Millionen Unternehmen in Deutschland gilt seit dem 1.1.2002 im Rahmen des Handelsgesetzbuches eine neue Abgabenordnung. Diese räumt der Finanzbehörde im Unterschied zur vorhergehenden AO das ergänzende Recht ein, "die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen". Diese neue Regelung stellt die dringend erforderliche Anpassung an die Welt des E-Business dar, in der zahlreiche kaufmännische und steuerrelevante Informationen in elektronischer Form entstehen und Ausdrucke nur eine Kopie originär digitaler Daten darstellen. Die Regelungen und Verfahren zur Durch-führung von Steuerprüfungen nach diesen neuen Gesetzen sind in der GDPdU, den Grundsätzen des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen bereits im Jahr 2001 festgelegt und im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden.

Obwohl seit Januar 2002 bereits Steuerprüfungen nach diesen Regelungen durchgeführt werden, ist der Informationsbedarf immer noch sehr groß. In Seminaren, Diskussionsforen, Artikeln und anderen Medien werden die Auswirkungen der ver-änderten Gesetzgebung teilweise immer noch kontrovers diskutiert. Die unterschied-lichen Interpretationen der Gesetzestexte und Verordnungen haben mehr zur Verwirrung denn zur Klarheit beigetragen. Dies soll mit einigen Zitaten verdeutlicht werden:

  • "Achtung! CD-R und DVD-R und einige andere Medien werden von den Finanzbehörden bei der Archivierung nicht als revisionssicher anerkannt."
  • "Generell müssen Sie die archivierten Daten immer verschlüsseln, da Sie anderenfalls gegen die gesetzlich vorgeschriebene Sorgfaltspflicht verstoßen, was sogar als Straftatbestand gewertet und geahndet werden kann."
  • "Der einfachste Weg, alle diese Kriterien zu erfüllen, liegt in der Archivierung auf optischen Medien."
  • "Das IDEA Programm ermöglicht es, sich direkt in die Datenbanken einzuloggen."
  • "Volltextbasierte Archivsysteme sind für die Langzeitarchivierung nicht mehr zulässig."
  • "COLD-Verfahren, die eine TIFF-Datei erzeugen, sind nicht mehr AO-konform."



Diese Zitate sind nur einige Beispiele, die beides zeigen: Unkenntnis und auch gewollte Interpretation zu Gunsten oder Lasten bestimmter Produkte. Die Vielfalt neuer und nicht ausreichend definierter Begriffe trägt ein Übriges zur Situation bei. Letztlich Klarheit schaffen kann nur das BMF (Bundesministerium der Finanzen). In Form von Frage-&-Antwort-Katalogen sind erste Ansätze auf der Webseite des BMF zu finden, deren Rechtsverbindlichkeit jedoch nicht ausreichend erscheint.

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung und Zöller & Partner sind als unabhängige Beratungsunternehmen für Dokumenten-Technologien häufig mit diesen Fragen und Unsicherheiten der Anwender konfrontiert. Aus diesem Grund haben sich beide Unternehmen entschlossen, diese gemeinsame Stellungnahme zu veröffentlichen, die besonders bei kleineren und mittelständischen Unternehmen die notwendige Klarheit zu den Auswirkungen der GDPdU schaffen soll.

Das 20-seitige Papier finden Sie hier (PDF, 334KB):

  Die GDPdU und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung

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