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Herausforderung im Umgang mit Altsystemen

03.12.2007

Wie geht ein Unternehmen mit den Daten aus seinen Altsystemen um? Welche Rahmenbedingungen müssen eingehalten und erfüllt werden? Mit GISA sind GDPdU-konforme Altsystem-Lösungen nicht nur kostengünstig, sondern auch sicher.

Viele Unternehmen sind verunsichert und haben mit der Beantwortung dieser Fragen Probleme. Des Weiteren wird derzeit bei der Umsetzung von Lösungsszenarien immer nur an die steuerlich relevanten Daten gedacht. Was ist aber mit den fachlichen Branchen- oder weiteren Compliance- Anforderungen? Diese werden derzeit leider zu oft vergessen. Warum sind die Unternehmen eigentlich gezwungen auf neue Systeme umzusteigen?

Hier gibt es gleich mehrere Antworten. Die meisten Unternehmen sind heute nicht mehr frei in ihrer Entscheidung wann ein neues Datenverarbeitungssystem eingeführt wird. Die Unternehmen sind immer mehr fremdgesteuert und können diese Entscheidung nur noch bedingt selbst beeinflussen. Der rasante technologische Fortschritt, Organisationsveränderungen durch Merge & Acquisition, Umsetzung von Branchen und Marktanforderungen, Veränderte Prozesse, Auslaufen von Wartung- und Support bei Hardware- oder Softwareherstellern und zuletzt natürlich auch gesetzliche Anforderungen, zwingen heute Unternehmen zum handeln. Die Lebensdauer von Datenverarbeitungssystemen und Applikationen haben sich in den letzten Jahren drastisch verkürzt.

Die Unternehmen müssen heute stärker denn je bei der Auswahl eines neuen DV-Systems auf diese Faktoren achten und ihre IT Strategie danach ausrichten. Hierzu gehören natürlich auch Migrationsstrategien für die Zukunft. Wer heute z.B. Storagesysteme erwirbt, sollte sich auch schon jetzt darauf einstellen, in ein paar Jahren diese wieder migrieren zu müssen. Das ist besonders für Unternehmen wichtig, die Compliance - Anforderungen erfüllen müssen, die weit über die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht der AO (Abgabenordnung) hinausgehen.

So müssen Versicherer z.B. über 100, Flugzeugbauer über 50 und Pharmaunternehmen über 30 Jahre Aufbewahrungspflicht nachdenken. In diesem Zusammenhang klingen 10 Jahre nicht sehr weitreichend. Wer aber 10 Jahre zurückschaut, kann sich vermutlich gerade noch mit Mühe an die damaligen DV-Systeme und Betriebssysteme erinnern. So dynamisch war in den letzten Jahren der Technologische Wandel in der IT. Im schlimmsten Fall gibt es kaum noch Mitarbeiter die diese Systeme bedienen könnten. Auch diese Faktoren müssen bei einer Altsystem-Lösung Berücksichtigung finden.

Bleiben wir zunächst bei den rechtlichen Anforderungen der AO und GoBS

Obwohl die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) bereits im Jahre 1995 veröffentlicht wurde, haben derzeit noch viele Unternehmen in Deutschland damit Probleme die dort beschriebenen Anforderungen zu erfüllen. Hier findet man Vorschriften u.a. zur Datensicherheit, Dokumentation, Prüfbarkeit und Datenwiedergabe. Die zeitnahe und lückenlose Nachvollziehbarkeit und vor allem die Dokumentationen der IT Prozesse sind in Gänze kaum vorhanden. Besonders das Thema System- und Verfahrensdokumentation ist kaum vollständig und aktuell vorhanden. Verstärkt wurden nun die meist "nicht gemachten Hausarbeiten" der Unternehmen durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes festgelegten Änderungen der Abgabenordnung (AO) in den §§ 146, 147, 200 vom 23.10.2000, sowie die Anforderungen aus den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Den Finanzämtern steht im Rahmen der digitalen Betriebsprüfungen nun zu, die steuerlich relevanten Unternehmensdaten über den Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren digital prüfen zu können. Somit müssen die drei geforderten Zugriffsarten "Z1 unmittelbarer System-Zugriff im Sinne eines "Nur-Lese-Zugriffs", "Z2 mittelbaren Zugriff bzw. Mitarbeitergestützte Systemeinsicht" und "Z3 Datenträgerüberlassung mit elektronischer Datensatzbeschreibung" auch bei einem Systemwechsel gewährleistet werden. Und hier liegt das Problem für die meisten Unternehmen. Welcher Lösungsweg für das Unternehmen der Optimale ist, hängt von den jeweiligen Rahmenbedingungen im Unternehmen ab. Es kann nur jeweils individuelle Lösungen geben, die alle Unternehmensbelange berücksichtigen.

Zwischenzeitig haben sich einige Lösungsvarianten am Markt etabliert, die im nachfolgenden kurz beschrieben werden.

  1. Komplettmigration aller Altsystemdaten in ein neues System und Abschaltung des originalen Altsystems
  2. Auf VM-Ware umgesetztes Altsystem, in der 1. Phase als Auskunftssystem und später als "eingefrorenes System" mit Wiederanlauf "on demand"
  3. Bildung einer Datenkonserve mit Datenextrakten und mit vordefinierten Auswertungsmöglichkeiten im Extrakt-Archivsystem und Originalsystem-Abschaltung


Die Variante 1

Wenn die Daten bei einem Systemwechsel 1:1 in das neue System übernommen werden, die Daten dort qualitativ und quantitativ genauso auswertbar wie im Quellsystem sind und die Migration noch nach GoBS durchgeführt wurde, kann das Altsystem ohne Einschränkungen abgeschaltet werden. Das dürfte aber eine Wunschversion der Finanzverwaltung sein. Hier stellen sich IT - Technisch spätestens beim Datenmodell und Datenvolumia die Probleme ein. Das ist also eher nur ein theoretischer Ansatz, aber erlaubt.

