Mit GISA die Herausforderungen bei der Aufbewahrung von Kassendaten meistern
20.07.2016
Die Berater des GISA Competence Center IT-Compliance unterstützen Unternehmen bei der Prüfung von Kassen auf deren Konformität mit den Vorgaben der GoBD sowie der aktuellen Regelungen bezüglich der Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften. Die Analyse- und Prüftätigkeiten beziehen sich dabei auf Haupt- und Vorsysteme und Prozesse. Dabei unterstützt GISA bei der Ermittlung der steuerrelevanten Daten, deren ordnungsmäßigen und sicheren Aufbewahrung und Bereitstellung im Rahmen von Betriebsprüfungen sowie der Verfahrensdokumentation.
Das hohe Potential für Manipulationen im Bereich der Bargeschäfte erweckt Begehrlichkeiten bei der Finanzverwaltung. Der Bundesrechnungshof beziffert den Umsatzsteuer-Verlust auf 10 Mrd. Euro jährlich. Es ist naheliegend, dass der Fokus der Prüfer auf der Vollständigkeit und vor allem Unveränderbarkeit der Grund- bzw. Einzelaufzeichnungen liegt. Um jedoch nachvollziehen zu können, welche Daten steuerrelevant sind und ob die Aufzeichnungen vollständig sind, ist es nötig, die betrieblichen Abläufe zu verstehen. Mit der Komplexität des Gesamtsystems steigt auch das Risiko für Datenverluste, Verdichtungen und Manipulationen.
So ist es zum Beispiel wesentlich, ob mehrere Kassen einzeln stehen oder miteinander vernetzt sind oder ob sie Daten von weiteren Geräten wie Waagen empfangen. Solche Informationen sollten in einer gut aufgebauten Verfahrensdokumentation enthalten sein.
Tritt der gerade veröffentlichte Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft, besteht endlich eine Möglichkeit, die Unveränderbarkeit der Einzelaufzeichnungen nachweisen zu können. Denn werden bei einer Prüfung durch ausgefeilte statistische Verfahren wie der Summarischen Risikoprüfung Indizien für mögliche Manipulationen festgestellt, so kann in einem Gerichtsverfahren, je nach Gericht, die Beweislast auf den Unternehmer übergehen. Gleichzeitig werden durch das kommende Gesetz laut Entwurf Verschärfungen durch die Einführung einer Kassennachschau und Sanktionierung im Fall von offengelegten Verstößen vorgenommen. Die Zertifizierungspflicht sowie die damit verbundenen Neuregelungen treten ab 01.01.2020 in Kraft, wobei zum Investitionsschutz eine Übergangsfrist bis 31.12.2022 für Geräte gilt, die die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen.
Sowohl der kleine Händler als auch die Supermarkt-Kette müssen neben der Prüfung ihrer Geräte zukünftig noch mehr darauf achten, die Einzelaufzeichnungen sicher und unveränderbar aufzubewahren. In der Praxis ist für den lokalen Einzelhändler die größte Herausforderung, die Daten für den gesamten Zeitraum vor Verlust zu sichern und deren Integrität nachzuweisen. Die Supermarkt-Kette hingegen muss vor allem die technischen Voraussetzungen schaffen, um die enormen Datenmengen in kurzer Zeit geordnet und nachvollziehbar zu archivieren und die Vollständigkeit zu kontrollieren. Hierfür gibt es bereits erprobte Lösungen, die die Übertragung, Archivierung und Anzeige der Kassenbelegdaten im ERP-System in kürzester Zeit ermöglichen. Dies dient nicht nur der Erfüllung der Rechtsanforderungen. Es ermöglicht auch dem Unternehmen selbst umfangreiche Auswertungs- und Analyseszenarien.
Weitere Informationen zum GISA-Angebot bezüglich der Beratung zu GoBD-Themen erhalten Sie auf unserer Website.
