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E-Mails und GoBD

E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis

20.12.2015

Unternehmen müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Buchführung beachten. Eine zentrale Frage ist in diesem Zusammenhang, wie die Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgehen sollen. Der Digitalverband Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post in ihrem gemeinsam ausgearbeiteten Leitfaden „E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ zusammengestellt.

Zehn Merksätze zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen

Die zehn Merksätze im Überblick

  • E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
    E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.


  • E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
    Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.


  • Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
    Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.


  • E-Mail als Transportmittel
    Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.


  • E-Mails sind zu indexieren
    Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.


  • E-Mails sind unverändert zu archivieren
    Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.


  • Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
    Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in eine anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.


  • Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
    Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.


  • E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
    Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.


  • Rechnungen als E-Mails sind zulässig
    Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.


Download der Merksätze

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