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Wege zur Historisierung der Stammdaten

04.02.2015

Der Grundsatz der Unveränderbarkeit bzw. der Protokollierung von Änderungen kaufmännischer Daten ist ein wesentlicher Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Neben dem klassischen Radierverbot für Buchhaltungsbelege greift dieser Grundsatz auch für die Stammdaten, die zu den entsprechenden Belegen gehören. Informationen und Hilfestellungen zur Lokalisierung und Bereitstellung steuerrelevanter Stammdaten erhalten Sie beim Competence Center IT-Compliance der GISA.

Stammdaten, z.B. von Debitoren, Kreditoren, Artikel, Material und Anlagen werden selten geändert. Daher werden sie normalerweise einmalig erfasst, gespeichert und mit den entsprechenden Belegen verknüpft. Bei einer Betriebsprüfung ist es zur Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsvorfalls notwendig, die zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Stammdaten mitführen zu können.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, den zeitlichen Änderungsverlauf abzubilden:

1. An jeden Beleg wird ein festgelegter Umfang an Stammdaten angefügt und gespeichert. Somit bleiben die Stammdaten zum Buchungszeitpunkt erhalten. Diese Methode verursacht allerdings nicht nur ein höheres Speichervolumen, sie trägt auch das Risiko in sich, dass nicht alle nötigen Stammdaten mitgeführt werden. Des Weiteren erhöht sich der Aufwand bei größeren Änderungen in der Struktur der Stammdaten (z.B. SEPA-Umstellung).

2. Änderungen der Stammdaten werden protokolliert und historisiert gespeichert. Beispielsweise können die Stammdatensätze mit Gültigkeitsdaten versehen werden, aufgrund derer es möglich ist, für einen Zeitpunkt in der Vergangenheit den jeweils gültigen Datensatz aufzurufen.

Die Voraussetzungen, um die für den abgefragten Zeitraum gültigen Stammdaten zu erhalten, sind in den gängigen Hauptbuchführungssystemen standardmäßig gegeben. Häufig erfolgt allerdings die Stammdatenpflege in Vorsystemen, z.B. Kunden- oder Vertragsmanagementsystemen. Wird dann im Rahmen einer Betriebsprüfung ein Aufruf oder gar Extrakt der für die geprüften Jahre gültigen Stammdaten verlangt, kann es schwierig werden.

Es ist daher wichtig zu prüfen, ob und welche Stammdaten in Vor- und Nebensysteme gepflegt werden. Sind diese Daten für die Besteuerung relevant, so müssen gemäß GoBD die Prüferzugriffe Z1 bis Z3 auch auf die historischen Stammdaten möglich sein. Dies sollte auch bei Veränderungen der IT-Systemlandschaft immer wieder berücksichtigt werden.

Weitere Informationen zur Lokalisierung und Bereitstellung steuerrelevanter Stammdaten erhalten Sie beim Competence Center IT-Compliance der GISA.

Für Interessierte zu diesem und weiteren Themen empfiehlt GISA den Erfahrungsaustausch im Rahmen des 10. Praxisforum „IT-Compliance. GoBD – Prozesse & Prüfungen.“ am 23. und 24. Juni 2015 in Berlin. Mehr zur Veranstaltung erfahren Sie unter: praxisforum.gisa.de.

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