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Best Practice Ansätze für SAP-Stammdaten-Archivierung

GISA hat aufeinander abgestimmte, strukturierte Vorgehensmodelle als Dienstleistungs-Pakete entwickelt, um sich dem Thema umfänglich anzunehmen: von der Datenbank-Analyse, der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bis zur Archivdaten-Verwaltung.

19.11.2015

GISA hat aufeinander abgestimmte, strukturierte Vorgehensmodelle als Dienstleistungs-Pakete entwickelt, um sich dem Thema umfänglich anzunehmen: von der Datenbank-Analyse, der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bis zur Archivdaten-Verwaltung.

Das permanente Datenwachstum der produktiven SAP-Systeme macht eine Archivierung der Daten in Hinblick auf die Systemperformanz früher oder später unumgänglich. Dabei soll aber gleichzeitig der Wunsch und die Notwendigkeit der Fachbereiche dauerhaft und vollständig auf alle Informationen zugreifen zu können ebenfalls erfüllt werden.

Aufgrund aktueller gesetzlicher und regulativer Anforderungen sollten die Daten auch möglichst auf „Knopfdruck“ auswertbar zur Verfügung stehen. Anderseits müssen bestimmte Daten auch fristgerecht gelöscht werden.

Beim Thema "Datenarchivierung" nimmt das Vorgehen bei SAP-Systemen eine besondere Position ein: Tabelleninhalte der Datenbank (DB) werden applikationsseitig bestimmten Prüfungen unterzogen und als zusammengehörende sog. SAP-Archivierungsobjekte in flache "ADK-Dateien" geschrieben. Die Sätze kann man anschließend aus der DB löschen und die DB reorganisieren. Dann gilt es, die ADK-Dateien entsprechend aufzubewahren und ihre Inhalte für bestimmte Interessenten sinnvoll und regelkonform zugreifbar zu machen. Der positive Effekt des Prozederes ist gewonnener DB-Platz und mehr Systemperformance.

Für sogenannte Bewegungsdaten ist dies mittlerweile ein eingespieltes Vorgehen bei Unternehmen mit sehr vielen Belegen, Positionen oder ähnlichen Massentransaktionsdaten. Doch wie sieht es in diesem Umfeld mit dem Archivieren von SAP-Stammdaten (Materialstammsätze, Kontenstammdaten, Gerätedaten) aus? Auch diese müssen häufiger einer Betrachtung unterzogen werden, obwohl das Datenbankplatz-Thema hier weniger im Vordergrund steht.

Es gibt es andere Gründe, warum man Stammdaten bereinigt:

  • Veraltete oder falsch angelegte Stammdaten werden weiter verwendet, dies führt zu Fehleingaben und Falschbuchungen.
  • Auswahllisten werden für die User ggf. unübersichtlich und geradezu unverständlich, wenn sie zu viele bzw. viele unzutreffende Elemente enthalten.
  • Ein effektives Einarbeiten von neuen Mitarbeitern wird behindert und sorgt folglich für Frust.
  • Es kommt evtl. zu "Umgehungs-Verhalten" der eingebenden Mitarbeitern, um sich mit der Flut der ansonsten angebotenen Werte nicht auseinandersetzen zu müssen.
  • Die Datenqualität leidet, mehr Kontrollen sind notwendig. Digitale Prüfungen durch externe Prüfer werden noch erklärungsbedürftiger.


Heißt also die Lösung: Auf zu den SAP-Stammdaten-Archivierungsobjekten? Davon gibt es insbesondere im SAP-Modul MM oder IS-U durchaus sinnvolle Objekte. Es kommt darauf an, denn SAP ist beim Archivieren seiner DB-Stammdaten "extrem vorsichtig gepolt".

Es müssen mindestens genauso viele systeminterne Voraussetzungen erfüllt sein und Prüfläufe bestanden werden, wie bei der SAP-Belegarchivierung, z. B.:

  • müssen Löschkennzeichen gesetzt worden sein.
  • müssen vorher die Bewegungsdaten, die auf die Stammdaten greifen, archiviert worden sein. Gerade hierfür sind in der Regel zahlreiche weitere Archivierungsobjekte zu implementieren.


Für die Einrichtung der (Stammdaten-) Archivierung sind saubere Vorbereitungshandlungen nötig, damit bei der Archivierung laufende SAP-Automatismen sauber greifen, bis zum Ende durchlaufen und die Protokollierungen keine Fehlereinträge aufzeigen. Die Archivdateien-Verwaltung sollte ebenso ordentlich durchgeführt sein.

Hinzu kommt die Problematik der ungewohnten Anzeigemöglichkeiten im SAP-Standard für archivierte SAP-Stammdaten - aus rechtlichen Gründen müssen diese vorgehalten werden. Unternehmen mit ausgeprägter SAP-Datenarchivierung verwenden oft SAP-Archivierungs-Zusatzsoftware, um sowmit eine userfreundliche Datenanzeige und Auswertbarkeit der archivierten Daten zu ermöglichen - für eigene Zwecke oder die von externen Interessenten.

SAP Stammdatenarchivierung klingt nach einer sehr unausgewogenen Verteilung von Aufwand und Nutzen auf Seiten der "hard facts". Bei Unternehmen, die diesen Schritt gewagt haben, trifft man in Bezug auf die Datenbereinigung aus Sicht der Fachabteilung auf sehr hohe Akzeptanz. Doch stellt sich die Frage: "Wohin mit den alten Stammdaten?" bzw. "Was geschieht mit nicht mehr verwendete Daten mit Bezug auf die personenbezogenen Merkmalen von ehemaligen Geschäftspartnern?" Unternehmen sollten sicherstellen, dass bei Beendigungen von Geschäftsbeziehungen das Gros der Angestellten auf diese Daten nicht mehr zugreifen kann. Zum einen kann der Kunde das verlangen, zum anderen schreiben dies das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Landesdatenschutz-Vorgaben vor.

Prinzipiell können hierfür mehrere Methoden genutzt werden (Userberechtigungs-Sperrung, Datenverfälschung, -verschlüsselung oder -löschung). Bis auf die Erstgenannte sind die anderen Methoden für einen SAP-Systemverantwortlichen nicht trivial. Die Userberechtigungs-Sperrung (Zugriffssperrung für die meisten Nutzer) schützt nicht vor "Datensatz-im-Klartext-Abgreifen" bei Angriffen oder bei nicht integeren Mitarbeitern. Dieses Vorgehen ist daher laut Gesetz nur in Ausnahmefällen zulässig. Wenn es um eine der anderen Methoden geht, z.B. Daten verfremden - ganz oder nur bei den Attributen mit persönlichem Bezug - dann geht das nur mit ruhigem Gewissen, wenn man nicht direkt in der Datenbank agieren muss, sondern dies im archivierten Archivierungs-Umfeld tun kann. Stammdatenarchivierung kann daher auch hier Abhilfe schaffen. Die aufwendige Implementierung der SAP-Stammdatenarchivierung ist für viele Unternehmen eine Hürde, bietet jedoch viel Sicherheit und detaillierte Dokumentation.

GISA hat aufeinander abgestimmte, strukturierte Vorgehensmodelle als Dienstleistungs-Pakete entwickelt, um sich dem Thema umfänglich anzunehmen: von der Datenbank-Analyse, der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bis zur Archivdaten-Verwaltung.

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