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GISA GmbH

Lösungsszenario für die Aufbewahrung von Kassendaten

21.05.2013

Die Aufbewahrung von Kassendaten wird vielfach immer noch unterschätzt. Schätzungen, Verwerfung der Buchführung bis hin zum Straftatbestand sind die Folgen. Ein SAP-Lösungsszenario für Kassendaten zeigt die GISA am 13.und 14. Juni 2013 in Berlin beim 8. Praxisforum GDPdU und E-Bilanz.

Dass auch für Kassendaten in digitaler Form die allgemeinen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (AO), insbesondere die §§ 145 bis 147 AO gelten, ist nicht neu. Daneben gibt es mehrere Verwaltungsanweisungen. Dies sind die BMF-Schreiben vom 26. November 2010 IV A 4 - S 0316/08/10004-07 und 9. Januar 1996, IV A 8 - S 0310 - 5/95, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95 - und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01. Auch im aktuellen Entwurf der GoBD wird hierauf Bezug genommen.

Es sollte somit eigentlich jedem betroffenen Unternehmen klar sein, hier organisatorische und technische Rahmenbedingungen schaffen zu müssen. Nicht nur im Rahmen von Außenprüfungen rücken diese Daten in den Fokus der Prüfer, sondern auch bei dem bislang auch noch unterschätzten (ggf. unangemeldeten) Nachschauen.

Prüfungsrelevante Datenbestände müssen vollumfänglich aufbewahrt und zur Verfügung gestellt werden. Bei einigen Unternehmen wurden in der Vergangenheit Kasseneinzeldaten häufig gelöscht. Auch die Finanzverwaltung hat aufgerüstet.

So werden die Prüferinnen und Prüfer insbesondere darin geschult, die Programmierung der Kasse (z. B. Bediener, Preise, Artikel, Berichtswesen sowie Unterdrückung von Daten und Speicherinhalten) festzustellen und auszuwerten.

Sollten Daten gelöscht worden sein, kann es schnell passieren, dass die  Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung verworfen wird.

Die rechtliche Verpflichtung zur Einzeldatenaufzeichnung besteht bereits seit dem 1. Januar 2002 für alle PC-Kassen oder elektronischen Registrierkassen mit einem angeschlossenen PC-System. Diese sind jedoch oftmals mit speziellen Branchenlösungen verbunden wie z. B. bei Franchisenehmern mit elektronischer Versendung von Daten an den Franchisegeber oder Verbindung mit einem PC-gestützten vor- oder nachgelagerten System.

Im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 wurde dieser Sachverhalt nochmals konkretisiert. Im Kern wurde hier auch auf die GoBS und GDPdU referenziert.

Unter anderem wird dort gefordert: Kann die elektronische Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät speichern, ist die Kasse mit Speichererweiterungen auszustatten. Ist dies nicht möglich, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher und unveränderbar gespeichert werden.

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß und der Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung droht, kann das Finanzamt  die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.

In der Praxis wurden auch schon "Schwarze Schafe" enttarnt. So haben Kassenvertriebsunternehmen teilweise mit Unterstützung bei Manipulationen geworben und während einer Prüfung Speicherinhalte oder Daten gelöscht bzw. programmierte Manipulationen wieder ausgeschaltet. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit nach § 274 Abs. 1 StGB (Urkundenunterdrückung) oder nach § 370 AO (Steuerhinterziehung/Beihilfe zur Steuerhinterziehung) für die Unternehmerin/den Unternehmer und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.

Die Herausforderung für jedes Handelsunternehmen ist es, Millionen von einzelnen Datensätzen GoBS und GDPdU-konform über 10 Jahre aufzubewahren. Meist noch über dutzende von unterschiedlichen Kassensystemherstellern. Möglichst noch verbunden und auf Knopfdruck mit dem Geschäftsvorfall.

Derartige Lösungen sind Realität.

GISA veranstaltet am 13.und 14. Juni 2013 in Berlin das 8. Praxisforum GDPdU und E-Bilanz. Eine Plattform von "Unternehmen für Unternehmen".

Ganz getreu dem Motto stellt eine große Handelskette ihre Lösung vor, wie ihre Kassendaten mit dem SAP-System verbunden werden und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Wir laden Sie herzlich ein, an diesem Erfahrungsaustausch teilzunehmen.

http://www.gisa.de/aktuelles/veranstaltungen/8-praxisforum-gdpdu-digitale-betriebspruefung-und-e-bilanz-in-der-praxis-1877.html

Renato Herrmann

GISA GmbH
Leiter Competence Center GDPdU


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