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GISA GmbH

Mit GISA auf der Überholspur im Rechnungsversand

27.10.2016

Mit dem ZUGFeRD-Konverterpaket der GISA können Unternehmen ihren Rechnungsausgang schnell und unkompliziert auf den elektronischen Versand umstellen. Neben der offensichtlichen Einsparung von Druck- und Kuvertierkosten können so zunehmend auch schnellere Zahlungseingänge realisiert werden. Dies gilt in naher Zukunft insbesondere dann, wenn der Auftraggeber in öffentlicher Hand ist.

Im täglichen Leben sind elektronische Rechnungen längst angekommen. Die meisten von uns empfangen bereits Rechnungen von Telekommunikationsunternehmen oder Online-Shops per E-Mail oder rufen sie auf einem Portal ab.

In der deutschen Wirtschaft und Verwaltung dominiert 2016 jedoch nach wie vor die Papierrechnung. Durch den Wegfall der Signaturpflicht und das faktische Opt-Out-Verfahren, durch das der Empfänger auch durch konkludentes Handeln elektronische Rechnungen verbindlich akzeptiert, sind die rechtlichen Hindernisse längst beseitigt.

Da die Vorteile der Technologie auf der Empfangsseite sich häufig erst mit einer Anpassung der Geschäftsprozesse entfalten, zögern viele Unternehmen vor der Umstellung. Dies liegt oft auch daran, dass bisher noch relativ wenige Rechnungen elektronisch eingehen.

Nach der EU-weiten Pflicht für die öffentliche Verwaltung, ab spätestens 2018 elektronische Rechnungen zu verarbeiten, wird ein neuer Anreiz für deren Auftragnehmer gesetzt. Schließlich geht damit das Versprechen der schnelleren Zahlungen durch kürzere Bearbeitungszeiten einher.

Um das zu nutzen, lohnt es sich, als Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung, sich mit dem Versand elektronischer Rechnungen in einem Standardformat wie ZUGFeRD auseinanderzusetzen. Der Umstellungsaufwand ist vergleichsweise gering und das Potential kann zunehmend auch bei Kunden aus der Privatwirtschaft genutzt werden. Der unschlagbare Vorteil dieses Formates, dass man selber entscheiden kann, ob man mit der pdf-Ausfertigung oder der xml-Version arbeitet, kann auf jeden Fall genutzt werden.

Das ZUGFeRD-Komplettpaket von GISA ermöglicht es, Rechnungen automatisch in das neue Format zu konvertieren und Rechnungsdaten aus empfangenen ZUGFeRD-Rechnungen zu extrahieren. Dabei kann das Konverterpaket wahlweise mit den Servicemodulen „ERP-Integration“, „revisionssichere Archivierung von Ein- und Ausgangsrechnungen“, „Prozesssteuerung und –protokollierung“ sowie „Rechnungsversand bzw. -empfang“ ergänzt werden.

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