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GISA GmbH

GISA unterstützt beim elektronischen Rechnungsaustausch

11.10.2011

Mit Wirkung zum 01.07.2011 wurde das Steuervereinfachungsgesetz 2011 am 23.09.2011 im Bundesrat verabschiedet. Darin werden Papier- und elektronische Rechnungen gleichgestellt. Unternehmen, die nun vom elektronischen Rechnungsaustausch profitieren wollen, finden in der  GISA GmbH einen erfahrenen Partner. GISA verfügt über langjährige Expertise nicht nur in den Bereichen der elektronischen Rechnungslegung (im Empfang wie im Versand), sondern auch in den dazugehörigen rechtlichen Compliance-Anforderungen.

Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung sind nun nicht mehr nur auf die zwei Arten elektronische Signatur oder EDI-Verfahren beschränkt. Rechnungen können seit Mitte des Jahres z.B. per E-Mail, als unsigniertes PDF oder als flache TXT-Datei verschickt werden, wenn der Rechnungsempfänger zum einen damit einverstanden ist und zum anderen die Authentizität und Integrität der Rechnung sichergestellt wird.

Diese Anforderungen sollten bereits im Unternehmen existieren und sich von der Papierrechnung adaptieren lassen. Der Prüfpfad von der formellen Korrektheit der Rechnung (Prüfung aller relevanten Angaben des Umsatzsteuergesetzes) zu einer Leistungserbringung muss durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren abgesichert und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Ebenso wie im papierbasierten Prozess das Original-Papierdokument muss beim elektronischen Vorgehen die originäre elektronische Datei aufbewahrt werden. Deren Ablage muss - wie im Papierprozess - geordnet wieder auffindbar, lesbar, autorisiert zugreifbar und unveränderbar gewährleistet werden. Das kann zum Beispiel in einem Archivsystem erfolgen.

Auf dem Weg der elektronischen Rechnungen sind mit der Gesetzesänderung einige "Stolpersteine" entfernt worden. Jedoch sollten sich Unternehmen über die Art und Form der Eingangsrechnungen Gedanken machen, welche Vielfalt an unterschiedlichen Formaten und Eingangswegen die Lieferanten nutzen dürfen.

Wenn ein Unternehmen mittels Gutschriftsverfahren am Markt agiert, ist das Thema des Vorsteuerabzugs auch für den Versender der Gutschrift von Interesse.

Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungslegungs-Prozesse umgesetzt haben, sind auf der sicheren Seite, denn EDI-Verfahren und elektronisch signierte Rechnungen sind nach wie vor gültig.



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