ERP-Vorsysteme und die GoBD-Journalfunktion: häufig vernachlässigt trotzdem wichtig
25.08.2017
Die GoBD schreiben u.a. für jedes Buchhaltungssystem das Vorhandensein einer Journalfunktion vor. In Nebensystemen und eigenentwickelter Software ist diese häufig nicht vorhanden. GISA unterstützt seit über einem Jahrzehnt Unternehmen dabei, für Außenprüfungen dennoch valide Z3-Extrakte zu erstellen.
Wenn sich Unternehmen bzgl. ihrer Hauptanwendungen für FI bzw. ERP auf die GoBD-Anforderungen eingestellt haben, folgt oft der Schritt in Richtung Vorsysteme. Meist sind das mächtige Abrechnungsanwendungen, die ihre Bewegungsdaten und einige Stammdaten an das Hauptsystem übergeben, allerdings meist als Transaktionssummen bzw. als Stammdatenänderungen.
Für diese Vorsysteme mit ihren detaillierten Einzelvorgängen ist ein Z3-Zugriff per Extrakt für IDEA sinnvoll, ein Z1-Prüferuser ist hier meist zweitrangig mangels entsprechender Bedien-Kenntnis des Prüfers. Ein FIBU-Journal, in dem alle gebuchten Belege von Tag 1 bis Tag n des Geschäftsjahres angezeigt werden, ist in prozessualen Vorstufen meist nicht bekannt, von einer entsprechenden Extraktionsfunktion ganz zu schweigen.
Doch wie geht man mit den Vorbereitungen eines Belegextraktes vor, wenn es keine klassische Journalfunktion gibt, die man auf jeden Fall hernehmen kann, um zu prüfen, dass der Z3-Extrakt dann stimmig ist?
Dann kann man mit Datenbank-Abfragen arbeiten, die jedoch wohl selektiert sein müssen, um die richtigen Vorsystem-Datensätze zu erwischen. Dazu muss mit korrekten Abgrenzungsmerkmalen gearbeitet werden, die sich an buchhalterischen Prinzipien orientieren bzw. Pendants darstellen, wie Unternehmensnummer, Geschäftsjahr, Buchungsmonat, Erfassungsdatum. Dies sind erste Beispiele für eine zutreffende Beleg-Datensatz-Selektion.
Wenn es um das spätere Ankommen im bzw. Abgleichen mit dem Hauptbuch geht, sind ggf. noch weitere Merkmale für die relevanten Datensätze des Vorsystems wichtig wie Simulationskennzeichen, Verbuchungs- bzw. Übergabekennzeichen, Belegart, Vorgangsart, Ansprechen eines Sach- oder Personenkontos.
Danach gilt es, die Felder zu bestimmen, die der abgegrenzte Extrakt noch enthalten soll, damit man eine in sich abgeschlossene Transaktion so versteht, wie das System sie rechnerisch gehandhabt hat. Zu ergänzen sind dann noch jene Felder im Extrakt, die zur Eindeutigkeit eines Vorgangs dienen und diejenigen, die nötig sind zum späteren Hauptsystem-Abgleich.
Führt das Unternehmen eigenständig monatliche oder jährliche Übergabe-Kontrollen durch, sind diese ebenfalls relevant. Der Brückenschlag zum Einfließen in das Hauptsystem inkl. ggf. einer Darstellung zu eventuellen Unterschieden ist oft der letzte und teilweise der schwerste Themenbereich der Vorbereitungen. Diese wären dann abzurunden mit einer aussagekräftigen Dokumentation für den Prüfer.
Das Competence-Team ECM und IT-Compliance bei GISA hat dazu fundierte Projekt-Erfahrungen und kann mit einem Test-Audit für Vorsysteme gerne beratend unterstützen.