Die Variante 2...

... macht besonders bei Systemwechsel Sinn, wo das Originalsystem vielschichtige und komplexe Auswertungen und Datenverlinkungen aufweist, die sich schwerlich und nur kostenintensiv anders nachgestalten lassen. Um die Anforderungen z.B. bei SAP Systemen erfüllen zu können, müssten die mächtigen Auswertungsmöglichkeiten qualitativ und quantitativ nachgebaut werden. Dies ist in der Regel für SAP-Systeme ein kostspieliges unterfangen. Bei anderen Systemen mag es eine Alternative sein.

Des Weiteren benötigen die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit neben den steuerlich relevanten auch weitere historische Daten aus dem Quellsystem. Bei einem klassischen Systemwechsel wird in der Regel nur ein Bruchteil der Daten mit in das neue System migriert. Ohne diese Daten kann sich aber beispielsweise in einem Gewährleistungsfall, wenn nicht mehr auf Stücklisten, Zeichnungen oder andere Objekte zugegriffen werden kann, weil diese Daten nicht migriert wurden, ein folgenschweres Problem einstellen. Um einen reibungslosen und risikoarmen Ablauf im Unternehmen gewährleisten zu können, benötigen die Mitarbeiter in der Konsequenz ein Auskunftssystem mit allen historischen Unternehmensdaten. Die nur "steuerlich relevanten" wären damit zu wenig.

In der Vergangenheit mussten die Systeme physisch aufbewahrt werden. Das war aufgrund der Kosten und Technologie-Veränderungen weder praktikabel, noch verhältnismäßig. Die mittlerweile ausgereifte Technologie der System- Virtualisierung, bietet sich dagegen als Lösungsszenario an. Heute werden bereits komplette ERP Systeme wie SAP auf virtuellen Landschaften betrieben. Selbst der Stand des Betriebssystems kann eingefroren werden. Die Altsysteme werden in der ersten Phase als Auskunftssystem betrieben und nach einer vereinbarten Zeit (je nach Nutzung des Systems), wird das System auf VM-Ware eingefroren und nach Bedarf, zum Beispiel im Prüfungsfall, wieder aktiviert. Die Vorteile liegen auf der Hand. Es sind alle Daten und Verknüpfungen vorhanden. Selbst die Verknüpfungen von Dokumenten zu einem DMS- System können übernommen werden. Der Anwender merkt bei der Benutzung keinen Unterschied. Es sind alle Funktionalitäten des Altsystems vorhanden. Das Unternehmen hat mit dieser Lösung neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen auch eine Prozessoptimierung erreicht. Neben der Umsetzung in der eigenen IT-Abteilung bieten sich als Partner hierfür auch IT-Dienstleister mit eigenem Rechenzentrum an, die über eine geeignete Infrastruktur verfügen.

GISA bietet als einer der führenden IT-Dienstleister in Deutschland den Unternehmen diese Rahmenbedingungen und betreibt derzeit neben den rund 100 produktiven SAP Systemen auch schon SAP Altsysteme auf VM-Ware. Die Kosten für einen Weiterbetrieb von derartigen Altsystemen sind in der Regel in Summe wesentlich geringer als bei anderen Lösungen. Das GISA Competence Center GDPdU unterstützt das Unternehmen von der Planung bis zur Realisierung.

Variante 3 "Bildung einer Datenkonserve - auswertbares Archiv"

Diese Variante ist generell denkbar bei weniger komplexen Auswertungsmöglichkeiten in den Originalsystemen. Die Grundlagen hierfür wurden unter anderem im BMF, Fragen- und Antwortenkatalog geschaffen. Aus dem Quellsystem werden bei diesem Lösungsansatz die steuerlich relevanten Daten extrahiert, beschrieben (inkl. Datensatzbeschreibung), validiert und in ein auswertbares Archivsystem abgelegt. Grundsätzlich muss die nachzubildende "Datenkonserve" qualitativ und quantitativ den Auswertungsmöglichkeiten des Altsystems entsprechen. Die Auswertungen werden bei nicht so komplexen Auswertungsfunktionalitäten mit IDEA oder bei Komplexeren mit Business Warehouse Systemen wie z.B. BO oder SAP BW durchgeführt. Als Komplett-System bietet sich hierfür auch das AISTaxMart der Fa. Audicon an. Sollte das Quellsystem über komplexe Auswertungsmöglichkeiten verfügen, ist das Risiko der Vollständigkeit und originalgetreuen Auswertbarkeit der Daten bei dieser Variante höher einzustufen, als bei der Variante 2, insbesondere dann, wenn der Prüfer das abgeschaltete Originalsystem gut zu bedienen wusste. Für Unternehmen die viele unterschiedliche Systeme mit nur rudimentären Auswertungsmöglichkeiten im Einsatz haben und eine einheitliche GDPdU- Lösung anstrebt, kann diese Variante jedoch interessant sein.

Egal wie diese entscheidende Frage beantwortet wird, das GISA Competence Center GDPdU kann Sie herstellerneutral bei der Findung Ihrer Lösungsvariante unterstützen: Sprechen Sie mit uns darüber, wie Sie Ihre Daten GDPdU-konform aufbewahren und maschinell auswertbar vorhalten können! Nutzen Sie unser umfassendes GDPdU- und  IT-Know-how für Ihren Erfolg.

Das GISA Competence Center freut sich auf ein Gespräch!

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