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Was bedeutet der neue bundeseinheitliche Z3-Standard in SAP für die Vorbereitung von Betriebsprüfungen im Unternehmen?

26.10.2015

Besonders für Unternehmen, die bereits vorsorglich Bereitstellungen von DART-Extrakten für Betriebsprüfungen vorbereiteten, herrschte viel Unsicherheit, welcher Mindestumfang bereitgehalten werden sollte. Hier bedeutet das bundeseinheitliche Modell eine deutliche Vereinfachung. Das GISA Competence Center IT-Compliance unterstützt Unternehmen zum Thema SAP-Datenarchivierung und SAP-Datenextraktion mit und ohne SAP-Boardmittel schon seit über 10 Jahren. Schon früh begann die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der PBS Software GmbH, die sich mit ihrer SAP-Zusatzsoftware auf Zugriffe auf archivierte oder DB-gehaltene Daten aus SAP spezialisiert hat.

Besonders für Unternehmen, die bereits vorsorglich Bereitstellungen von DART-Extrakten für Betriebsprüfungen vorbereiteten, herrschte viel Unsicherheit, welcher Mindestumfang bereitgehalten werden sollte. Hier bedeutet das bundeseinheitliche Modell eine deutliche Vereinfachung. Gerade dort, wo hohe Datenmengen entstehen und daher regelmäßig archiviert wird, müssen bei Verwendung von DART die Extrakte vor der Archivierung erstellt werden. Der nun definierte Umfang gibt eine wichtige Hilfestellung, denn eine nachträgliche Extrahierung von bereits archivierten Daten ist mit Standardmitteln nicht möglich.

Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass einem Prüfer weiterhin vorbehalten bleibt, zusätzliche Daten nachzufordern. Dies kann auch unternehmenseigene Z-Tabellen betreffen, welche mit DART nur mit erweitertem Aufwand extrahiert werden können. Es bleibt also die Problematik mit den bereits archivierten Daten. Dazu kommt, dass der definierte Umfang nur die Hauptbuchhaltung im SAP ERP betrifft. Es gibt jedoch weitere Bereitstellungspflichten aus SAP-Nebenbuchhaltungen wie z.B. SAP IS-U im Versorger-Umfeld, aus dem regelmäßig Daten für Zollprüfungen geliefert werden müssen.

Das GISA Competence Center IT-Compliance unterstützt Unternehmen zum Thema SAP-Datenarchivierung und SAP-Datenextraktion mit und ohne SAP-Boardmittel schon seit über 10 Jahren. Schon früh begann die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der PBS Software GmbH, die sich mit ihrer SAP-Zusatzsoftware auf Zugriffe auf archivierte oder DB-gehaltene Daten aus SAP spezialisiert hat.

Für die Datenbereitstellung für Betriebsprüfungen oder beispielsweise auch die interne Revision hat sich bei einer Vielzahl von GISA-Projekt- oder Rechenzentrumskunden das PBS Database Export Interface (DBEI) bewährt. Damit können jederzeit, nach Bedarf und sehr komfortabel standardisierte oder auch individuelle Datenextrakte erstellt werden. PBS ermöglicht auch vorgefertigte Extraktdateien-Pakete, die den Prüfer-Anforderungen entsprechen oder die in die IDEA-Erweiterung AIS TAXAUDIT importiert werden und dortige Prüfroutinen automatisiert vorbereiten. Das Thema „Datennachlieferungen“, die ein Prüfer zu bereits erhaltenen Dateien noch zusätzlich passend haben möchte, wird mit PBS-Methoden auch hinreichend berücksichtigt.
Archivierte Daten können bei alledem genauso problemlos extrahiert werden wie Z-Tabellen oder andere Daten, welche nicht im SAP-DART-Standard enthalten sind. Die oft von Prüfern geforderte index.xml kann einfach generiert und den Daten hinzugefügt werden. Die PBS add ons gibt es für die klassischen SAP ERP-Module sowie für spezielle Module wie z.B. IS-U oder BW.

In den vergangenen Jahren häufen sich darüber hinaus Prüferanfragen zu Vor- und Nebensystemen. Auch hier bietet der GISA Competence Center Compliance Erfahrungen aus über 100 Projekten sowie der erfolgreichen Begleitung einer großen Zahl von Betriebsprüfungen in Unternehmen verschiedenster Branchen.

Weitere Informationen über die GISA-Leistungen zu GoBD-Themen, Datenarchivierung und der Datenextraktion aus SAP ERP, SAP IS-U- sowie Vor- und Nebensystemen finden Sie hier.

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