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Kein Ende mit dem Ende? Die Schwierigkeiten der Altdaten-Vorhaltung

GISA hat aufeinander abgestimmte, strukturierte Vorgehensmodelle als Dienstleistungs-Pakete entwickelt, um sich dem Thema umfänglich anzunehmen: von der Datenbank-Analyse, der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bis zur Archivdaten-Verwaltung.

02.01.2016

Muss die aktive Nutzung eines IT-Systems beendet werden, so stellt sich die Frage, wie mit den darin enthaltenen Daten und Auswertungen umzugehen ist. Schließlich muss man allen internen und externen Erfordernissen auch für die Zukunft gerecht werden. In der Praxis betrifft dies heute oft mehrere Akteure, da Systembetrieb, Systemnutzung und Endanwendung sich immer häufiger auf verschiedene Unternehmen verteilen. Das GISA-Praxisforum GoBD, welches am 31.05. und 01.06. 2016 wieder in Berlin stattfindet, wird sich in einer eigenen Workshop-Area genau diesem Spannungsfeld widmen: Vertreter der Finanzverwaltung, Projekterfahrungen von Betroffenen, Teilnehmer-Fragen und Lösungs-Varianten werden dort zur Diskussion anregen!

Sind Systembetreiber, Servicegesellschaft und Dateneigentümer verschiedene Unternehmen, ist oft unklar, wer welche Pflichten hat, um die Vorhaltung des nicht mehr aktiv genutzten Systems und der enthaltenen Daten sicherzustellen.

Die Gründe für das Auflösen von derartigen Beziehungen können vielschichtig sein, z. B. Fusionen, Verkäufe,

Aufsplittungen oder die Trennung von einem Business Process Outsourcing-Partner.

Dabei können verschiedenste Systeme betroffen sein, z.B. Abrechnungs-Systeme, Kundenakten-Lösungen, elektronischer Datenaustausch (bspw. die sog. Energieversorger-Marktkommunikation) oder

Management-Info-Systeme mit verschiedensten Statistiken. Nicht für alle dieser System-Arten liegt steuerliche Relevanz vor und zudem können die Aufbewahrungspflichten je nach Branche stark variieren.

Meist stehen die bisherigen Vertragspartner vor folgender Situation:

  • In den Verträgen gibt es keinerlei Regelung zur System-Beendigung.
  • Die Daten wurden hinsichtlich ihres Inhalts und ihrer rechtlichen Relevanz nicht klassifiziert.
  • Die Aufbewahrungsfristen und Vorhalte-Formate (je Datenkategorie) sind unklar.


Eine Lösung, wie mit der Aufbewahrung von Altdaten umgegangen werden soll, ist immer so individuell wie die jeweilige Situation, aus der die Anforderung entsteht. Wichtig sind ein erfahrener Partner und eine gute Beratung die dann zu einer Lösung führen, die sowohl praktikabel als auch rechtssicher und wirtschaftlich ist für die Beteiligten.

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