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GISA führt erfolgreich GDPdU-Check und SAP-Datenarchivierung bei der ALTANA Pharma AG durch

03.08.2006

Im Februar 2005 startete die ALTANA Pharma AG das Projekt eArchive@ALTANA Pharma, in welchem zunächst der Prozess zur unternehmensweiten Bearbeitung und Archivierung von Buchungsanweisungen im gesamten Unternehmen eingeführt wurde. Dies waren bei dem Pharma-Unternehmen ALTANA die ersten Aktivitäten zur Umsetzung der GDPdU. Hintergrund hierfür war die erste digitale Betriebsprüfung, die unmittelbar bevor stand. So konzentrierte man sich zuerst auf das führende kaufmännische System SAP® R/3. Dafür sollte auch eine Datenarchivierung durchgeführt werden, um eine effektive und effiziente Archivsystemanbindung zu erreichen. Wichtig dabei war, dass die Archivierung keine Nachteile für die Steuerprüfung aufwies.  

Zusätzlich wurde neben dem bestehenden Archivierungsprojekt noch ein von der GISA GmbH – einem mittelständischen IT-Dienstleister aus Halle (Saale) – begleiteter GDPdU-Check für alle Systeme durchgeführt. Ziel des GDPdU-Check`s war in der ersten Phase die Prüfung und Klassifizierung aller steuerrelevanten Prozesse, Daten und IT-Systeme. Diese wurden hinsichtlich der geforderten Zugriffsmöglichkeiten für den Betriebsprüfer unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist beurteilt. Die GISA gab anschließend Empfehlungen bezüglich der Umsetzung der Anforderungen für derzeitige und künftige steuerrelevante Daten.

Im Teilprojekt Datenarchivierung unterstützte die GISA das Unternehmen weiterhin bei den grundlegenden Vorbereitungen für die SAP-Datenarchivierung und anschließend bei deren Umsetzung. Für die Datenarchivierung kam die SAP-Zusatz-Software PBS archive add ons zum Einsatz. Mit Hilfe dieser PBS-Datenbankanalyse-Software wurde zunächst der Archivierungsbedarf ermittelt. Anschließend wurde in einem Fachkonzept das Vorgehen bei den beiden Archivierungsschritten „SAP-Datenarchivierungsobjektverwaltung“ und „PBS archive add on Anbindung“ definiert. Die Zusammenstellung der steuerrelevanten PBS-Datenextrakte und die objektbasierte SAP-Datenarchivierung setzten die IT-Mitarbeiter von ALTANA um. Es erfolgten ausführliche System-Tests und Anwenderschulungen, u. a. zur Prüfungssoftware IDEA sowie zum PBS Export-Monitor. 

Mit der Einführung der PBS archive add ons und dem komfortablen Datenextraktionsprozess aus SAP® R/3 wurde bei ALTANA Pharma eine durchgängige und konsistente Lösung zur Erfüllung der GDPdU realisiert. Die Lösung zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität bei der Datenextrakt-Zusammenstellung aus und gewährleistet eine schnelle Reaktionsfähigkeit im Archivierungsfall. Die SAP-Datenarchivierung sorgt zudem durch die Datenbank-Entlastungen für eine verbesserte System-Performance. Damit erreicht das unternehmensinterne Kontrollsystem und der steuerliche GDPdU-Prozess bei ALTANA Pharma ein hohes Maß an Flexibilität, Transparenz und Rechtssicherheit.

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