Wie bringt man die Dunkelverarbeitung ans Licht?
30.11.2017
Dort, wo Software immer mehr Routine-Tätigkeiten wie Erfassungen, Prüfungen oder gar Buchungen abnimmt, genügt es nicht mehr, Arbeits- und Organisationsanweisungen vorzulegen, um die Ordnungsmäßigkeit eines Verfahrens nachzuweisen. GISA achtet bei der Auswahl von Software-Partnern besonders auf die Transparenz der Verarbeitungsprozesse und die Qualität der mitgelieferten System- und Umsetzungsdokumentation.
In den meisten Unternehmen gehen Rechnungen auf verschiedenen Wegen ein: per Brief, als PDF, in einem Hybrid-Format wie ZUGFeRD oder rein elektronisch, z.B. als XRechnung oder in einem EDI-Format. Damit Rechnungen überhaupt bearbeitet werden können, müssen sie zunächst aus allen Kanälen zusammengeführt und für die Bearbeiter bereitgestellt werden. Im Sinne der Digitalisierung werden alle Rechnungsdaten, die z.B. per OCR oder aus einem Datensatz ermittelt wurden, in ein einheitliches Format konvertiert und meist zusammen mit einem PDF-Abbild ins ERP-System transportiert.
Sind die Rechnungsdaten erstmal digitalisiert, so können bereits viele IKS-Prüfungen automatisiert erfolgen. Im besten Fall sind im System bereits Bestellung und Wareneingang erfasst, so dass der Abgleich ohne weiteres Zutun erfolgen kann. Gibt es keine Abweichungen, ist der Weg für eine automatische Buchung frei. Doch auch wenn diese gern als "Dunkelverbuchung" bezeichnet wird, sollten diese und alle Schritte dahin nicht im Dunkeln verborgen bleiben.
Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass einerseits mit der Inbetriebnahme solcher Prozesse dokumentiert ist, welche Aktionen in welcher Reihenfolge unter welchen Bedingungen durch wen oder was durchgeführt werden. Andererseits müssen Kontrollen so beschrieben sein, dass erkennbar ist, in welcher Weise was kontrolliert wird und welche Aktion auf welches Ergebnis folgt. Schließlich müssen die Bearbeitungsschritte und die Kontrollergebnisse für jeden einzelnen Vorgang dokumentiert sein - am besten in einem vom Nutzer lesbaren Protokoll, das mit allen anderen vorgangsbezogenen Belegen zusammen revisionssicher archiviert wird.
Nur so kann das Unternehmen die eigenen Prozesse nachvollziehen und sicherstellen, dass durch die teil- oder vollautomatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung kein Compliance-Risiko entsteht.
Als Komplettdienstleister bietet GISA verschiedene Lösungen zur Digitalisierung in der Buchhaltung. Sowohl bei eigenen als auch bei Partnerlösungen legt die GISA GmbH besonderes Augenmerk auf die Dokumentationen und Protokollfunktionen der Software. Somit kann in Projekt und Betrieb bereits ein wesentlicher Teil der notwendigen Verfahrensdokumentation bereitgestellt werden.
