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GISA GmbH

Komfort und Nachvollziehbarkeit bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD

06.03.2015

Die Einhaltung des Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit für eine ordnungsgemäße Buchführung gilt gleichermaßen in der „Papierwelt“ wie bei der digitalen Datenspeicherung und elektronischen Verfahrensabwicklung. Bei automatisierten Prozessen kann dies in Form einer aussagekräftigen technischen Protokollierung gewährleistet werden. In der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist dies unerlässlich. Viele kennen diese in Form des Freigabeworkflows von eingescannten Papier-Eingangsrechnungen. Aber auch bei elektronisch generierten Rechnungen, z.B. nach dem ZUGFeRD-Standard, ist die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungskette zu gewährleisten. Die automatisierte Bearbeitung beginnt hier weit früher im Prozess, so dass die Mitarbeiter im Rechnungseingang entlastet und Medienbrüche sowie Eingabefehler minimiert werden können. Im Rahmen der Aktion „ZUGFeRD live!“ am 17.03.2015 auf der CeBIT - Messehalle 7, Stand A18 - können Sie die GISA ZUGFeRD-Lösung im Einsatz erleben.

Sie startet schon beim Rechnungserhalt, beispielsweise an einen eigens dafür eingerichteten Mail-Account wie rechnungseingang@beispielfirma.de und geht über eine formale Validierung in die bekannte Freigabeworkflow-Steuerung des ERP-Systems. Dies zieht automatisierte Buchungen oder Buchungs-Vorerfassungen nach sich, vielleicht sogar noch die Zahlungsvorschläge. Häufig werden die empfangenen Rechnungsdateien schließlich in ein angebundenes Archivsystem abgelegt. Das kann so ausgestaltet werden, dass nach einer definierten Ablagefrist automatisierte Löschvormerkungen greifen. Besonders im Rechnungseingang können dadurch viel Kosten und Zeit eingespart werden. Der Rechnungsversender kann frühere Zahlungseingänge verbuchen und gleichzeitig Aufwände für Papier, Druck und Porto sparen.

Für die Nachvollziehbarkeit eines solchen Prozesses im Sinne der GoBD ist eine geeignete Vorgänger-Nachfolger-Verweiskette erforderlich. Das kann nur durch eine aussagefähige, über die gesamte Aufbewahrungsfrist zuordenbare Protokollierung für jeden dieser Teilschritte gewährleistet werden.

Die ZUGFeRD-Lösung der GISA hat für Rechnungseingang und Rechnungsausgang automatisiert eine Protokollierung der Verarbeitungsschritte an Bord, die mehreren Anforderungen zugleich gerecht wird. Sie bietet eine grafische Einordnung, von welchen Verarbeitungspunkt der Protokolleintrag stammt, sowie die Darstellung des jeweiligen Vorgänger- und Nachfolgerschritts aus der Masse der verarbeiteten und geordnet abgespeicherten Elemente.

Im Rahmen der Aktion „ZUGFeRD live!“ am 17.03.2015 auf der CeBIT - Messehalle 7, Stand A18 - können Sie die GISA ZUGFeRD-Lösung im Einsatz erleben. Die Veranstaltung ist eine gemeinsame Initiative des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), des BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) und des Onlinemediums "rechnungsaustausch.org" (COMPARIO Media-Edition-Consult).

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